Referenz

ARBÖ (Auto-, Motor- und Radfahrerbund Österreichs)

Erneuerung der ERP Systeme

Modernisierung mit Handschlagqualität 
Mit Unterstützung des langjährigen Partners T-Systems hat der ARBÖ bei seinen Kernappliaktionen Finanzbuchhaltung und Lohnverrechnung den großen Schritt von AS/400 zu einem zukunftsweisenden System von BMD gemacht. Welche Vorteile daraus resultierten und was grundsätzlich eine erfolgreiche Zusammenarbeit ausmacht.
Seit über hundert Jahren kümmert sich der Auto-, Motor- und Radfahrerbund Österreichs, kurz ARBÖ, um die Mobilität und Sicherheit der Kraftfahrer in der Alpenrepublik. Das Unternehmen ist mit rund 500.000 Mitgliedern der zweitgrößte heimische Verein dieser Art – und gleichzeitig der zweitlängste Kunde von T-Systems in Österreich.
Vor zwei Jahren beschloss der Verkehrsclub, das in die Jahre gekommene ERP-System durch eine moderne Lösung zu ersetzen. "Ziel war es, unser AS/400-System schrittweise abzulösen, auf dem Programme wie etwa Finanzbuchhaltung und Lohnverrechnung liefen", beschreibt Matthias Frey, IT-Leiter bei ARBÖ, die Ausgangslage.
Nach Erhebung des Anforderungskatalogs und einer sorgfältigen Marktanalyse folgte der Club der T-Systems-Empfehlung für das Standardprodukt von BMD. Das österreichische Unternehmen bringt eine langjährige Erfahrung im Bereich kaufmännischer Software vor allem im KMU-Umfeld mit. "Für uns war es unter anderem wichtig, ein Produkt zu wählen, das in Österreich weitverbreitet und bei Buchhaltern und Prüfern führend ist", argumentiert Frey die Entscheidung zugunsten BMD. 

Komplexe Anforderungen

Zu den Besonderheiten des ARBÖ-Projekts, das T-Systems und BMD gemeinsam durchgeführt haben, gehörte die Migration der Buchhaltungsdaten aller 17 Niederlassungen der letzten sieben Jahre – und das innerhalb von drei Monaten. Zudem benötigte der Verkehrsclub eine Schnittstelle zu seinen bereits existierenden Applikationen wie Mitgliederverwaltung, Pannenaufnahme oder Call Center.
Alle die genannten Aufgaben konnten mit den BMD-Lösungen im Bereich Finanzbuchhaltung und Lohnverrechnung erfolgreich umgesetzt werden. "Statt fixfertige Branchenlösungen auf den Markt zu bringen, setzen wir auf ein hochflexibles Standardprodukt. Daher war es uns gemeinsam mit T-Systems möglich, die komplexen Anforderungen seitens des ARBÖ umfassend zu erfüllen", resümiert Möslinger, Projektleiter bei BMD. 
Die Einschulung der Mitarbeiter in die neue Software ist ebenfalls partnerschaftlich über die Bühne gegangen: Von BMD stammte das Anwendungs-Know-How, T-Systems übernahm die Bereitstellung der Schulungs-Hardware. 

Gestraffte Arbeitsabläufe, verbessertes Reporting

Durch den Einsatz des neuen Softwaresystems von BMD konnten die Lösungspartner die bestehende IT-Landschaft des ARBÖ modernisieren. Darüber hinaus genießt der ARBÖ den Vorteil, dass keine gesonderten Schnittstellen zwischen Anwendungen mehr nötig sind, wodurch Anpassungen und Updates der Schnittstellen bei einzelnen Anwendungsupdates entfallen. Die Daten stehen immer aktuell zur Verfügung.
Bei der Einführung wurden außerdem Maßnahmen gesetzt, die den bestehenden Arbeitsaufwand senken oder kürzere Durchlaufzeiten bewirken, und zwar durch Nutzung von Synergien und verbesserter Arbeitsabläufe. Mit der neuen Lösung steht den ARBÖ-Mitarbeitern zudem eine State-of-the-art-Benutzeroberfläche mit übersichtlichen grafischen Masken zur Verfügung – eine wesentliche Anforderung, die IT-Leiter Frey an das neue System gestellt hat. Die alten, unübersichtlichen, weil historisch gewachsenen Masken gehören damit der Vergangenheit an. Schließlich konnte das Reporting entscheidend verbessert werden – die Voraussetzung dafür, das eigene Geschäft genau zu kennen und nachhaltige Kontrolle auszuüben.  

