Die qualifizierte elektronische Signatur setzt sich durch: Mit DocuSign wird alle 0,3 Sekunden ein Dokument unterschrieben.
Documentus

Quick und fix.

Verträge, Erklärungen, Beschreibungen – seit jeher wollen Menschen Wichtiges schriftlich festhalten, fixieren, bezeugen. Zu Millionen werden Dokumente heute noch jeden Tag auf Papier unterschrieben. Wie die elektronische Signaturtechnologie DocuSign und digitale Transaktions-Management-Dienste zum Beschleuniger der Geschäftsprozesse werden, zeigt das Beispiel der Unternehmenskooperation documentus.
Autor: Thomas van Zütphen
Fotos: E+/Getty Images, documentus, Iconica/Getty Images
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Podcast: documentus
Alles in allem dauerte es 3000 Jahre. Erst war die Keilschrift, dann kam Papyrus und noch viel später „echtes“ Papier. Virtuelle Dokumente sind schneller. Alle 0,3 Sekunden wird mit der elektronischen Signaturtechnologie DocuSign heute irgendwo auf der Welt ein Dokument unterschrieben. Und zwar rechtsverbindlich. Ein Beispiel dafür, wie schnell sich die Softwarelösung durchsetzen kann, ist der Datenmanagementspezialist documentus.
Die Unternehmensgruppe ist Deutschlands absoluter Marktführer in der Akten- und Datenträgervernichtung. Dafür betreibt das Unternehmen mit 16 vertraglich exklusiv gebundenen Kooperationspartnern ein bundesweit enges Logistik- und Standortnetz, das jährlich mehr als 150.000 Tonnen Akten und Datenträger in Deutschland vernichtet. Und zwar so, wie es das Bundesamt für Datensicherheit in der Informationstechnik (BSI) vorgibt. Beispielsweise in den Hochleistungsschreddern des Unternehmens in Köln, die bis zu 24 Tonnen Aktenordner, CD-ROMs, Magnetbänder und Computerfestplatten pro Stunde in kleinste Partikel zerkleinern.
Aus dieser Marktposition kommend, hat sich das Spektrum der documentus-Geschäftsmodelle in den vergangenen Jahren sukzessive erweitert. Zum Beispiel um Sicherheitsarchive, in denen kilometerlange Aktenschränke eingelagert werden, oder um Scandienstleistungen für die virtuelle Einlagerung wertvoller Daten und Dokumente. Entsprechend gilt das Unternehmen heute als richtungsweisend im Dokumentenmanagement und als Ideengeber der Branche.

Vom Altpapier zur Informationslogistik

Abgezeichnet, mitgezeichnet, schlussgezeichnet – Unterschriften per Stift waren gestern. Seit Dezember vergangenen Jahres setzt documentus im Vertrieb auf die elektronische Signaturtechnologie DocuSign.
„So sind wir im Rahmen des digitalen Wandels vom Aktenvernichter zum Informationslogistiker geworden“, sagt Geschäftsführer Walter Passmann. Dass das Unternehmen, für dessen Geschäft Papier als Datenträger Nummer eins eine ganz entscheidende Rolle spielt, nun mit DocuSign eine Lösung einführt, bei der überhaupt kein Papier entsteht, klingt irgendwie kurios, hat aber buchstäblich existenzielle Gründe. „Wir wollen uns lieber selber kannibalisieren, bevor es andere tun, und dann selbst die größte Transformation der Unternehmensgeschichte treiben, bevor wir getrieben werden“, so Passmann. „Die digitale Transformation wird für uns zur Überlebensfrage. Denn wenn wir nicht aufpassen, zu welchen Umbrüchen der zunehmende Digitalisierungsgrad in unseren Kernzielgruppen Finanzdienstleister, Gesundheitswesen, Juristen führt, werden wir irgendwann nichts mehr zu tun haben.“
Im Ergebnis kam das Unternehmen zu einem völlig neuen Namen. „Reisswolf, unter diesem Namen firmierte die Gruppe noch vor einem Jahr, machte jahrzehntelang deutlich, woher wir kommen und was unser Kerngeschäft ausmacht“, erklärt Passmann. „Doch mit Blick darauf, dass Kunden uns unseren Transformationswillen und die dafür nötige Expertise auch abnehmen, war die Marke Reisswolf einfach nicht dehnbar genug. Sie zahlte in nichts auf unsere Neuausrichtung in Produktlösungs- und -leistungskombinationen ein, die dem Informationslogistikansatz folgt.“ Und genau dafür, „mitten in der Phase des Unternehmensumbruchs, wurde DocuSign für uns zum perfekten Einstiegsmodell“, berichtet Karsten Vieler, Co-Geschäftsführer von documentus. „Eine wunderbar schmale, cloudbasierte Lösung im Informationslogistikansatz, gepaart mit unserer Neuausrichtung und dem Markenwechsel – ein Referenzbeispiel quasi für unseren Schritt von der analogen in die digitale Welt.“
Logo documentus
Seit Spätsommer vergangenen Jahres firmiert Deutschlands Marktführer in der Akten- und Datenträgervernichtung unter dem Namen documentus.
Abgezeichnet, mitgezeichnet, schlussgezeichnet. Seit Dezember setzt documentus die neue Software in erster Linie extern ein, beim Kunden. Zunächst bei documentus in Köln, hier arbeitet heute vor allen Dingen der Vertrieb mit Verträgen, die digital signiert werden. Dabei sind die herausragenden Akzeptanzwerte aus Sicht von Walter Passmann vor allem auf zwei Dinge zurückzuführen: „Einerseits ist die Anwendung überzeugend einfach. Vor allem aber die Tatsache, dass wir als documentus sie einsetzen, ist so etwas wie eine vertrauensbildende Maßnahme. Denn Datenschutz und Datensicherheit – das wissen unsere Kunden seit jeher – ist unsere DNA.“ Tatsächlich waren Datenschutz, Privatsphäre und die EU-Residenz des DocuSign Global Trust Network für documentus entscheidend dafür, die Softwarelösung als Treiber der eigenen Geschäftsprozesse aus dem Cloudangebot von T-Systems zu beziehen. Konkret: aus den hochsicheren Rechenzentren der Telekom-Tochter in Frankfurt und Paris. So gewährleistet T-Systems, dass die über DocuSign verarbeiteten Daten in Europa bleiben und bei gegebenenfalls aufkommenden Fragen der Rechtsstandort in Deutschland liegt.

