Friederike Buchheister, CIO CORPUS SIREO, spricht über die Digitalisierung der Immobilienbranche, Cyber-Defense und IT-Provider.
CIO Talk

„Eine Partnerschaft vice versa.“

Friederike Buchheister, CIO des Asset-Management-Unternehmens CORPUS SIREO, und Sebastian Soloschenko, Account Manager bei T-Systems, über Multi-Vendor- versus Single-Provider-Strategien, Datenschutz und -sicherheit sowie das Erschließen neuer Geschäftsfelder in Kooperation mit T-Systems und Telekom Deutschland.
Autor: Thomas van Zütphen
Fotos: Oliver Krato

Frau Buchheister, gerade erst haben Sie die T-Gallery besucht. Warum, und welche konkreten Ergebnisse haben Sie mitgenommen?

Deutsche Telekom digitalisiert Corpus Sireo
Seine IT- und TK-Produkte bezieht der größte Asset-Management-Dienstleister Deutschlands, CORPUS SIREO, von der Deutschen Telekom und T-Systems. CIO Friederike Buchheister im Interview.

Mit der Gründung des Teams Digital Transformation innerhalb der IT-Abteilung sind wir aktuell im Begriff der Implementierung einer Digitalisierungsstrategie. Dieser Prozess kann nur mit dem Business gemeinsam erfolgen. Der Besuch der T-Gallery mit dem Managementteam von CORPUS SIREO sollte dazu dienen, neben den zahlreichen Ansprachen, die wir etwa von Start-ups bekommen, von außen weitere Impulse unseres Partners T-Systems zu erhalten. Mit dem Ziel, die bestmögliche Priorisierung unserer identifizierten Digitalisierungsmaßnahmen gewährleisten zu können. Im Rahmen unserer Kooperationsvereinbarung ist die Telekom Design Gallery ein Baustein gewesen – mit vielen Aha-Erlebnissen. Etwa mit Blick darauf, wie Immobilien heute schon, aber vor allem in Zukunft noch viel mehr digitalisiert werden. Unsere Aufgabe ist es nun, darauf basierend konkrete Use-Cases für unsere Kunden und unser Portfolio abzuleiten.

Die Digitalisierung rüttelt – wie viele andere – auch Ihre Branche aktuell durch. Wie reagieren Sie darauf?

Sie haben recht in Sachen Durchrütteln, aber das macht uns keine Angst. Im Gegenteil: Wir tun viel, um unser Geschäftsmodell und die gesamte Organisation für die Digitalisierung fit zu machen, denn wir sehen vor allem ihre Potenziale. Konkret, die Chance, unsere Effizienz und unsere Innovationsfähigkeit zu steigern. Dabei gleichzeitig unsere Kunden besser zu verstehen und Services zu verbessern, indem wir vorhandene Daten intensiver analysieren und Ergebnisse intelligenter nutzen. Parallel dazu geht es immer darum, Talente zu sichern, Mitarbeiter weiterzuentwickeln und über die Einführung neuer Technologien Prozesse zu optimieren.

In Sachen Digitalisierung arbeiten Sie mit der T-Systems/Telekom in einer engen Kooperation. Wie sieht das genau aus?

