"Öffentliche Verwaltung: CIO Hartmut Beuß im Gespräch über die Digitalisierungsoffensive des Landes NRW."
CIO-Talk

„Wir kommen dahin.“

Nordrhein-Westfalens CIO Hartmut Beuß im Gespräch mit T-Systems Account Director Guido Hollasch über die Digitalisierungsoffensive des Landes, nötige Standardisierung anstelle von Klein-Klein und die Zuversicht, dass der Weg über „Hühnerleitern“ nicht immer analog erfolgen muss.
Interview: Thomas van Zütphen
Fotos: Oliver Krato

Herr Beuss, NRW will in Sachen Digitalisierung Gas geben. Wo ist die „Aufholjagd“ besonders nötig, und wie wird sie aussehen?

Mein Thema ist die Digitalisierung der Verwaltung, und da liegt die Aufholjagd in der Beschleunigung des Umstellungsprozesses. Der Koalitionsvertrag formuliert eine ehrgeizige Vorgabe, die zusätzliche Anstrengungen und Ressourcen erfordert. Nicht erst bis 2031, sondern bereits bis 2025 soll die Landesverwaltung vollständig digitalisiert sein. Das heißt, wir haben das Zeitfenster nahezu halbiert. Besonders nötig ist die Beschleunigung deshalb in der Prozessoptimierung, das heißt in der Verbesserung und Digitalisierung der internen Abläufe.

Wenn wir gleich mal oben anfangen – wann kommt das erste digitale Musterministerium, von dem Ihr Finanzminister unlängst in der „FAZ“ sprach? Und ist die Auswahl schon getroffen?

Es gibt keinen formellen Beschluss, aber es wird hier im Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie sein. Erste Piloten im Sinne eines Modellministeriums laufen bereits. Ein Pilotbeispiel, in das die Zentralabteilung, meine Abteilung und die Hausspitze eingebunden sind, ist die elektronische Vorgangsbearbeitung, also die elektronische Laufmappe in Verbindung mit der E-Akte.
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Podcast: CIO Talk

Wie ist der Pilot angelegt?

Die beteiligten Stellen praktizieren pilothaft – nach vorherigen Schulungen – elektronische Vorgangsbearbeitung. Denn wir haben zwar die technischen Voraussetzungen sowohl für die E-Akte als auch für die E-Laufmappe. Aber den Umgang mit beiden muss man üben, und der Pilot dient natürlich auch dazu, eventuelle Unzulänglichkeiten der Anwendung zu erkennen und zu beheben. Immerhin umfasst die Landesverwaltung bis zu 600 Behörden und dort circa 120.000 PC-Arbeitsplätze, also Mitarbeiter. Da gilt es, Pilotprojekte so zum Laufen zu bringen, dass beim späteren flächendeckenden Rollout in anderen Behörden nicht die gleichen Einführungs- und Umstellungsschwierigkeiten auftreten und bereinigt werden müssen wie naturgemäß beim Piloten. Dabei ist es allerdings weniger die Technik, die sich als besondere Herausforderung erweist, sondern der Transformationsprozess an sich. Das hat viel mit Organisation zu tun, aber auch mit der Gewöhnung an einen anderen Umgang mit Hierarchie.

Zurück zur „Aufholjagd“ – hängt NRW in Deutschland besonders zurück?

Auch hier möchte ich mich auf die Digitalisierung der Verwaltung beschränken. Hier hängt NRW in Deutschland keineswegs zurück, aber wir in Deutschland hängen insgesamt zurück. Wir sind nicht Europas Schlusslicht, aber stehen bei Weitem auch nicht an der Spitze. Mit anderen Worten: Wir sind noch nicht da, wo wir hinwollen.

Wo sind Sie in NRW denn mit dem Tempo schon zufrieden?

Eingang des NRW-Wirtschaftsministerium
Seit dem Regierungswechsel 2017 ist das Thema Digitalisierung in NRW mit dem Wirtschaftsministerium erstmals zentral in einem Haus gebündelt.
Wir sind auf einem guten Weg, aber wir wollen schneller werden. Seit Anfang des Jahres ist die sogenannte Zugangsdrehscheibe in den Behörden eingerichtet, also elektronische Zugänge in den Landesbehörden, damit Vorgänge schnell verteilt und bearbeitet werden. Gleiches gilt für das Servicekonto, über das ich mich als Bürger authentifizieren kann, wenn ich eine Dienstleistung elektronisch abwickeln möchte. Auch werden wir bis Ende 2018 die Basiskomponente E-Payment so in unsere Dienstleistungen eingebaut haben, dass ich als Bürger nicht fünf Euro Gebühren physisch übergeben muss.
Parallel dazu arbeiten wir an allen anderen Grundlagenprojekten: Die E-Rechnung ist ein weiteres Beispiel. Da muss die gesetzliche Grundlage geschaffen, die Technik muss eingerichtet werden, und die internen Prozesse müssen sich anpassen. Rechnungen zukünftig elektronisch anzunehmen, das allein ist noch kein Vorteil. Effizienzsteigerung ergibt sich erst, wenn es gelingt, die Rechnung auch elektronisch weiterzuverarbeiten. Dann schöpfe ich Sparpotenziale, Zeit und Geld.
Im Kern geht es immer um die Frage: Wie lassen sich Abläufe in der Verwaltung leichter und schneller machen – für die Beschäftigten selbst, aber auch und vor allem für ihre „Kunden“? Bürgerinnen und Bürger wie Unternehmen sollen mit maximal drei Klicks an die Dienstleistung oder Information kommen, die sie erreichen möchten.
An dieser Stelle ist der richtige Schritt, die Portale der Kommunen und das Landesportal, das wir gerade aufbauen, intelligent miteinander zu verknüpfen. Dann finden sich auch alle leicht und schnell damit zurecht.

