Die Historisierung von Altdaten mit Managed Application Retirement Services gewährleistet eine revisionssichere Aufbewahrung.
Lösung

Historisierung von Altdatenbeständen

Managed Application Retirement Services

  • Komplexe Systemlandschaften aufräumen
  • Revisionssichere Historisierung aller Daten und Abschalten der Altsysteme
  • Standardisiertes, methodisches Projektvorgehen mit absichernden Services
  • Hochsicherer Cloud-Betrieb
  • Hohe Kosteneinsparungen und langfristige Datenverfügbarkeit

Historisierung speziell für Konzerne

Mit Managed Application Retirement Services werden Konzerne ihrer Verantwortung bei der Historisierung von Altdaten gerecht. Denn der abgesicherte Ende-zu-Ende-Service ist auf die komplexen Anforderungen von grossen, gewachsenen Systemlandschaften mit SAP- und Non-SAP-Applikationen zugeschnitten.

Alle Daten und Dokumente zentral in der Cloud

Ausgangspunkt bildet ein standardisiertes Projekt mit einer vielfach erprobten, methodischen Vorgehensweise. Darin werden alle Daten und Dokumente aus den vorhandenen Applikationen herausgelöst und automatisiert auf eine zentrale Datenbank in der Cloud übertragen. Dies gilt für Finanzdaten, Produktinformationen, Gutachten aber auch andere Dokumente. Sogar bereits vorhandene Archivdaten und externe Daten sind integrierbar. Die Logik der von den Applikationen getrennten Altdaten wird dabei in der neuen Plattform übernommen. So funktioniert der Zugriff auf die nunmehr unveränderbaren Daten wie gewohnt intuitiv und schnell. Berechtigte Anwender können die Daten nach unterschiedlichsten Kriterien visualisieren aber auch Auswertungen und Reports erstellen. Zur Sicherstellung des Überführungserfolgs wird die Historisierung mit entsprechenden Services begleitet – etwa Projekt-, Risiko-, Qualitäts- und Change Management.

Rechtskonformität über Jahrzehnte hinweg

Zu den Managed Application Retirement Services gehört neben dem Überführungsprojekt, in dessen Anschluss die Altsysteme abgeschaltet werden, auch der nachfolgende Service für den Plattformbetrieb in der Private Cloud oder Public Cloud. Die Daten bleiben 30 Jahre oder auch länger problemlos verfügbar und recherchierbar.
Top Downloads
Vorteile der Managed Application Retirement Services
  • Betrieb in der hochsicheren Private Cloud oder Public Cloud
  • Skalierbarer Plattformbetrieb
  • Günstige monatliche Nutzungsgebühr
  • Bedarfsgerechte Datenverfügbarkeit 24/7 oder temporär
  • Verschlüsselter und abgesicherter Datentransfer via VPN
  • Support für Optimierungen und kritische Situationen je nach Bedarf
  • Abbau der Komplexität durch Zentralisierung und Abschaltung der Altsysteme
  • 30 Jahre oder länger revisionssichere Aufbewahrung mit vollem Zugriff
  • Erfüllung der DSGVO durch individuelle Einstellungen und Definitionen auf Einzelsatzebene für gezielte maschinelle Löschungen
  • Sicherung aller Einstellungen und Definitionen, inkl. Bereitstellung für Prüfer
  • Erfüllung der Spezifika der DACH-Region: GoBD (Deutschland), Obligationsrecht (Schweiz) und Bundesabgabenordnung (Österreich)
  • Daten innerhalb der Verjährungsfristen, Gewährleistungsfristen und Produkthaftungsfristen jederzeit, schnell verfügbar und auswertbar
  • Möglichkeit der Datenablage in lokalen Datenbanken gemäß den jeweiligen Landesgesetzen
  • Regelmäßige Anpassung der Services an neue gesetzliche Erfordernisse
  • 100%ige Übernahme aller der Daten
  • Bis zu 80% Einsparungen der Betriebskosten, schneller ROI, geringe TCO, keine Investitionskosten
  • Datenvisualisierung mit bereichsspezifischen Sichten für Datensätze, Dokumente und Reports
  • Recherchen über definierte Verknüpfungen von Nutzdaten
  • Autorisierung durch die Vergabe von rollenbasierten Berechtigungen
  • Data Retention Management mit automatisiertem Löschen von Daten sowie Aussetzungsmöglichkeit für Ausnahmefälle (Legal Hold)
  • Hohe Anwenderakzeptanz durch intuitive Bedienung und schnellen Zugriff
  • Einfache, globale Verfügbarkeit der Daten von jedem Standort aus

Referenzen

Logo International Watch Co. AG (IWC)
IWC hat das bisherige Enterprise-Resource-Planning-System durch ein moderneres SAP ERP ersetzt. Mit T-Systems ist es gelungen, 230 Gigabyte Altdaten auf nur einer JiVS-Plattform zu historisieren.

