Die Webseite eines multinational operierenden Unternehmens wie T-Systems in nur 125 Tagen komplett neu zu gestalten scheint eine unlösbare Aufgabe. Wir hatten sie – und mit dem agilen Projektmanagement den richtigen Ansatz, um die zu meistern.
Straffe Zeitpläne, knappe Budgets und ständig neue Anforderungen sind die Vorzeichen, unter denen viele Marketingprojekte stehen. So auch bei uns, als wir in nur 125 Tagen unsere Webseite von Grund auf überarbeiten und neu an den Start bringen sollten. Klassische Methoden hätten uns nicht die raschen Workflows ermöglichen können, die das ehrgeizige Vorhaben erforderte. Es galt unter anderem, kürzere Durchlaufzeiten zu etablieren, alle Teams auf Augenhöhe einzubeziehen und strukturiert auf das Ziel hinzuarbeiten.
Die Lösung: das agile Projektmanagement. Was bei IT-Projekten wie der Entwicklung von Software längst gang und gäbe ist, hält auch im Marketing vermehrt Einzug – und war für T-Systems ebenfalls der Schlüssel, um die Mammutaufgabe zu bewältigen. Doch auch hier mussten wir zunächst einige Aspekte klären, zum Beispiel, ob sich Scrum, Kanban oder ein anderer agiler Ansatz am besten eignete.
Rückblende: März 2019. Die Geschäftskunden-Sparte der Telekom erfindet sich neu, mit geschärften Produkt- und Lösungsfeldern und frischem Spirit. Die „Missing T“-Kampagne soll im Herbst anrollen und positioniert T‑Systems als Partner der digitalen Transformation. Der neue Claim „Let‘s power higher performance“ sagt: Wir packen’s an. Wir krempeln die Ärmel hoch, um unsere Ziele zu erreichen: Mehr Reichweite, Awareness und Traffic auf unserer Webseite, für deren Relaunch nur 125 Arbeitstage bis zum Kampagnenstart bleiben.
Die Messlatte hängt hoch: Die Webseite soll das beste digitale Erlebnis bieten und aus Besuchern Kunden machen. Kundenzentrierung anstelle von selbstverliebter Produktdarstellung, Storytelling statt reiner Zahlen und Fakten. Einfach, modular, personalisierbar, inklusive Mobile First. Das ist der Maßstab, den wir immer wieder anlegen. Schnell ist klar: Das ist in der Kürze der Zeit nur mit agilen Methoden zu schaffen – traditionelles Projektmanagement war keine Option.
Das Wichtigste vorweg: Wir haben den Go-live in der angestrebten Zeit geschafft. Dank dieser Prinzipien und Erfolgsfaktoren, die agile Projektmanagement auszeichnen:
Das Ziel des agilen Projektmanagements und der agilen Arbeitsweise war unter anderem, zunächst mit einem Minimum Viable Product (MVP), also der besten Version der Seite, die in der Kürze der Zeit zu schaffen ist, live zu gehen.
Deshalb war der Go-live auch nicht das Ende des Projekts, sondern ein erster wichtiger und sichtbarer Schritt, dem eine kontinuierliche Weiterentwicklung folgt. Seitdem die neue Webseite online ist, arbeiten wir weiter an neuen Inhalten, Sprachversionen und Funktionen in zweiwöchigen Sprints, sodass sie in ein- bis zweiwöchigen Deployments live gehen können.
Keine Frage: Das agile Projektmanagement und der damit verbundene Workflow – mit direktem Einfluss auf Teams, Management und Organisation – brachte neue Anforderungen und auch Risiken mit sich. Es erforderte einen radikalen kulturellen Wandel. Bestehende Prozesse waren oft hinfällig, es gab plötzlich keine Hierarchie mehr, kein: „Du machst das und du machst das“. Jeder war Experte, engagiert und verantwortlich. Das setzte einen respektvollen Umgang miteinander und Transparenz voraus. Natürlich gab es Reibungsverluste. Und natürlich haben uns die Abstimmungen und Diskussionen viel Zeit gekostet, zum Beispiel, um den Prozess für die Content-Erstellung zu definieren. Es gab Brüche und Überraschungen – als wir beispielsweise festgestellt haben, dass wir uns in einigen Punkten gar nicht einig waren. Aber wir haben mithilfe eines Entscheidungsprotokolls schnell nachverfolgbare Entscheidungen getroffen und – wenn nötig – auch wieder revidiert.
Kern des agilen Ansatzes und Workflows ist reden, reden, reden. Egal, ob in virtueller Form oder bei Präsenzmeetings: Ein transparenter Austausch und kontinuierliches Feedback sind entscheidend. Auch zu kritischen Themen, obwohl sich einige mit einer solchen offenen Fehlerkultur schwertun. Dennoch war die Energie im Raum der wöchentlichen Campusmeetings spürbar, weil alle mit Hochdruck auf dasselbe Ziel hingearbeitet haben.
Der Erfolg gibt uns recht: Wir haben den Relaunch just in time und budgetgemäß gestemmt. Pünktlich zum Start der „Missing T“-Kampagne ist die neue Seite mit 400 Landingpages auf Deutsch und Englisch am 1. Oktober 2019 live gegangen. Nach 125 Arbeitstagen, 2700 Personenarbeitstagen und über 1500 bearbeiteten Jira-Tickets. Wir haben seitdem über 100% mehr Besuche auf www.t-systems.com und über 300 Prozent mehr Leads – Besucher, die Inhalte wie Whitepaper erhalten, ihre Kontaktdaten hinterlassen und potenzielle Kunden werden. Die Daten können wir im Online-Marketing und Vertrieb nutzen.
Neben dem agilen Projektmanagement entscheidend für den Erfolg: Wir haben mit der Webseite auf der „grünen Wiese“ begonnen, sie technologisch komplett auf neue Beine gestellt und in die Cloud migriert. Zudem ist die Seite mobil optimiert und auf Sales-Support fokussiert. Möglich war die minimale Projektzeit, weil wir uns auf die Entwicklung eines Minimum Viable Product (MVP) konzentriert haben.
Mit dem Go-live ist das Projekt nicht beendet, sondern gerade erst gestartet und das Backlog gut gefüllt. Nun geht es um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Die funktionsfähige und inhaltsstarke Webseite statten wir in zweiwöchigen Sprints mit neuen Funktionen und inhaltlichen Formaten aus und erweitern sie. Zudem bearbeiten wir sie täglich redaktionell und füllen sie mit weiteren Inhalten.
Mit der Pandemie richtete sich der Fokus vieler Unternehmen auf ihre digitale Transformation. Gerade wir können unsere Kunden dabei maßgeblich fördern und unterstützen. Zugleich entwickeln auch wir uns weiter. Für die Webseite bedeutet dies: Welche neuen Services bieten wir unseren Kunden an und wie können wir den Vertrieb noch stärker mit qualifizierten Leads versorgen? Die weitere Entwicklung ist in vollem Gange – und Projektmanagement-Methoden wie Kanban werden uns auch in Zukunft ermöglichen, effiziente wie fortschrittliche Workflows umzusetzen und Ziele in kürzester Zeit zu erreichen.