Die Landesverwaltung NRW arbeitet in Zeitfenstern, die in der freien Wirtschaft als „gemässigtes Tempo“ durchgehen würden. Ist der Eindruck falsch?

Hartmut Beuß
Bereits im Herbst 2013 wurde der Kölner Hartmut Beuß, 62, als langjähriger Abteilungsleiter im Innenministerium zum Beauftragten der Landesregierung Nordrhein-Westfalen für Informationstechnik ernannt. Als NRW-CIO berichtet der Ministerialdirigent seit dem Regierungswechsel im vergangenen Jahr heute direkt an den NRW-Wirtschaftsminister Andreas Pinkwart.
Wie schon gesagt: Wir sind auf einem guten Weg, aber wir wollen schneller werden. Und wir müssen die technische Entwicklung natürlich stets im Blick haben. Es kann ja gut sein, dass bis 2025 die eine oder andere technologische Entwicklung neue Möglichkeiten bietet. Diese Offenheit, auf Technik reagieren zu können, müssen wir uns bewahren. Blockchain zum Beispiel spielt für uns in der Verwaltung heute noch keine besondere Rolle. Das wird sich nach meiner Einschätzung ändern.

Abläufe ist ein gutes Stichwort. Seit 2017 ist Digitalisierung nicht mehr dem Innenministerium zugeordnet, sondern dem Ministerium für Wirtschaft. Was hat sich dadurch für Sie geändert?

Zum ersten Mal ist das beherrschende Zukunftsthema Digitalisierung in einem Haus gebündelt. Das ist ein guter Schritt, es bedeutet aber nicht, dass Digitales damit ausschließlich im Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie betreut wird. Digitalisierung spielt in alle Lebensbereiche hinein, und damit sind alle Ressorts betroffen – Telematik und Verkehr, E-Health, digitale Bildung, um nur einige Beispiele zu nennen.

Was bedeuten diese Bündelung und der da mitschwingende neue Stellenwert der IT gleichwohl hinsichtlich der Handlungsspielräume für den CIO, seines Budgets und seiner Durchgriffsmöglichkeiten im Sinne von zentraler IT-Steuerung versus Ressorthoheit?

Die Bündelung führt nicht zu veränderten Kompetenzen beim CIO. Und selbstverständlich gibt es immer wieder mal den „klassischen Konflikt“ zwischen zentraler IT-Steuerung und Ressorthoheit. Wir leisten uns noch zu viel Nebeneinander an IT-Lösungen und haben zu wenig einheitliche, standardisierte Lösungen. Doch es gibt heute eine deutlich höhere Bereitschaft, die Ressorthoheit so auszulegen, dass etwas gutes Gemeinsames dabei rauskommt.

Was zum Beispiel?

Hartmut Beuß
Soweit möglich, will NRW-CIO Hartmut Beuß das Nebeneinander von IT-Lösungen durch einheitliche, standardisierte Lösungen ersetzen.
Hier gibt es eine Reihe von Beispielen: Als wir die E-Akte einführten, haben sich mit Ausnahme des Justizbereichs, der mit dem elektronischen Rechtsverkehr schon vorher unterwegs war, alle Ressorts verpflichtet, die ausgeschriebene Lösung hinterher auch einzusetzen. Das wäre vor zehn Jahren, vielleicht auch vor fünf Jahren, noch nicht denkbar gewesen. Auch für andere sogenannte Basiskomponenten wie die elektronische Laufmappe, die Zugangsdrehscheibe für elektronische Eingänge, das Servicekonto haben wir eine Lösung für alle. Und es gibt für die Umsetzung unseres E-Government-Gesetzes, das heißt für das Programm „Digitale Verwaltung“, ein zentrales Budget. Im Ergebnis haben wir dafür die Programmverantwortung, stimmen aber natürlich den Fahrplan und den Ressourceneinsatz mit den Ressorts ab.