Friederike Buchheister
Nach dem Jurastudium in Münster begann Friederike Buchheister ihre berufliche Karriere 2005 mit dem Einstieg in das Legal Department der Sireo Real Estate GmbH. Mit der Fusion der Unternehmen Corpus und Sireo übernahm sie die Leitung des Corporate Procurement, bevor sie nach einem Fachanwaltslehrgang für Informationstechnologierecht vor sechs Jahren zum CIO des Asset-Management-Unternehmens berufen wurde.
Die Idee einer derartigen Kooperation wurde zeitgleich geboren mit der Einführung von Salesforce.com als zentrale Plattform für CORPUS SIREO. Mit der Unterzeichnung der Kooperationsvereinbarung zwischen T-Systems und der Telekom Deutschland zielen wir auf eine gemeinsame Vermarktung der Real-Estate-Plattform ab. Mit dieser strategischen Partnerschaft bündeln wir unser Know-how über die gesamte Wertschöpfungskette der Immobilie mit demjenigen unserer Partner für Digitalisierung, Skalierung und Ausweitung von Geschäftsmodellen. Telekom und T-Systems haben das Ohr am Markt und können flexibel auf dessen Anforderungen reagieren, sodass wir uns auf unser eigentliches Kerngeschäft konzentrieren können, um dieses mit unserem Kooperationspartner gewinnbringend für die Zukunft einzusetzen. Und das ist der Punkt: Wenn wir eine Real-Estate-Plattform haben wollen, möchte ich, dass a) sie sich rechtlich innerhalb der Vorgaben der deutschen Gesetze bewegt sowie insbesondere personenbezogene Daten geschützt sind und b) mein Kooperationspartner nicht allein in die Vermarktung einsteigt, sondern wir dabei sind und an den Erfolgen partizipieren. Dann wird eine Win-win-Situation daraus, das ist fair und „Partnerschaft vice versa“, wie sie sein soll. Dafür sehe ich mit unserer Kooperationsvereinbarung sehr gute Chancen. Erste Anfragen von Wettbewerbern zeigen mir: Unsere Idee geht auf.

Sie haben die Digital-Service-Plattform Salesforce.com schon genannt. Zu welchem Zweck, unter welchen Voraussetzungen und mit welchem Resultat nutzen Sie die Plattform?

Das ist wirklich ein großes Thema für uns, denn damit ist CORPUS SIREO – wie ich es sehe – Anfang 2016 in das digitale Zeitalter gestartet. Der Vision „one application for all business units“ folgend, haben wir damit beginnen können, über eine cloudbasierte Plattform die Heterogenität unserer Applikationslandschaft zu optimieren. Im ersten Schritt sind wir dabei, fünf autarke CRM-Systeme abzulösen sowie immobilienwirtschaftliche Prozesse zu automatisieren. Das verschafft wirklich Luft, wenn Sie sich insbesondere Reduktion der Komplexität und Steigerung der Effizienz der gesamten Organisation als Ziel gesetzt haben. Doppelte oder dreifache Datenhaltung, alte Excel-Templates, Stand-alone-Softwarelösungen, die nicht releasefähig und damit auch nicht zukunftsfähig sind, all diese Themen wollen wir damit lösen. Fernziel ist dabei die Schaffung der eingangs genannten Real-Estate-Plattform mit der Abbildung sämtlicher Prozesse über die Wertschöpfungskette der Immobilie hinweg mit CORPUS SIREO als First Mover. Dies bedeutet, eine Plattform zu implementieren, die alle Prozesse, vor allem rund um das Asset-, Portfolio- und Fondsmanagement, automatisiert und digitalisiert abbildet. In meiner Idealvorstellung können wir das vielleicht schon in zwei Jahren erreichen.  

Das klingt ambitioniert. Was ist dafür nötig?

Zuallererst eine sehr enge Zusammenarbeit mit unseren Business-Units. Denn ohne klare Definition der Geschäftsprozesse und, auf der anderen Seite, deren Bereitschaft, an dieser Plattform mitzuarbeiten sowie diese zu nutzen, können wir als IT alleine nicht viel bewegen. Aber da sind uns Telekom und T-Systems auch sehr gute Impulsgeber, wenn es um aktuelle Markttrends und das Thema Change-Management geht.

Stichwort Kosteneinsparpotenziale, konkret beim aktuellen CRM-Change – realisiert sich das?

Ja, durchaus, aber nicht direkt im ersten Jahr. Da hat man viele Migrationsthemen, Initialaufwände der Projekte und Lizenzkosten. Demgegenüber stehen aber sofortige Einsparungen, das heißt, Quick Wins. Wenn wir nur von unseren fünf CRM-Lösungen sprechen – da löst man fünf Software-Pflegeverträge ab, reduziert zugleich den internen Aufwand durch eine Lösung um 80 Prozent, alles Kosten, die man massiv abbaut. Ein anderes Beispiel ist unser erstes Projekt, welches nach einer Implementierungsphase von nur sechs Monaten im Juni live gegangen ist, unser Acquisition Tool, das den Ankaufsprozess von Immobilien abbildet. Da haben wir eine Excel-Liste – mit wie viel tausend Zeilen – jetzt für die Kollegen mit einer automatisierten Version abgelöst. Also, unsere Erwartung ist, dass sich der ROI nach zwei bis drei Jahren einstellt.

