Im Keller lagern alle Dinge, die man aktuell zwar nicht braucht, auf die man aber auch nicht verzichten kann oder will. Entsprechend enthalten die Datenkeller in Unternehmen jene Altsysteme, die im operativen Betrieb nicht mehr genutzt werden, deren wertvolle Daten aus diversen Gründen aufbewahrt werden müssen. Doch während Omas Kaffeeservice im Keller maximal verstaubt, können Altsysteme im Datenkeller ein Unternehmen vor mehrere Herausforderungen stellen. Nicht selten werden Datenkeller daher zu Datengräbern, die Kosten in nicht unbeträchtlicher Höhe verursachen. Die Lösung dieses Problems liegt in einer schlauen, effizienten Archivierung historischer Daten.
Das Internet der Dinge (IoT), fortschreitende Automatisierung oder die zunehmende Flut an Onlinetransaktionen – all das führt zu einem rasanten Anstieg der Datenmenge eines Unternehmens.
In einer aktuellen Studie von Splunk gaben die befragten deutschen Unternehmen an, sie würden bis 2025 die 4,5-fache Menge an Daten erwarten, international wird sogar von einer Verfünffachung ausgegangen. Diese Daten müssen, etwa aus steuerrechtlichen Gründen oder aufgrund der Produkthaftung, über mehrere Jahre aufbewahrt werden. Für sich allein genommen, ohne den passenden Kontext oder Möglichkeiten der Auswertung nützen (Roh-)Daten freilich wenig. Mit ein Grund, warum viele, im Grunde überflüssige, Altsysteme weiterbetrieben werden.
Demgegenüber stehen Datenschutzrechte von Kunden und anderen Personengruppen, die zur Löschung persönlicher Daten verpflichten, wenn der Grund für die Speicherung wegfällt – etwa die Datenschutzgrundverordnung der EU (DSGVO). Das macht eine generelle Archivierung von Informationen im Sinne einer Speicherung auf einem Datenträger ohne aktives System zur Überwachung von Compliance-Richtlinien zum heiklen Thema.
Auf den ersten Blick scheint der Erhalt von Altsystemen nicht großartig Kosten zu verursachen. Die Mitarbeiter sind eingeschult, die Hardware ist vorhanden und ihr Betrieb im Budget bereits einkalkuliert, in neue Softwarekomponenten muss nicht mehr investiert werden. Das System im Datenkeller „läuft einfach so mit“, die Informationen sind auf Knopfdruck verfügbar, die gesetzlichen Anforderungen bezüglich Aufbewahrungspflichten und Datenschutz sind erfüllt. Ganz so einfach ist es dann allerdings doch nicht, der Teufel steckt wie so oft im Detail. Zum einen muss auch womöglich veraltete Soft- und Hardware gewartet werden, soll sie reibungslos funktionieren. Hersteller supporten allerdings ihre Releases nicht unbegrenzt, sodass am Ende doch ein Upgrade notwendig ist, um die Applikation am Laufen zu halten. Oder teure Wartungsverträge verursachen Kosten, obwohl die vereinbarte Leistung nicht mehr genutzt wird.
Zum anderen ist die Wahrscheinlichkeit personeller Veränderungen über den Vorhaltezeitraum von etwa zehn Jahren relativ hoch. Wandern Mitarbeiter ab oder gehen in Pension, muss deren spezialisiertes Know-how betreffend das Altsystem aufwändig auf ihre Nachfolger übertragen werden. Es nützt der bestausgestattete Keller nichts, wenn niemand mehr weiß, in welchem Abteil die Dinge zu finden sind – und wo der Schlüssel hängt.
Im Spannungsfeld zwischen gesetzlichen Anforderungen, straffen Budgets und explodierenden Datenmengen tun Unternehmen gut daran, ihren Datenkeller aufzuräumen. Eine Methode, Ordnung zu schaffen, ist die Überführung der Daten auf eine Historisierungsplattform. Diese ist unabhängig vom Quellsystem und damit universell einsetzbar, ein Schlüsselfaktor bei komplexen Systemlandschaften. Die Archivierung von Daten mittels Historisierungsplattform bietet noch weitere Vorteile, etwa die Reduktion von Personalkosten, da kein zusätzliches internes Know-how erforderlich ist.
Das Datenarchiv kann jederzeit ausgelagert und von einem externen Provider betrieben werden. Durch die Abschaltung der Altsysteme entfallen die Kosten für Wartungsverträge und Betrieb der jeweiligen Hardware. Und last but not least bietet eine Historisierungsplattform entsprechende Backup-Lösungen, sodass ein Datenverlust auch langfristig verhindert werden kann.
Alles in allem spricht also vieles dafür, den Datenkeller Ihres Unternehmens aufzuräumen. Lesen Sie in unserem Whitepaper weiter und erfahren Sie, welche Punkte berücksichtigt werden müssen, wie eine solche „Aufräumaktion“ ablaufen kann und wo unsere Experten der T-Systems Sie unterstützen können.