Inwieweit gilt es mit Blick auf unterschiedliche Bedarfe Ihrer Ministerien im Auge zu behalten, dass die sich mitunter zusätzlich auch noch am Bund orientieren müssen?

Das ist definitiv ein Punkt. Finanzverwaltung, Justiz, Polizei – es gibt Bereiche, die sind in bundesweite Absprachen eingebunden. Das müssen wir in NRW akzeptieren, es erhöht aber natürlich den Bedarf an Abstimmungen. Nur werden die heute sehr konstruktiv geführt, wenn es etwa um Kompatibilität geht. Denn unterschiedliche Lösungen müssen zumindest miteinander arbeiten und kommunizieren können.

„Konstruktiv“ – womit hat das zu tun?

Damit, dass alle Beteiligten in einem dynamischen Prozess die Einsicht gewonnen haben: Wenn jeder versucht, seine Probleme der Umstellung auf Digitalisierung selbst zu lösen – und alleine –, dann werden wir scheitern. Und diejenigen, für die Verwaltung Dienstleister ist, werden es weder verstehen noch akzeptieren.

Aber die Frage ist immer: Wie kommt man dahin? In Unternehmen haben unterschiedlichste Bereiche oft unterschiedlichste Ansichten darüber, wie was in welcher Reihenfolge digitalisiert werden soll. Gibt es in der NRW-Landesregierung auch dieses Silodenken?

Guido Hollasch
Guido Hollasch
T-Systems Account Director Land Nordrhein-Westfalen
Der Begriff ist uns in der öffentlichen Verwaltung nicht ganz unbekannt. Aber wie gesagt: Das Verständnis, dass wir nicht nur sehr viel stärker zusammenarbeiten, sondern auch einheitliche Standardlösungen entwickeln müssen, ist deutlich größer als noch vor wenigen Jahren.

Klingt gut. Heisst aber im Klartext: Cloud-Computing bleibt für die Landesverwaltung ein No-Go?

Nein, kein No-Go, aber wir sind bei Public Clouds bisher noch reserviert. Wir beschäftigen uns intensiv mit dem Thema, aber wir betrachten es differenziert. Es gibt Bereiche, bei denen es nicht um besonders sensible Daten geht, die wiederum besondere Fragen zu Datenschutz oder Privacy aufwerfen. Hier sind Cloud-Lösungen eine ernst zu nehmende Alternative, nicht zuletzt aus Kostengründen.

Das Thema Public Cloud brennt noch nicht, glimmt aber schon vor sich hin?

Das Bild trifft es ganz gut. Wir müssen uns mit dem Thema auseinandersetzen und tun das auch. Denn allein die permanent zunehmende Datenspeichermenge zwingt uns dazu.

Nordrhein-Westfalen brauche neben der digitalen auch eine mentale Transformation, haben Sie unlängst auf dem Kongress e-nrw gesagt. Kommt da die Hierarchie ins Spiel, von der Sie eingangs sprachen?

In den 600 Behörden der nordrhein-westfälischen Landesverwaltung nutzen mehr als 30 Prozent der über 300.000 Mitarbeiter einen PC-Arbeitsplatz.
Absolut. Hierarchie in der Verwaltung wird künftig anders gelebt werden, als wir es gewohnt sind. Der klassische Weg eines Papierdokuments ist ja: geschrieben vom Sachbearbeiter, dann „vorab zur Kenntnis“ zu verschiedenen Kolleginnen, Kollegen, Vorgesetzten. Dort wird es gegebenenfalls gegengezeichnet und geht seinen Weg bis hoch zur Behördenleitung. Dieser Weg ist auch grundsätzlich sinnvoll, damit alle Beteiligten informiert und eingebunden sind. Aber heute werden Informationen so schnell abgefragt und geliefert, top-down und umgekehrt, dass die klassische Hühnerleiter nicht immer funktioniert. Und damit müssen alle Hierarchieebenen lernen umzugehen.

Was wird in Sachen öffentliche Verwaltung das „next big thing“? 

Wir haben mit unserem Programm „Digitale Verwaltung“ ja eine Vision verbunden, um deutlich zu machen: Warum machen wir das? Denn natürlich ist das eine riesige Herausforderung für uns alle in der Verwaltung. Und das wiederum löst hin und wieder Sorgen aus. Deshalb ist es so wichtig klarzumachen, worum es geht: Es geht darum, das Leben der Beschäftigten und unserer Kunden leichter zu machen. Wenn wir diesen Prozess bis 2025 abschließen – mit spürbaren Erfolgen schon auf dem Weg dahin –, dann sollen die Kunden sagen: „Mit den Behörden in NRW kann man prima, schnell und effizient zusammenarbeiten.“ Und zugleich sollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sagen: „Mensch, wir sind gut, und es macht Spaß, in der Verwaltung zu arbeiten.“ Das wäre für mich persönlich das „next big thing“. Und da kommen wir hin.

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