Langjährige Partnerschaft

Neben der Einführung von Finanzbuchhaltung und Lohnverrechnung verbinden ARBÖ und T-Systems zahlreiche Projekte über einen Zeitraum von über 20 Jahren. Zu den wesentlichen Bausteinen der erfolgreichen Geschäftsbeziehung gehören die Software-Entwicklung und ständige Optimierung der Kernapplikationen wie Mitgliederverwaltung, Bereitschaftsdienst und Pannenhilfe. Das sind Aufgaben, die auf Seite von T-Systems unter der Bezeichnung AMM ("Application Management and Modernization") laufen. Zu den neuesten Verbesserungen gehört beispielsweise eine Online-Buchungsplattformen für ARBÖ-Kunden.
Für diese Projekte steht IT-Leiter Matthias Frey ein direkter Ansprechpartner zur Verfügung: "Wir arbeiten mit einem Experten von T-Systems zusammen, seitdem ich beim ARBÖ bin, das sind 18 Jahre. Da reicht ein Anruf, man muss nicht erst langwierige bürokratische Hürden überwinden, um kurzfristige Aufgaben zu erfüllen", bringt es Frey auf den Punkt. Ein weiteres T-Systems-Projekt ist die Bereitstellung der Ladesäuleninfrastruktur, eine Besonderheit von ARBÖ Niederösterreich, um dem E-Car-Trend Rechnung zu tragen. 

Sicher und transparent

Ein T-Systems-Projekt, das bereits abgeschlossen ist: eine Single Sign On-Lösung auf Basis der Software von Evidian. Matthias Frey: "Täglich hunderte Male Logins und Passwörter einzugeben, störte den Arbeitsablauf empfindlich. Daher entschieden wir uns für eine Zwei-Faktor-Authentifizierung mit Smartcard." Der Mitarbeiter steckt einfach seine persönliche Card in den Kartenleser und meldet sich mit einer geheimen PIN an. Damit stehen ihm alle Applikationen zur Verfügung, für die er Berechtigungen besitzt. Der ARBÖ spart dadurch nicht nur die Kosten für die häufigen Help Desk-Anfragen wegen vergessener Passwörter, sondern gewinnt dadurch auch mehr Sicherheit und Transparenz.
Unterm Strich: Partnerschaften über einen großen Zeitraum hinweg zahlen sich offensichtlich aus. Wolfgang Stangl, Leiter des Finanzbereichs des ARBÖ, schätzt die gute Kundenbeziehung: „Durch die langjährige Zusammenarbeit mit T-Systems ist nicht nur weitreichendes Prozess-Know-How vorhanden, sondern auch eine offene Kommunikation, rasche Erreichbarkeit und Handschlagqualität. Dies sind für mich Schlüsselfaktoren für erfolgreiche Projektabwicklung."
Genau das hat sich auch wieder bei der erfolgreichen Einführung der Finanzbuchhaltung und Lohnverrechnung aus dem Hause BMD gezeigt, wie IT-Leiter Frey bestätigt: "Die rasche Umstellung vom alten System auf das neue hat sehr gut funktioniert. Das Feedback unsere Mitarbeiter ist dementsprechend positiv. Um das zu erreichen, braucht es Handschlagqualität und eine einfache Abwicklung." Beide Aspekte bilden in der Regel die Handlungsmaxime in langjährigen Kundenbeziehungen, T-Systems und ARBÖ machen es vor.