Daten sind unverzichtbare Basis für innovative, digitale Geschäftsmodelle und wichtiges Kapital für Unternehmen. Deshalb sollte die Einführung von SAP S/4HANA immer mit einer nachhaltigen Datenstrategie und optimierten Datenhaltung einhergehen. Durch ein Housekeeping, das die organisatorischen und infrastrukturellen Aspekte der Migration beachtet, lassen sich Projektrisiken vermeiden, die Umstellung beschleunigen und Kosten sparen.
In Großunternehmen arbeiten weltweit oft mehrere tausend Nutzer im täglichen Business mit SAP. Entsprechend umfangreich sind Transaktionsvolumen und Datenmenge. Bereits vor der Migration klärt T-Systems deshalb, welche Daten genutzt werden und fürs neue SAP-System unverzichtbar sind. Aber auch, welche sich archivieren oder löschen lassen.
Um genau zu wissen, welche Daten in der eigenen SAP-Landschaft vorliegen und welche Abhängigkeiten zwischen Daten und einzelnen Systemen herrschen, ist ein umfassender Überblick nötig. Damit lässt sich während der Migration zu SAP S/4HANA verhindern, versehentlich Daten auszusortieren, die an anderer Stelle noch gebraucht werden.
Der ganzheitliche Ansatz von T-Systems für die SAP-Transformation ermöglicht einen solchen Überblick. Dabei senkt ein vor der Migration durchgeführter 360-Grad-Scan der bestehenden SAP-Landschaft die Kosten und Risiken für die Transition ins SAP S/4HANA-Zielsystem. Wichtige Bausteine für den Daten- und System-Check sind standardisierte SAP-Bordmittel sowie spezielle Analyse-Tools wie die Data Migration Factory, die das zu migrierende SAP-System automatisiert durchleuchten und Einblick in alle technischen Parameter vermitteln.
Prinzipiell gilt für die Daten- und Systemmigration: Für Datenschutz und Compliance bleibt der Kunde verantwortlich. T-Systems analysiert zwar die Daten, kennt aber nicht deren Inhalte – also, ob es sich um Personendaten, Stückzahlen oder Kontonummern handelt. Klar erkennbar sind jedoch Dateigröße und Dateityp wie Rechnungen oder Tabellen, sodass sich der benötigte Speicherbedarf in SAP S/4HANA frühzeitig abschätzen und planen lässt.
Wie wird die bestehende SAP-Landschaft im Detail analysiert? Zunächst spielt T-Systems ein ABAP-Programm ins zu migrierende SAP-System ein. Das Tool wertet den laufenden SAP-Betrieb automatisiert aus und spielt sämtliche Informationen zurück. Je nach Datenmenge dauert dieser Vorgang nur wenige Stunden; Vor-Ort-Termine sind nicht notwendig.
Im Anschluss analysieren SAP-Experten von T-Systems das Ergebnis und empfehlen einen Migrationsansatz. Das kann Brown- oder Greenfield oder auch eine Selective Data Transition sein, die die Vorteile von Neuimplementierung (Greenfield) und Systemkonvertierung (Brownfield) kombiniert.
Bei einem Kunden wurde im Zuge der Analyse festgestellt, dass er mehr als 7.000 selbst programmierte Anwendungen im SAP-Umfeld besitzt, davon aber nur etwa 20 Prozent nutzt. Klammert er die brachliegenden Programme und die damit verbundenen Daten und Transaktionen bei seiner Migration aus, verringern sich neben dem Projektaufwand auch die Kosten für Lizenzen und Speicherplatz im SAP S/4HANA-Zielsystem.
Anhand der Analyseergebnisse erstellt T-Systems eine individuelle Migration-Roadmap für den Kunden. Diese beinhaltet unter anderem, welche Housekeeping-Aktivitäten vor dem Umstieg durchgeführt werden sollten, und berücksichtigt, ob der Kunde schon Vorarbeit geleistet hat: Zum Beispiel, indem er SAP Fiori in seiner Benutzeroberfläche nutzt oder die SAP S/4HANA Simplification List umgesetzt hat, womit Transaktionen, Modifikationen und Module in der neuen SAP S/4HANA-Welt genauso funktionieren wie bisher.
Das Housekeeping sollte folgende Fragen berücksichtigen:
Sind alle Abhängigkeiten bekannt, die in der SAP-Umgebung hinsichtlich Daten und Schnittstellen bestehen, und wurden diese ausreichend dokumentiert?
Bei den Housekeeping-Aktivitäten achtet T-Systems darauf, dass der Kunde sein SAP-System möglichst nur einmal herunterfahren muss – und zwar für die eigentliche Systemumstellung. Alle Vorbereitungen werden in einem in einer Sandbox gekapselten SAP-System abgebildet, das dem Altsystem gleicht und mit dem der Absprung zu SAP S/4HANA schnell und einfach gelingt.
In der Sandbox aktualisiert T-Systems beispielsweise das Linux-Betriebssystem, führt ein SAP-Upgrade durch, setzt eine Unicode Conversion um oder überführt die bisherige Oracle-Datenbank auf SAP HANA. Schließlich ist alles so weit vorbereitet, um die S/4-Migration reibungslos abzuwickeln. Der Vorteil: Statt mehrere Ausfallzeiten für Upgrades oder Datenbankumstiege in Kauf nehmen zu müssen, gibt es nur noch eine Downtime – um den Schalter zu SAP S/4HANA umzulegen. Erfahrungsgemäß lassen sich dank dieser Methode bis zu 30 Prozent der Migrationskosten sparen und viele Risiken minimieren.
Bei einem DAX-Unternehmen konnten auf diese Weise die Kosten für die Migration deutlich gesenkt werden: Hier sollten drei SAP-Altsysteme künftig in einer SAP S/4HANA-Lösung abgebildet werden. Mithilfe der Data Migration Factory ließen sich während der Umstellung sieben Downtimes mit einer durchschnittlichen Dauer von 24 Stunden vermeiden. Eine Stunde Downtime kostet den Kunden etwa 50.000 Euro, sodass er insgesamt mehrere Millionen Euro einsparen konnte.