Herausforderungen des Kunden:

  • Im Jahr 2012 wurde bei IWC Sage ERP b2 durch SAP ERP ersetzt
  • Nur ein grosser Teil der Stamm- und Bewegungsdaten wurde übertragen
  • Altdaten auf zwei Altservern und Software mit auslaufender Wartung
  • Kundendienst, Ersatzteilbeschaffung, Vertrieb brauchen Zugriff
  • Daten aus rund 150 Jahren Uhrengeschichte lagen in Stammbüchern
  • IWC wünschte sich nur noch eine kosteneffiziente und zentrale Archiv-Lösung für diese Altdaten – modern und mit schnellem Zugriff auf jede gewünschte Information

Mehrwert für den Kunden:

  • Kunden-, Service- und Herstellungsdaten aller in den rund 150 Jahren produzierten IWC-Uhren sind kostengünstig auf nur einer JiVS-Plattform
  • Gespartes Update der alten Server-Hard- und -Software
  • Reduzierte Datenmenge und Abschaltung der zwei teuren ERP-Altserver
  • Arbeitszeitersparnis durch schnellen, komfortablen Datenzugriff (80 User)
  • JiVS-Recherchefunktion auf weitere Geschäftsbereiche übertragbar
  • Weitere Migrationen auch aufbewahrungspflichtiger Daten möglich

Altdatenbestände als Ergebnis des Wandels

Bei der Bewältigung der zahlreichen strategischen Aufgaben eines Konzerns, wie zum Beispiel Wachstum, Digitalisierung und Konsolidierung, geraten die dahinter liegenden IT-Strukturen schnell aus dem Blickfeld. Doch gerade die Systemlandschaften müssen sich als technologische Enabler mitverändern, damit ein Unternehmen seine strategischen Ziele erreichen kann. Ob Fusionen, Unternehmenskäufe, Betriebsübergänge, fremdfinanzierte Übernahmen, Out- und Insourcing, Spin-offs, Carve-outs oder Unternehmenskooperationen – in jedem Fall entstehen daraus Altsysteme, die niemand mehr braucht. Die Daten aber müssen aus rechtlichen Gründen jahrzehntelang weiterhin so aufbewahrt werden, dass gezielte Zugriffe und Löschungen jederzeit möglich sind.

Altsysteme weiterbetreiben oder stilllegen?

Ein Weiterbetrieb dieser Altsysteme ist mit viel Aufwand und Kosten verbunden. Und das Ganze für Daten, auf die zwar nur noch selten, aber trotzdem gezielt zugegriffen wird. Bei einer Kapselung der Altanwendungen entfallen zwar die Kosten, allerdings werden Programmfehler und -lücken miteingefroren. Gesetzlich geforderte Systemanpassungen sind kaum noch realisierbar. Werden die Informationen in anderen Medien gespeichert und bei Bedarf hochgefahren, ist es meist nicht möglich, Daten mitsamt den angeschlossenen Dokumentenarchiven zu extrahieren. Fraglich ist auch, ob andere Medien die Logik zu den übernommenen Daten und Dokumenten abbilden können. Wenn nicht, wird eine gezielte Suche zum Stochern im Moor. Fakt ist: Eine Stilllegung der alten Systeme reduziert Kosten und Komplexität.

Revisionssicher in der Cloud historisieren

Historisierung bezeichnet das intelligente Stilllegen von Systemen, losgelöst von den bisherigen Applikationen. Dies ist auch der Unterschied zu einer klassischen Archivierung, bei der auf das Archiv weiterhin über die Ursprungsapplikation zugegriffen wird. Bei der Historisierung geht es zunächst einmal darum, die Datenlogik von Anwendungen zu verstehen, seien sie auch noch so komplex. Daneben werden auch die Kritikalität und der Verfügbarkeitsbedarf der Daten sowie die jeweilige Datenstrategie des Unternehmens berücksichtigt. Nutzen Unternehmen die Managed Application Retirement Services, werden Daten und Dokumente unter Berücksichtigung der jeweiligen Konzernanforderungen in eine hochsichere, dedizierte Cloud-Umgebung überführt. In der neuen Umgebung lassen sich alle individuellen Compliance-Anforderungen problemlos umsetzen. Rechtliche Vorgaben, wie EU-DSGVO und GoBD-Konformität werden dabei automatisch erfüllt.

Verwandte Themen