Videokonferenzsysteme sparen Zeit und kostspielige Dienstreisen.
Arbeitsplatz der Zukunft

Per Videokonferenz um die Welt

Videokonferenzsysteme liegen im Trend: Institute und Unternehmen sparen Zeit und ersetzen kostspielige Dienstreisen. Das Einsparpotenzial ist riesig.
Die neue Art der interdisziplinären Kommunikation
Als internationale Netzwerkuniversität setzt die Freie Universität Berlin auf konvergente Netzinfrastruktur und innovative Kommunikationstechnik von T-Systems.
Zur Begrüßung lächelt Vasco Tonack freundlich in die Kamera, die den gesamten Konferenzraum einfängt. Als Vasco Tonack an diesem Morgen beginnt zu sprechen, bewegt sich die Kamera direkt auf ihn zu. „Die Kameras fangen den Audiostrom der Redner auf und ordnen sie per Gesichtserkennung den Personen im Raum zu“, sagt der Projektleiter Unified Communication vom Hochschulrechenzentrum der Freien Universität Berlin (FU Berlin). Das Überblenden findet völlig automatisch statt, ohne dass jemand einen Knopf drücken muss. Sobald die Personen im Raum durcheinander reden, wechselt die Kamera in die Totale.
Vor über drei Jahren führte die FU Berlin das neue Videokonferenzsystem ein. Seitdem tauschen sich Forscher der Universität mit Wissenschaftlern aus aller Welt per Web- und Videokonferenz aus. Denn Dienstreisen wären nicht nur viel teurer, sondern kosten auch viel Zeit und belasten die Umwelt. Die Technologie ist verlässlich, funktioniert nach Angaben der FU Berlin in neun von zehn Fällen. Dank höchster Audio- und Bildqualität entstehe ein natürlicher Eindruck, sagt Vasco Tonack. Der Grund: Statt auf dem Tisch ist das Mikrofon an der Decke platziert und gibt ein klares Sprachbild wieder. So hat man das Gefühl, dass der Gesprächspartner mit am Tisch sitzt. „Je besser die Qualität ist und man beispielsweise dank SpeakerTrack den Redner automatisch heranzoomt, Blickkontakt hergestellt wird, die ultrahochauflösende Kamera die Hautfarbe des Gesprächspartners natürlich wirken lässt und auch je natürlicher das Audio klingt – desto besser ist das Feedback der Nutzer“, sagt Torsten Prill, Chief Information Officer (CIO) der Freien Universität Berlin.

Unternehmen könnten Milliarden sparen

Zwar sei das Fax als Kommunikationsmittel unter deutschen Unternehmen noch weiter verbreitet als Skype und Co., so ein Ergebnis einer aktuellen Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW), doch das Potenzial für Videokonferenzen und andere digitale Kommunikationskanäle ist riesig:
Jährlich mehr als acht Milliarden Euro ließen sich so für Unternehmen sparen – zum Beispiel für Reisekosten. 2016 habe die Wirtschaft knapp 52 Milliarden Euro für nationale und internationale Dienstreisen ausgegeben. 16 Prozent dieser Reisen lassen sich dem IW zufolge durch elektronische Kommunikation ersetzen.

Studie: Motivierter und engagierter dank Webkonferenz

Dass es sich auch aus anderen Gründen lohnt, auf Videokonferenzen zu setzen, zeigte auch eine weitere Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO). Demnach diskutieren Teilnehmer in Videokonferenzen viel länger und ausführlicher als in klassischen Telefonkonferenzen. Der Grund: Teammitglieder fühlen sich viel besser in die Entscheidung eingebunden, sind signifikant zufriedener und stehen mehr zum Ergebnis. 70 Prozent der Studienprobanden gaben an, dass sie motivierter und engagierter waren, wenn sie ihre Teammitglieder auf dem Bildschirm sehen konnten. Weit mehr als die Hälfte der Teilnehmer findet es wichtig, dass sich Dokumente zusammen bearbeiten lassen. Besser wird der Studie zufolge auch die Arbeitsatmosphäre: Drei von vier Teilnehmern sagten, dass die Kommunikation durch die Konferenztechnik direkter und persönlicher wurde.
An der Freien Universität Berlin wiederum ist man da schon einen Schritt weiter: Über das Videokonferenzsystem tauschen sich indes nicht nur Forscher mit Kollegen aus São Paulo in Brasilien oder Tel Aviv in Israel aus – auch Studierende profitieren von der Technologie. „Inzwischen verteidigen Studierende und Doktoranden sogar Master- oder Doktorarbeiten über Videokonferenz, weil etwa der Prüfer nicht vor Ort sein kann oder Studierende nach dem Studium in Berlin wieder in ihr Heimatland zurückkehren“, sagt Vasco Tonack.
„Der Bedarf an Videokonferenzen ist riesig“, sagt Vasco Tonack. „Wir hatten damals eine Videokonferenz im Monat, heute mehrere am Tag.“
Das Ziel ist klar: An der Hochschule soll daher schon bald die Anzahl der Räume mit der entsprechenden Technologie verdreifacht und von derzeit zwei auf sechs aufgestockt werden.

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