Pour gérer ses processus administratifs, le client a recours à SAP depuis plus de 25 ans déjà. Il en résulte une multitude de documents et de données qui doivent être conservés de manière fiable pendant des périodes déterminées, conformément aux exigences légales et organisationnelles, et qui doivent être supprimés de manière tout aussi fiable – une fois le délai de conservation écoulé. Il ne s’agit pas seulement de documents SAP tels que les pièces comptables et les objets d’archivage spéciaux du module SAP Public Sector Management, mais aussi d’objets liés aux personnes tels que les fiches de saisie du temps de travail, les arrêts maladie et les bulletins de salaire des employés du Land. En règle générale, ces documents sont conservés dans les bases de données associées aux systèmes SAP. Dans les anciennes architectures de SAP R/3, il s’agit entre autres de bases de données Oracle et dans les nouveaux systèmes SAP S/4HANA, de bases de données HANA-In-Memory.
Afin de soulager les systèmes SAP, le client a décidé de mettre en place une solution d’archivage séparée pour les données et les documents. Cette solution d’archivage devrait être disponible en tant que SaaS et être utilisable aussi bien pour les anciens systèmes R/3 que pour les systèmes modernes SAP S/4HANA. Parallèlement, le système devait également répondre à des exigences en matière de protection des données et de conformité en raison de la confidentialité des données stockées.
Il y a plus de 25 ans, le Land a mis en place, avec l’aide de T-Systems, un système moderne basé sur SAP pour une gestion budgétaire et un contrôle de gestion uniformisés au niveau national. Dans le cadre de ce projet, le système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) ImageMaster de T-Systems a également été introduit. Aujourd’hui, plus de 82 systèmes SAP de tous les ministères du Land, y compris les sous-organisations, les universités et les entreprises, sont reliés à ce système d’archivage centralisé. Pour la connexion, ImageMaster utilise les interfaces certifiées SAP ArchiveLink et Information Lifecycle Management (ILM), qui garantissent l’externalisation des contenus spécifiques à SAP vers le système ECM ainsi qu’un accès transparent de la part de SAP. Actuellement, les documents qui ont dépassé la durée de conservation dans les systèmes SAP, définie spécifiquement pour chaque document et comprise entre 36 et 72 mois, sont externalisés. Cela facilite la gestion des applications SAP et réduit la charge de la base de données, ce qui diminue les pertes de performance. La conformité est garantie de manière uniforme dans tous les systèmes SAP grâce à l’enregistrement sécurisé conformément aux directives légales de conservation et à la suppression dans les délais. L’interface SAP-ILM garantit en outre le respect de la protection des données découlant du RGPD pour les documents contenant des données à caractère personnel.
T-Systems a non seulement soutenu l’introduction d’ImageMaster avec des prestations de conseil et d’implémentation, mais exploite également la solution d’archivage dans le cadre du support SAP pour le Land allemand.
Avec ImageMaster, nous mettons à la disposition du client depuis plus de 25 ans une solution d’archivage fiable qui garantit la conformité et qui évolue continuellement au fil du temps.
Avec ImageMaster, le client dispose d’une solution uniformisée pour le stockage inviolable des objets d’archivage les plus divers provenant des différents systèmes SAP de l’administration du Land. Le système ECM permet une gestion transversale et uniforme des données et des documents et aide également les autorités à respecter les exigences légales et opérationnelles en matière de stockage et de suppression. L’exploitation par T-Systems garantit la réalisation des niveaux de service nécessaires.
Parallèlement, l’archivage des données hors SAP contribue à réduire le coût total de possession de la base de données SAP. L’efficacité des processus et la productivité des systèmes SAP sont maintenues, car les systèmes accèdent directement aux documents dans le système d’archivage. Au total, ImageMaster couvre depuis plus de 25 ans toutes les exigences technologiques et fonctionnelles des clients et met également à disposition les fonctions et interfaces nécessaires pour les scénarios futurs comme SAP S/4HANA.