CORPUS SIREO bezieht in einem komplexen IT-Umfeld sehr viele ICT-Dienstleistungen aus einer Hand. Warum?

Fakten & Zahlen
CORPUS SIREO gehört seit 2014 zur Schweizer Unternehmensgruppe Swiss Life.
Das Asset-Management-Unternehmen CORPUS SIREO mit 560 Mitarbeitern gehört seit 2014 zur Schweizer Unternehmensgruppe Swiss Life.
​​​​​​​Wir kommen aus einer IT-Welt, in der wir eine Multi-Vendor-Strategie gefahren sind, die aber beim Zusammenschluss von Corpus und Sireo 2007 nicht mehr unseren Ansprüchen an Flexibilität gerecht wurde. Im Zuge einer IT-Strategieentwicklung und der daraus resultierenden Neuausschreibung unter anderem von Housing-Leistungen haben wir uns dann businessplanunterstützt für eine Single-Provider-Strategie entschieden. Das ist die für uns eindeutig wirtschaftlichste Lösung, die uns darüber hinaus viele Vorteile bietet – etwa Reduktion interner Aufwände für die Dienstleistersteuerung, Generierung von mehr Effizienz und die Tatsache, dass T-Systems uns die gesamte Bandbreite der ICT-Leistungen aus einer Hand anbieten konnte. Nicht zuletzt fiel die Entscheidung aber auch aufgrund der damit erreichten sehr hohen Sicherheits- und Datenschutzstandards des Konzerns DTAG.

Nach zahlreichen Migrationsprojekten der jüngsten Vergangenheit – was sind Ihre ‚lessons learned‘, auch im Hinblick auf Ihre Anforderungen an IT-Dienstleister?

Zuallererst, dass die Projekt- und Meilensteinpläne realistisch bleiben sollten. Insbesondere die ständige Kommunikation, das Ineinandergreifen von Leistungspflichten des IT-Dienstleisters und Mitwirkungspflichten des Kunden sowie die kundenseitige enge Steuerung sind der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Migrationsprojektes. Außerdem ist die Überführung der Migrationsleistungen des Projektteams in den laufenden Betrieb entscheidend. An dem Punkt endet das One-Face-to-the-Customer – Stichwort Single Vendor – naturgemäß sehr schnell, denn dafür ist T-Systems ein zu großer Tanker. Eine Herausforderung – und die gilt es jetzt anzunehmen – ist ganz sicher, gemeinsam Optimierungschancen für die Überführung auch zukünftiger Projekte auszuschöpfen. Zum Beispiel dadurch, mehr Verantwortung über mehrere Prozessschritte hinweg gleichwohl bei denselben Personen zu belassen.   

Wir prüfen zurzeit, wie wir unsere Prozesse umstellen könnten, um solche klassischen Reibungsverluste in der Kooperation zwischen Mittelständlern und Konzernen zu minimieren…

… und das ist auch der absolut richtige Ansatz, denn die Lieferung „in time and budget“ unterliegt oftmals vielschichtigen Abhängigkeiten im Konzern. Hier sehe ich einen ständigen beiderseitigen Lernprozess, der nie für beendet erklärt werden darf. Das ist die eigentliche „lesson learned“.

Die Vorteile für Sie sind das eine, aber was haben Ihre Kunden davon?