Mit zehn Templates 80 Prozent Tagesgeschäft

Neben der Revisionssicherheit des Workflows profitieren documentus und seine Kunden von der neuen Geschwindigkeit. Bisher wurden Verträge zum Beispiel zunächst in zweifacher Ausfertigung gedruckt. Anschließend adressiert, kuvertiert, frankiert. Und ab ging die Post. Hatte der Kunde beide Vertragsausfertigungen unterzeichnet, schickte er sie wieder zurück. Bei documentus wurden beide Verträge ebenfalls unterschrieben, und ein Exemplar wurde wieder dem Kunden zu gestellt. Die Alternativroute im Dokumentenverkehr geht so: Formular erstellen, ausdrucken, unterschreiben, einscannen, per Email verschicken. Und beim Adressaten das Gleiche noch mal. Üblicherweise umfassen documentus-Verträge 18 Seiten, davon allein sieben Seiten Anlage zum Bundesdatenschutzgesetz. Trotz eines hohen Individualisierungsgrads der Unterlagen, so Karsten Vieler, „mussten wir nur geringfügige Anpassungen vornehmen“. In sechs Monaten will der Kölner Betrieb so weit sein, über acht bis zehn entsprechende Templates 75 bis 80 Prozent des Tagesgeschäfts via DocuSign abzuwickeln.
Signifikante Zeitersparnis: Statt mindestens fünf Prozessschritten brauchen die Vertriebsmitarbeiter von documentus heute nur zwei Klicks, um Dokumente zu signieren oder freizugeben. Dabei ist es egal, ob der Unterzeichner im Büro am PC sitzt oder die DocuSign-App mobil auf Tablet oder Smartphone nutzt.
„Das wäre ein sehr gutes Ergebnis, mit dem wir die Anwendung dann auf alle Kooperationsbetriebe und in der Folge auf unsere fast 50.000 Kunden allein in Deutschland nach und nach ausrollen wollen“, so Walter Passmann. Waren T-Systems und die Deutsche Telekom für den Informationslogistiker bislang vor allem Kunden, „wird documentus auf diesem Weg quasi ein Botschafter der Lösung DocuSign“, sieht Timo Labrenz, Junior Sales Manager der Telekom, einen weiteren Vorteil der Kooperation.
Für Walter Passmann kommt die Unternehmensneuausrichtung, flankiert durch die eigene Einführung von DocuSign, genau zur rechten Zeit. Denn noch machen das Schreddern von Akten beziehungsweise deren langfristige sichere physische Archivierung etwa 80 Prozent des Geschäfts aus. „Doch können wir nie ausschließen, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu einem Zeitpunkt X einfach mal halbiert werden. Im selben Augenblick würde uns die Hälfte eines Geschäftsfelds wegbrechen.“ „Da“, so der documentus-Geschäftsführer, „hat es große Vorteile, wenn wir heute beim Kunden als Problemlöser durch die Tür kommen und nicht mehr als das, was wir vom Ursprung der Reisswolf-Gründung her eigentlich waren – als reiner Aktenvernichter.“

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