Mobility & Collaborations

So fördern Sie virtuelle Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen

19.08.2016

Neue Unternehmenskulturen und Technologien stellen alle Unternehmen – vom KMU bis zum globalen Player – vor große Herausforderungen. Neue Tools und automatisierte Prozesse entlasten Arbeitnehmer, fordern aber auch höhere technische Kompetenzen. Zusätzlich steigert die globale Vernetzung von Wirtschaft und Gesellschaft das Arbeitstempo.
So fördern Sie virtuelle Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen
In vielen Firmen sind geballtes Wissen und Kreativität vorhanden. Doch um diese Schlüsselressourcen der Zukunft aller Mitarbeiter auch wirklich nutzen zu können, muss eine Umgebung geschaffen werden, wo sich diese Ressourcen auch entfalten können. Denn oft kommen die besten Ideen nicht aus der Chefetage, sondern von Mitarbeitern.

Je größer das Unternehmen, desto komplexer der Austausch

Auch in Ihrem Unternehmen gibt es je nach Größe unterschiedliche Fachbereiche, die miteinander kommunizieren. Je größer das Unternehmen, desto komplexer wird der Austausch und die Wissensvermittlung. Neben den geeigneten technischen Werkzeugen, also Tools für Collaboration ist auch das Commitment der Führungsetage von Bedeutung.
Es braucht den Willen, die Organisation und ihre Kultur weiterzuentwickeln und sich dem digitalen Zeitgeist anzupassen. Denn durch die zunehmende Digitalisierung ändert sich nicht nur die Spielwiese für Innovationen, sondern es ändern sich auch die Player am Markt.
Wer hätte etwa vor wenigen Jahren daran gedacht, dass der Suchmaschinengigant Google an autonom fahrenden Autos bastelt, oder ein Unternehmen wie Uber die Taxi-Branche weltweit innerhalb von kürzester Zeit auf den Kopf stellt? Heutzutage ist es aber oft nicht mehr der klassische Mitbewerber, der die größten Innovationen hervorbringt, sondern Unternehmen, die sich für die digitale Zukunft am besten gerüstet haben.

Ganzheitlicher Ansatz für Wandel

Die besten Tools für innovative Zusammenarbeit bringen nichts, wenn sie nicht zur jeweiligen Firma passen.
Deshalb sollte auch Ihr Unternehmen sich darüber Gedanken machen, wie sich die Potenziale der Mitarbeiter und Kunden am besten entfalten können. Wichtige Bedingungen dafür sind:
  • neben starken Wissensnetzwerken,
  • einem freien Informationsfluss und einer
  • funktionierenden Kommunikation vor allem
  • ein ganzheitlicher Ansatz in der jeweiligen Unternehmenskultur.
Die besten Tools für innovative Zusammenarbeit bringen nämlich nichts, wenn sie nicht zur jeweiligen Firma passen. Eine Collaboration-Lösung kann keinen Erfolg haben, wenn Mitarbeiter sie nicht nutzen. Deshalb müssen die Mitarbeiter sowie der Betriebsrat frühzeitig in die Planung eingebunden werden. Man nehme beispielsweise technikaffine Köpfe aus der IT, der Marketing-Abteilung, dem Kunden-Support, den Fachabteilungen, um sie als Multiplikatoren zu gewinnen, um die die Idee, wie kreative Prozesse künftig im Unternehmen ablaufen könnten, hinauszutragen.
Das kostet zwar Zeit, Geld und Ressourcen, doch am Ende zahlt sich dieser Wandel, der in gewisser Weise auch für die meisten Unternehmen ein Kulturwandel ist, aus. Unternehmen, die IT- Lösungen für die virtuelle Zusammenarbeit einsetzen, berichten von allgemeinen Zeitersparniseffekten, von zufriedeneren Nutzern und reduziertem Aufwand für das IT-Management. Analysten sehen den Return on Investment solcher IT-Lösungen bei bis zu 300 Prozent.
Hat man einmal eine innovative Plattform zur Zusammenarbeit geschaffen, sollte diese auch als eine Art „Kreativzone“ verstanden werden, bei der jeder Mitarbeiter gleichberechtigt die Möglichkeit bekommt, seine Ideen auszudrücken, frei von Hirarchien. Basisdemokratisches Ideensammeln in einem Bereich, in dem sozusagen ideenmäßig alles erlaubt ist. Das kann ein Innovations-Blog sein, den alle Mitarbeiter nutzen können, oder einfach eine Ideen-Wiki-Sammlung mit der Möglichkeit, dass Ideen auch von anderen Mitarbeitern bewertet, ergänzt und weiterentwickelt werden können. Alle neuen Einträge werden den Mitarbeitern dann in einer Art „Aktivitätsstream“ angezeigt, den viele bereits von ihrer privaten Nutzung von Social Media-Tools wie Facebook kennen.

Ohne Unterstützung geht es nicht

Damit auch die letzten Mitarbeiter diese Tools, die im Internet schon seit Jahren verwendet werden, um auf kreative Art und Weise zusammenzuarbeiten, auch verwenden, müssen sie oft aus ihrer Komfortzone herausgelockt werden. Sie brauchen neben Anreizen auch Hilfestellungen durch sogenannte Community-Manager, die ihnen für all ihre Fragen zur Verfügung stehen. Denn Fragen wird es bei so einer Neuerung auf jeden Fall geben. Das hat die Praxis bei den Unternehmen, die sich dem Wandel bereits unterzogen haben, gezeigt.
Fragen, die etwa aufkommen, könnten sein: Soll ich meine Nachricht jetzt per E-Mail versenden, oder lieber doch per Instant Message? Poste ich das jetzt wirklich im unternehmensinternen Wiki, wo es alle sehen können? Hat dann auch Kollege X darauf Zugriff? Kann ich neue Einträge auch via Smartphone ansehen, wenn ich bereits am Heimweg bin?

Plattformen müssen zum Unternehmen passen

Zusammenfassend lässt sich sagen: Wer Innovation in seinem Unternehmen auf die Art und Weise, wie es beim Crowdsourcing üblich ist, fördern will muss sich auf einen kulturellen, digitalen Wandel einlassen. Die Plattformen, für die man sich dabei letztendlich entscheidet, müssen aber auch zum Unternehmen passen und an den Aufgaben und Kommunikationsprozessen orientieren. Nicht vergessen sollten Sie außerdem, dass die flächendeckende Nutzung von Collaboration-Tools nur gelingt, wenn die Mitarbeiter frühzeitig in Ihre Pläne eingebunden werden und sie auch jemanden zu ihrer Unterstützung an der Seite haben, der ihnen bei der Erfüllung ihrer neuen Aufgaben hilft. Damit sollte der Innovation in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Wege stehen.