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Elektronische Akte jetzt auch mobil

19.04.2016

Mitarbeiter in Behörden und Verwaltungen können künftig auch per Laptop, Smartphone und Tablet auf die „E-Akte Public“ zugreifen.
Bis spätestens zum Jahr 2020 soll die öffentliche Verwaltung ihre Vorgangsbearbeitung und ihre Akten digitalisieren, so legt es das E-Government-Gesetz des Bundes (EGovG) fest. Die Lösung „E-Akte Public“ macht das möglich. Nun ist ein weiterer Meilenstein in der Digitalisierung von Verwaltungen erreicht: Auf der CeBIT 2016 hat T-Systems den mobilen Zugriff auf die E-Akte Public vorgestellt. Mitarbeiter können jetzt jederzeit und von überall auf die Akten zugreifen oder digital mit Kollegen und anderen Behörden zusammenarbeiten. So lassen sich Vorgänge sicher, effizient, schnell und kundennah bearbeiten.

Hohe Sicherheit

Die mobile E-Akte Public genügt hohen Sicherheitsanforderungen. Mithilfe des Partners Mobilelron – dem führenden Hersteller für mobile Sicherheit – hat T-Systems die Anwendung als sichere Mobile-Content-Lösung umgesetzt. Das bedeutet einen einfachen und mobilen Zugriff auf die Daten bei gleichzeitigem Schutz der Übertragung und auf dem Endgerät. Die Verbindung zwischen Anwendung und Behördennetzwerk erfolgt verschlüsselt: über ein Virtual Private Network (VPN) bzw. per App-Tunnel.

Benötigte Informationen sofort finden

Die elektronische Akte wird durch passende Schnittstellen und Austauschformate nahtlos in die bestehenden Prozesse integriert. Bei der Eingangsbearbeitung ordnen Behörden zum Beispiel die elektronisch eingehende Kommunikation sowie gescannte Schriftstücke der entsprechenden E-Akte zu. In Fachanwendungen erstellte und bearbeitete Dokumente gelangen über Schnittstellen in die E-Akte.
Gespeichert werden alle Akten, Vorgänge oder Dokumente in einer einheitlichen Datenbank, die nun auch mobil zugänglich ist. Die bearbeitungsrelevanten Informationen lassen sich unter anderem dank einer intelligenten Dokumentensuche direkt auffinden. Außerdem profitiert die interne und behördenübergreifende Zusammenarbeit: Die Mitarbeiter können problemlos gemeinsam Akten bearbeiten.

Mobil, schneller und näher am Bürger

Hat ein Verwaltungsmitarbeiter künftig zum Beispiel einen Außentermin im Gericht, so kann er die nötigen elektronischen Akten jederzeit gesichert über den mobilen Zugriff einsehen. Auch Ergebnisse und Notizen lassen sich noch vor Ort dokumentieren und der entsprechenden Akte zuordnen. Bisher musste der Mitarbeiter das benötigte Dokument erst aus dem Archiv anfordern und kopieren, dann – nach dem Termin – eine Aktennotiz anlegen, die Akte wieder einlagern und die Kopie vernichten.
Die E-Akte Public basiert auf der weit verbreiteten Kollaborationsplattform SharePoint von Microsoft. T-Systems betreibt die Lösung je nach Wunsch beim Kunden vor Ort oder in den hochsicheren deutschen Rechenzentren von T-Systems.