Un jeune homme est assis à son bureau et regarde l’écran de son ordinateur portable d’un air fasciné

Gérer des documents dans le Cloud conformément au droit

Les GoBD donnent les prescriptions en matière de conservation des données fiscales électroniques importantes

Archiver légalement dans le Cloud les documents fiscaux importants

Les services Unified Archiving du Cloud sont un service d’archivage sur la base du système de gestion du contenu entreprise ImageMaster. La solution est conforme aux principes relatifs à la bonne gestion (proper management) et au stockage des livres, registres et documents sous forme électronique, ainsi qu’aux principes relatifs à l’accès aux données (GoBD) du Ministère fédéral des Finances (Bundesministerium der Finanzen, BMF)

Aperçu relatif à la conservation des documents

Vue plongeante sur un carrefour éclairé de nuit

Depuis le début de l’année 2017, les principes relatifs à la bonne gestion et au stockage des livres, registres et documents sous forme électronique, ainsi qu’à l’accès aux données (GoBD) sont juridiquement contraignants. Cela oblige les entreprises à archiver soigneusement les documents de comptabilité électroniques. Les documents de comptabilité importants doivent être enregistrés en entier, correctement et de manière à être non modifiables.

Afin d’archiver les documents en étant conforme au droit, il n’est pas suffisant de suivre les règles relatives au respect de la réglementation. Avec la masse de documents générés quotidiennement dans une entreprise, on peut rapidement ne plus s’y retrouver. Surtout lorsque les collaborateurs les enregistrent n’importe comment et n’importe où sur un serveur. Si quelques années plus tard, il y a un contrôle fiscal, la recherche peut devenir très fastidieuse.

Gestion du contenu entreprise depuis le Cloud

Bâtiments de bureaux, de nuit avec des bureaux éclairés

Des solutions juridiquement légales et conformes aux dispositions relatives à la révision pour la gestion du contenu entreprise (Enterprise Content Management, ECM) comme ImageMaster de T-Systems aident à traiter et gérer les documents en toute sécurité juridique. Avec l’offre de logiciel en tant que service, vous pouvez sauvegarder dans le Cloud des documents de manière sécurisée et conforme au droit, et au besoin les présenter. Dans des audits spécifiques aux projets et l’association pour les systèmes d’organisation et d’information (Verband für Organisations- und Informationssysteme, VOI), la TÜViT a confirmé qu’ImageMaster respecte la sécurité en matière de révision dans le cadre d’une certification de produit. Ceux qui se décident pour le service de Cloud dans un data center de T-Systems, obtiennent de la solution la garantie d’une sécurité des données et d’une protection des données selon le droit européen.

Respecter les délais de conservation de manière automatisée

Vous pouvez paramétrer à l’avance les délais de conservation. Ainsi, vous évitez que des documents ne soient supprimés trop tôt dans l’application en elle-même ou au niveau du stockage. En Allemagne, les délais vont de six – notamment pour les courriers commerciaux et d’affaires – à dix ans – par exemple pour les factures et pièces comptables. Et en raison de la longue durée du délai d’expiration des demandes de dommages et intérêts, les entreprises conservent certains documents bien plus longtemps que la durée réglementaire. 
 

Cloud public et privé sur site

La solution de Cloud peut être utilisée depuis un Cloud privé ou public, ou encore directement par une entreprise sur une plateforme hébergée par un tiers. Elle peut être intégrée avec différentes applications via des interfaces d’intégration standard. L’accès se fait de manière complètement transparente à partir d’applications leaders comme Outlook, SharePoint, SAP ou de clients utilisateurs de l’ImageMaster basés sur le navigateur.
 

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Gérer des milliards de documents de manière protégée contre la lecture non autorisée

Cet exemple d’un grand groupe allemand de logistique illustre le fait que les données sont générées à grande vitesse, et qu’elles doivent être archivées conformément au droit et aux prescriptions relatives à la révision : dès qu’un client accepte un envoi et valide la réception, un document est généré et il doit être conservé. Cela se produit jusqu’à 20 millions de fois par jour. Grâce à ImageMasters, les quittances de réception sont classées automatiquement et de manière centralisée. La solution peut prendre en charge de très grands volumes. Pour les groupes logistiques, elle gère plus de dix milliards de documents et propose à des millions d’utilisateurs finaux des possibilités d’accès, rien que dans le secteur du suivi d’envois.

ImageMaster traite des téraoctets

Des collègues en plein process créatif sont debout devant des notes collées sur une vitre en verre

Une entreprise allemande de chimie et de pharmaceutique utilise ImageMaster, afin de conserver les e-mails de ses collaborateurs en toute sécurité juridique. En moyenne, 210 000 e-mails sont traités en une heure avec un volume de données de 57 gigaoctets. Ainsi, jusqu’à 5 millions d’e-mails sont reçus et le volume total s’élève entre-temps à 150 téraoctets.

Se conformer aisément aux prescriptions légales

  • Inaltérabilité : les entreprises doivent garantir qu’aucune modification ne puisse être apportée à des documents ou que ces derniers ne puissent être manipulés
  • Accès : en fonction des besoins, la documentation de procédure doit être rapidement disponible
  • Affectation : il doit être clairement établi à quelle transaction ou quel projet un document est affecté
  • Conservation : tous les documents doivent être conservés aussi longtemps que l’exigent les lois ou les directives de l’entreprise

Les spécificités techniques d’ImageMaster depuis le Cloud

  • Conforme aux principes relatifs à la bonne gestion et au stockage des livres, registres et documents sous forme électronique, ainsi qu’à l’accès aux données (GoBD)
  • Évolutif pour s’adapter aux exigences les plus strictes concernant le nombre d’utilisateurs et les objets de données
  •  Inclusion simple de différentes applications (par ex. SAP, Microsoft Exchange, SharePoint et d’autres)
  • Mise à disposition redondante dans les data center de classe Tier 3
  • Services hautement disponibles avec la capacité reprise après sinistre (DR) grâce aux Datacenter double site

Certifications des data centers ISO 9001, ISO 27001 et ISO 20000-1

Écosystème numérique

Pour être parées pour l’avenir, les entreprises doivent s’appuyer sur les quatre piliers suivants : connectivité, Cloud & infrastructure IT, sécurité et transformation digitale. Grâce à la gestion des documents dans le Cloud garantissant l’intégrité des données, elles économisent des coûts d’investissement et peuvent se préparer à chaque contrôle fiscal en toute sérénité.

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