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Lösung

Smart Archiving Services

Digitale Archivierung mit ImageMaster

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Thomas E. Hofmann
Thomas E. Hofmann

Portfolio Manager Archivierung

Mit den Smart Archiving Services stellt T-Systems eine revisionssichere digitale Dokumenten- und Datenarchivierung als Service aus der Cloud bereit. Unternehmen bündeln alle Daten in einem zentralen Archive Backbone und verbessern so die Leistung ihrer IT-Systeme und die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse.
Eine umfassende digitale Archivierung ist für Unternehmen unverzichtbarer Teil des Enterprise Content Managements (ECM): Werden unternehmensrelevante Daten und Dokumente digital erfasst, verwaltet, gespeichert und bereitgestellt, können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die Smart Archiving Services von T-Systems ermöglichen eine automatisierte und revisionssichere digitale Archivierung dieser Daten und Dokumente – etwa von elektronischen Personalakten, Verträgen, Rechnungen, Bestellungen, E-Mails, etc.
Vorteile der Smart Archiving Services für ..
Transparent und variabel
  • Smart Archiving Services bieten eine bedarfsgerechte Lösung zur digitalen Archivierung
  • Höchste Transparenz dank flexibel erweiterbaren Leistungspaketen
Zertifizierte IT-Sicherheit und Datenschutz nach deutschem Recht
  • Hosting in einem gesicherten, ITIL- und ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland
  • Service- und Rechenzentrumsmanagement basierend auf der Sicherheitsarchitektur ESARIS (Enterprise Security Architecture for Reliable ICT Services)
  • SAP-Zertifizierung ImageMaster ArchiveLink und Information Lifecycle Management (ILM)
  • Telekom PSA-Zertifizierung (Privacy and Security Assessment) der Archivierungslösung ImageMaster für technische Sicherheit und Datenschutz
Zertifizierte IT-Sicherheit und Datenschutz nach deutschem Recht
  • T-Systems stellt nicht nur die Software zur digitalen Archivierung zur Verfügung, sondern übernimmt auch Beratung, Entwicklung, Migration, Betrieb und Wartung
  • Mehr als 15 Jahre Erfahrung im Bereich digitale Archivierung
  • Mehr als 1.000 erfolgreiche Archivierungsprojekte hat T-Systems bereits realisiert.
Prozessoptimierung und Kostensenkung
  • Effizientere Prozesse durch automatisierte digitale Daten- und Belegarchivierung
  • Zeiteinsparung und Entlastung der Mitarbeiter durch ein einheitliches Archivierungssystem
  • Kostensenkung durch Konsolidierung der Ablage innerhalb einer zentralen Archivlösung
  • Standortübergreifende Ablage, klar strukturiert und jederzeit verfügbar
Revisionssichere Langzeitarchivierung
  • Digitale Archivierung mit ImageMaster erfüllt gesetzliche Vorgaben zur Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und langfristigen Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Informationen
  • Datenaufbereitung und Zugriffsmöglichkeiten gemäß den Grundsätzen des Bundesfinanzministeriums zum Datenzugriff und zur Überprüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
  • Zuverlässige Datenspeicherung dank hochsicherer und hochverfügbarer Cloud-Umgebung
Wirtschaftliche und flexible digitale Archivierung
  • Kurze Mindestvertragslaufzeit von zwölf Monaten
  • Nutzungsabhängiges, dynamisches Volumenmodell (+/- 100 User, +/- 100 GB)
  • Kurzfristige Volumenänderung möglich (innerhalb von zwei Werktagen)

Digitale Archivierung aus der Cloud

Die Lösung basiert auf dem Archivservice ImageMaster und begegnet drei Herausforderungen: Der steigenden Datenmenge und Komplexität von Systemlandschaften sowie immer umfangreicheren handels- und steuerrechtlichen Regularien zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen. Unternehmen und Behörden sind verpflichtet, steuerrelevante Unterlagen bis zu zehn Jahre und länger elektronisch zu archivieren. Die Smart Archiving Services erfüllen diese Anforderungen und halten Revison und Steuerprüfung stand.
Die digitale Archivierung ist wie alle auf ImageMaster basierenden Anwendungen mit einem dedizierten Zugriffsmanagement ausgestattet. Der Zugriff erfolgt ausschließlich durch berechtigte Personen oder Systeme. Den sicheren Betrieb der digitalen Archivierung gewährleistet T-Systems. Da der Anwender die Lösung als Software-as-a-Service (SaaS) aus den hochsicheren Cloud-Rechenzentren von T-Systems bezieht, profitiert er darüber hinaus von skalierbaren Volumenmodellen und einer bedarfsgerechten Abrechnung.

Anwendungsbeispiele

Modular erweiterbare Archivierungsfunktionen

Die Smart Archiving Services sind modular aufgebaut und können je nach Anforderung um verschiedene Funktionsbereiche erweitert werden. Neben der SAP ERP-, ILM- und Messenger-Archivierung können weitere Business-Anwendungen zur digitalen Archivierung für SharePoint und E-Mail sowie für Compliance-Archivierung und Retention Management beauftragt werden. So entsteht ein einheitlicher Archive Backbone, auf den alle Mitarbeiter zugreifen können – unabhängig von Standort und Zeitpunkt.
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