Mobility & Collaborations

Was ist SharePoint?

05.12.2016

SharePoint ist die DMS und Collaboration Plattform von Microsoft.

Es vereint Collaboration, Enterprise Search, Enterprise Content Managemt (ECM), Business Process management (BPM) und Business Intelligence in einer Web basierenden Plattform.

Warum man Enterprise Content Managem in einem Unternehmen braucht

 

SharePoint ermöglicht die Effizienz von Arbeitsabläufen einer Organisation zu steigern. Organisatorische Abläufe können durch elektronische Workflows unterstützt bzw. automatisiert und der Informationsfluss zentral gesteuert werden. Arbeitsgruppen haben dadurch die Möglichkeit mit eigenen Team- oder Projekt Sites Ihre Zusammenarbeit individuell zu organisieren. Elemente wie Kalender, Dokumentenbibliotheken, Aufgaben, Kontakte, Diskussionsforen und vieles mehr unterstützen Abteilungen oder Projektteams dabei die Kommunikation und Zusammenarbeit zu optimieren. Individuelle Workflows automatisieren wiederkehrende Tätigkeiten, werten Daten aus, holen Genehmigungen ein und können auch mit Drittsystemen interagieren um Daten mit anderen Systemen auszutauschen.
SharePoint bietet durch seine modulare Bauweise die Möglichkeit Applikationen, Workflows und organisatorische Abläufe an die individuellen Unternehmensprozesse anzupassen.                            

 

SharePoint als tägliches Arbeitsmittel                    

SharePoint ist tiefgreifend mit den täglich genutzten Office Tools und der Microsoft Infrastruktur verbunden. Dokumentbibliotheken können auch mit dem Windows Explorer geöffnet werden und Outlook mit Aufgaben, Kontaktlisten und Kalender verbunden werden. Office Dokumente werden aus dem Browser direkt in Word oder Excel geöffnet und auch ohne Umwege wieder dort gespeichert. Selbst Pflichtfelder die für einen Dokumententyp ausgefüllt werden müssen, werden automatisch in Word eingeblendet. Außerdem können mehrere Personen gleichzeitig an Office Dokumenten arbeiten und dank Versionierung ist eine lückenlose Dokumentation garantiert.
An sich bereits die Workflows können einen Betrieb auf vielfältige Weise unterstützen. Wiederkehrende Aufgaben können schnell und unkompliziert abgebildet werden. Großes Plus ist, dass die Dokumentation nie von der Realität abweicht, da die Workflows zum Beispiel in Visio angelegt und dargestellt werden können.             
 

Wofür wird SharePoint eingesetzt?

Um eine neue Kommunikations- und Collaboration Plattform bereitzustellen wird meistens das Intranet als zentrale Informationsplattform genutzt. Dieses dient nicht mehr nur zur Information, sondern auch als Arbeitsmittel- und Dokumentenmanagement System, welches für jeden Benutzer individuelle Informationen bereithält, zum Beispiel News aus dem eigenen Unternehmensbereich oder die Zusammenfassung aller offener Aufgaben aus diversen Projekten. Abgesehen davon beinhaltet es aber auch häufig genutzte Dokumente und Informationen, genauso wie Performance Monitoring und BI Dashboards.
Ein Intranet mit SharePoint bietet die Möglichkeit unternehmensweit einheitliche Applikationen schnell und individuell umzusetzen. Dazu zählen:
  •        Urlaubsgenehmigungen
  •        Reisekostenabrechnungen
  •        Disposition
  •        Helpdesk – Ticketing
  •        Ressourcenauswertungen
  •        Störungsmeldungssytem und vieles mehr.
Mit SharePoint ist die Automatisierung von Business Prozessen ganz einfach umzusetzen:
  •        Sicherung regulatorischer Auflagen
  •        Einhaltung von organisatorischen Richtlinien
  •        Genehmigungsprozesse
  •        Redaktionelle Prozesse
  •        DMS Richtlinien
  •        Revisionssichere Abläufe
Business Intelligence Dashboards bieten individuelle Dynamische Ansichten und Auswertung live auf Unternehmensdaten. Die Einbindung externer Datenquellen erlauben die zentrale Auswertung unterschiedlichster Systeme und Excel Services bieten die Möglichkeit Sheets mit Datenverbindungen und dem gesamten Excel Features wie Pivot Tabellen, Filter und Arrays zu veröffentlichen und web-basierend zur Verfügung zu stellen.
Enterprise Search durchsucht und indiziert Inhalte aus allen relevanten Datenquellen wie:
  •        SharePoint
  •        SQL Datenbanken
  •        Fileshares
  •        Diverse externe Applikationen wie Salesforce, Jira, Confluenc uvm.
Sie bieten eine Integration in die SharePoint Suche. Diese bietet umfangreiche Möglichkeiten die Ergebnisse darzustellen, weiter einzuschränken und zu individualisieren.
SharePoint bietet einen zentralen Zugang zu allen Unternehmensrelevanten Informationen, Dokumenten und Applikationen. Es zentralisiert die Kommunikation und fördert die Zusammenarbeit in Teams – auch Abteilungsübergreifend. Die zentrale Steuerung von Inhalten und Prozessen schließen eine individuelle Arbeitsweise, offene Unternehmenskultur und die persönlichen Anforderungen in unterschiedlichen Bereichen und Branchen nicht aus.