„Welcome to the Jungle“ – schon ist er im Ohr, der Klassiker von Guns N‘ Roses. Und führt uns direkt dorthin, wo viele Workplace-Manager sich die Haare raufen: in den Dschungel scheinbar unbegrenzter Kollaborationsmöglichkeiten. Kann sich die Monokultur MS Office noch gegen die Artenvielfalt neuer Kollaborationskonzepte behaupten? Ganz ehrlich: nein. Für die meisten Unternehmen hat das altgediente Gewächs – zumindest in Sachen Zusammenarbeit – ausgedient. Die Collaboration-Landschaft ist in Bewegung, der Dschungel wird noch bunter und artenreicher. Und Unternehmen fragen sich: Welche Lösung passt am besten zu uns?
Die Ablöse für das Office-Paket kommt aus eigenen Reihen: Mit Teams hat Microsoft ein neues Kapitel für Collaboration-Tools aufgeschlagen und konsequent in Richtung einer modernen Public-Cloud-Bereitstellung gedacht. Das System ist zum Ausbau des Digital Workplace ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar, es gibt keine Offline-Paket-Version mehr. Teams fungiert als erster Ansprechpartner und Arbeitsverteiler: Exchange-Aufträge beispielsweise gehen nach Dublin ins Rechenzentrum und Dateiablagen an einen Sharepoint in Amsterdam. Teams sorgt damit im wahrsten Sinne des Wortes für internationale Arbeitsteilung – also echte Collaboration – und stellt tatsächlich ein elegantes, bruchfreies Zusammenarbeiten sicher. Damit wird es zur zentralen Schaltstelle des Digital Workplace – und schafft wichtige Voraussetzungen für den Arbeitsplatz der Zukunft.
Das Collaboration-Tool von Microsoft ist sinnig und durchdacht. Bereits Mitte vergangenen Jahres verzeichnete es laut Microsoft 13 Millionen tägliche Nutzer, Tendenz weiter steigend. Lauschen wir den obligatorisch durch den Urwald hallenden Unkenrufen, so handelt es sich hierbei nur um einen Hype. Die Gegenseite prognostiziert das Aus altbekannter Arbeitspraktiken rund um E-Mail und Dokumente-basierte Prozesse. Und die Wahrheit? Die liegt auch in diesem Fall dazwischen. Das Smart Office von morgen entsteht nicht durch Verdrängung, sondern durch sinnvolle Ergänzung. Denn sicherlich kann auch Teams nicht allen erdenklichen Anforderungen und Bedürfnissen gerecht werden, die Unternehmen mit sich bringen. Neben rein fachlichen Erwartungen an die Funktionalität sind es vor allem regulatorische Aspekte wie Compliance und Datensicherheit, die Unternehmen davon abhalten auf den Teams-Zug aufzuspringen.
Branchen wie Luftfahrt, Banken, Versicherungen oder auch öffentliche Einrichtungen müssen spezifische Anforderungen von Aufsichtsbehörden erfüllen. Hier ist die Bereitstellung aus einer Public Cloud immer noch eine große Hürde. Sie stecken bisweilen in der Zwickmühle zwischen den fachlichen Anforderungen seitens der Mitarbeiter und den Vorgaben der Regulierer. Regulierte Unternehmen, die vor diesem Hintergrund Teams-Lizenzen kaufen, müssen unter Umständen damit rechnen, dass sie diese nicht in dem Maße einsetzen können, wie sie geplant haben. Und das erzeugt Kosten ohne realen Gegenwert. In einer abgeschlossenen Private Cloud lassen sich hingegen weitreichende Sicherheitsmechanismen etablieren – und all jene kollaborativen Prozesse abbilden, die in der öffentlich zugänglichen Welt von Teams oder anderen Public-Cloud-Umgebungen nicht gut aufgehoben wären. Unternehmen, die besondere Anforderungen in Sachen Datensicherheit und Compliance erfüllen müssen, sind gut beraten, wenn sie auf unterschiedliche Sourcing-Modelle zurückgreifen. Ein kluger Mix aus Public und Private Cloud-Services schafft ein hybrides Umfeld, in dem Services sowohl den Anforderungen der Mitarbeiter als auch den Auflagen der Regulierer gerecht werden.
Ja, der Urwald ist voll von seltenem Gesträuch. Der Artenreichtum botanischer Ökosysteme ist eine wunderbare Metapher für die Vielfalt individueller Prozesse und Voraussetzungen, die jedes Unternehmen für ein gelungenes Collaboration-Konzept berücksichtigen muss. Wenn also heute jene Anwendung besonders gefragt ist, dann müssen schon morgen komplett andere kollaborative Workflows abgebildet werden – und das nicht nur flexibel, sondern auch skalierbar. Wie gut, dass das Angebot inzwischen zur Nachfrage passt. Und die Palette an hochspezialisierten Anwendungen, die von Mitarbeiter_innen an verteilten Standorten je nach ihrem spezifischen Bedarf genutzt werden können, wächst: Während Designer zum Beispiel auf die Adobe Creative Suite schwören, greifen Software-Entwickler gerne auf Jira und Agenturen auf Sprout Social zurück. Daneben gedeihen Dienste wie Slack, Zoom, Workflow by Facebook, Zoho, G Suite oder WebEx und erfreuen sich ebenfalls wachsender Beliebtheit. Hier geht der Trend eindeutig zu hybriden Cloud-Infrastrukturen, um diese Vielfalt integriert zu managen.
Jedes einzelne Collaboration-Tool muss zum Unternehmen, seinen Mitarbeitern und Prozessen passen. Die Integrierbarkeit von Add-ons ist dabei unverzichtbar: Nutzt eine Unternehmens-Unit beispielsweise bereits Dropbox oder Google Drive, sollte diese Funktionalität auch nach der Einführung einer weiteren Collaboration-Lösung erhalten bleiben. Ansonsten sind die dort abgelegten Daten außen vor – zwar nicht unwiederbringlich verloren, aber es wird komplizierter, sie in existente Arbeitsabläufe einzubinden. Umso besser, wenn diese bestehenden Tools via APIs angesprochen und damit systematisch in neue zentrale Collaborations-Plattformen eingebunden werden können. Zudem förderlich: Wenn ein System ermöglicht, dass Unternehmen ihre bestehende, eigene Security-Infrastruktur zur Verschlüsselung einsetzen können – und nicht ausschließlich die des Tool-Providers. Das spart nicht nur Stress, sondern erlaubt auch ein höheres Sicherheitsniveau.
Das A und O eines guten Collaboration-Konzepts ist also klar: Der Digital Workplace muss eine einheitliche Nutzererfahrung bieten. Das bedeutet de facto, dass nicht nur die Services verschiedener Hersteller zu integrieren sind, sondern auch verschiedene Sourcing-Optionen verbunden werden müssen. Diese Extraschleife und die Einbindung von Hybrid Cloud-Services lassen sich mit einem erfahrenen, anbieterunabhängigen Provider für Digital Workplaces ohne Weiteres in die Tat umsetzen. Wir beraten Sie gerne bei der Pirsch durch den Collaboration-Dschungel.