Der konkrete Benefit für unsere Kunden liegt darin, dass wir aus der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit unserem Dienstleister professionelle Infrastrukturen, äußerst hohe Sicherheitsstandards und Datenintegrität et cetera gewährleisten und aus einer Hand anbieten können. Das schafft Vertrauen und ist bei Kunden ein gewichtiges Argument für deren Mandatsvergabe an uns.
„CORPUS SIREO unter den Cyber-Defense-Schutzschirm der DTAG zu stellen war der richtige Schritt.“
Friederike Buchheister
CIO CORPUS SIREO

In Ihrem Konzernverbund Swiss Life Asset Managers betreuen Sie Kundenvermögen im Wert von rund 63 Milliarden Euro. Unlängst haben Sie zusätzlich bei der deutschen Finanzaufsicht BaFin die Genehmigung für den Geschäftsbetrieb einer Kapitalverwaltungsgesellschaft beantragt und bekommen. Inwieweit ändern sich dadurch die Prioritäten innerhalb Ihrer IT-Organisation?

Zunächst steht in diesem Zusammenhang natürlich die Business-Strategie im Vordergrund. Im Kern geht es dabei um unseren Ausbau der Aktivitäten im deutschen Immobilienfondsmarkt. Konkret meine ich damit die Auflage von offenen und geschlossenen Immobilieninvestmentvermögen nach deutschem Recht für institutionelle Investoren nun auch über eine deutsche Kapitalverwaltungsgesellschaft. Damit weiten wir unsere Geschäftstätigkeit deutlich aus. Für uns als IT bedeutete dies, den BaFin-Antrag explizit zu unterstützen. Das heißt, konkret darzulegen, was wir gemeinsam mit unserem Partner TSI getan haben, um dieses strategische Ziel in einem regulierten Umfeld auch technisch zu realisieren und mit Blick auf das IT-Setup abzusichern. Allein an der Stelle kam unserer Single-Provider-Strategie große Bedeutung zu – sagen zu können, dass wir uns mit einer Vielzahl von Lösungen im Konzern Deutsche Telekom bewegen: angefangen bei allen TC-Leistungen (WAN, LAN, WLAN, VoIP, Internet, Firewalls, Mobilfunk und klassischem PSTN) über die verschiedensten Rechenzentrumsleistungen, egal ob klassisch, dynamisch, einfach gehostet oder auch aus der Telekom-Cloud, gemanagte IT-Arbeitsplätze und Mobile-Devices bis hin zu Application-Management-Services für SAP.  

Das heisst, die BaFin prüft wie bei einer Due Diligence, welchen Beitrag die IT zur Absicherung eines neuen Geschäftsmodells leistet?

Genau so.  Auch die Tatsache, dass zehn Prozent unseres IT-Budgets in Security-Maßnahmen fließen, hat die Stabilität und Sicherheit unserer IT-Infrastruktur im BaFin-Antrag zusätzlich bekräftigt. Ebenso unser Schritt, CORPUS SIREO schon 2015 unter den Cyber-Defense-Schutzschirm der DTAG zu stellen.
T-Systems-Account-Manager Sebastian Soloschenko
Für T-Systems-Account-Manager Sebastian Soloschenko gehören „persönliche Treffen und Gespräche zum Fundament für ein hohes Betreuungslevel“.

Als international operierendes Unternehmen sind Sie täglich mit grenzüberschreitendem Datenaustausch konfrontiert. Wie setzen Sie die datenschutzrechtlichen Anforderungen um?

Bezogen auf alle Standorte im Konzernverbund der Swiss Life Asset Managers, also aktuell in der Schweiz, Frankreich, Luxemburg und im UK, ist das nationale Datenschutzrecht hier in Deutschland wohl das restriktivste. Darum richten wir unsere Messlatte in Sachen Datenschutz und Datensicherheit grundsätzlich am deutschen Standard aus.

Kunden-Lieferanten-Modelle verändern sich dynamisch. Was ist Ihre Vision in der gemeinsamen Zusammenarbeit mit T-Systems in fünf Jahren?

Die Vision ist, alle Leistungen des Outsourcings und der Digitalisierung zukunftssicher aus einer Hand zu erhalten, begleitet durch unsere Kooperationspartner und deren Partnernetzwerk. Hiermit folgen wir der Business-Strategie, um im Verbund der Swiss Life Asset Managers der größte Real-Estate-Asset-Manager Europas zu sein, unterstützt durch die Telekom-Kooperation als First Mover und Innovator mit flexiblen, agilen Digitalisierungsmodellen, die den entscheidenden Wettbewerbsvorteil bringen.

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