Detail

MCB 24/7 beschikbaar dankzij slimme cloudoplossingen

23-sep-2019

Al 75 jaar levert het Brabantse MCB metaal. Autofabrikanten, bouwbedrijven en maakindustrie bestellen dagelijks plaatstaal, buizen en andere materialen. Klanten worden steeds veeleisender. Producenten staan altijd ‘aan’. Om 6 dagen per week beschikbaarheid en een levertijd binnen 24 uur te kunnen garanderen, werkt ook MCB dag en nacht door. “Om vanuit IT 24/7 de noodzakelijke ondersteuning te kunnen geven, hebben wij onder andere het technisch beheer en ons datacenter geoutsourcet“, aldus Michael Klaasen, Director MCB Business & Information Services.
Michael Klaasen, Director MCB Business & Information Services.
Michael Klaasen, Director MCB Business & Information Services.
De economie draait op volle toeren en steeds meer bedrijven hebben tegenwoordig nachtelijke shifts waarvoor ze op tijd hun materiaal willen hebben. Michael Klaasen: “Dat betekent dat ook wij ’s nachts doorgaan. Dus orders verwerken, materiaal bewerken in de fabriek en transport klaarmaken, zodat de eerste vrachtwagen om 06:00 uur ‘s ochtends de deur uit kan. ‘Vandaag bestellen is morgen leveren’.”

Uitbreiden van het team of naar de cloud?

Om die klantverwachtingen ook te borgen vanuit IT, stond het bedrijf voor de keuze om de IT-afdeling óf sterk uit te breiden voor 24/7 ondersteuning óf naar de cloud te gaan en de technische support uit te besteden. Het werd het laatste. “Met name vanwege de schaalbaarheid en flexibiliteit. Dat kunnen we niet in ons eigen datacenter realiseren.”

Ondersteuning en expertise van externe partijen

De grootste uitdaging was de vergelijkbaarheid van de diversiteit aan oplossingen die er zijn. “Wat doen we met SAP-applicaties en waar laten we onze webshop draaien? Gaan we naar Amazon, Azure of gebruiken we beide? En wat zetten we waarop? Om de juiste keuze te maken hebben we externe partijen gevraagd om ons hierin te ondersteunen. T-Systems helpt ons met de keuzes en het beheer van de public clouddiensten. De migratie van SAP-applicaties naar de private cloud is ondersteund door myBrand.”

Cloud journey

De migratie naar de cloud heeft MCB in drie stappen uitgevoerd. “Daarvoor hebben we bewust gekozen om de risico’s te verkleinen en projecten individueel beheersbaar te houden. Tijdens elke stap hebben we uitgebreid getest zodat we issues kunnen oplossen voor live-gang.”
  1. Back office (SAP) naar de private cloud
    SAP wordt bij MCB breed ingezet: van inkoop tot finance en van verkoop tot en met het verzamelen van de orders. “Voor het outsourcen van zowel de systemen als het technisch beheer hebben we acht maanden de tijd genomen. Een spannend moment was natuurlijk de fysieke verhuizing van SAP uit ons eigen datacenter naar die van MyBrand. Op zo’n moment leg je je hele bedrijf stil en moet binnen 48 uur alles weer up & running zijn op de nieuwe locatie. Daarvoor was een gedetailleerd draaiboek beschikbaar. Uiteindelijk is de hele ‘verhuizing’ bijzonder goed verlopen met vrijwel geen impact voor de business. De uitgebreide voorbereiding en de nadruk op intensief testen heeft zich uitbetaald. Het technisch en functioneel beheer van SAP ligt nu bij myBrand.”
  2. Webomgeving naar de public cloud
    “Het  e-commerce platform hebben we het afgelopen jaar verplaatst naar AWS. De schaalbaarheid en flexibiliteit van de public cloud in combinatie met de bijbehorende support maakt het veel eenvoudiger om 24 uur per dag de dienstverlening aan onze klanten te borgen. Vooral door de verwachte groei in deze omgeving naar 50% online sales, is flexibiliteit hier belangrijk.”
  3. Overige systemen naar de public cloud
    “Samen met T-Systems bekijken we per applicatie of deze geschikt is om naar de cloud te migreren en hoe je support het beste kunt inrichten. Applicaties die niet direct naar de cloud kunnen, staan in ons eigen datacenter in Valkenswaard. Het technisch en remote beheer doet T-Systems. Het grootste gedeelte van de ‘niet-SAP systemen’, migreren we naar Microsoft Azure. Voor een aantal systemen, zoals het volautomatisch  hoogbouwmagazijn en de systemen voor het scannen van materiaal, wordt de haalbaarheid in verband met potentiële latency nog onderzocht. Eind van het jaar ronden we ook dit project af.”

Een nieuwe manier van werken

Door het outsourcen van werkzaamheden wordt de manier van werken op de IT-afdeling anders. “Applicatieconsultants waren bijvoorbeeld gewend om even naar een andere kamer te lopen om iets te regelen met hun collega’s van technisch beheer. Nu gaat dat extern en moeten formele procedures worden doorlopen om een aanvraag in te dienen. De samenwerking met de leverancier verandert hierdoor ook. Met de wijsheid van nu hadden we aan dit proces meer aandacht moeten besteden.”

Next step: van R3 naar S4 HANA

Klaasen heeft een grote verandering in gang gezet met de migratie naar de cloud en het outsourcen van het technisch beheer: “Van een organisatie die alles zelf deed naar een organisatie die de regie voert over een aantal leveranciers.” Maar we zijn er nog niet. We onderzoeken bijvoorbeeld hoe we nieuwe technologieën zoals AI en machine learning kunnen inzetten. Een andere toekomstige stap in onze transitie is de overstap van SAP R3 (ECC en APO) naar S4 HANA. Deze dient als basis en is beter geschikt om gebruik te maken van IoT, AI en Machine learning voor bijvoorbeeld slim voorraadbeheer, het efficiënt inkopen van staal en het plannen van transport.” 

Tips:

  • Bereid je migratie goed voor en betrek je medewerkers bij de plannen. Je focust je al snel op de techniek, terwijl de HR-kant net zo belangrijk is in de transitie. Betrek ook de key user bij de migratie om draagvlak te creëren op de werkvloer en het uitgebreid te kunnen testen. Hij vormt de schakel tussen IT en medewerkers van de business voor wie het migratieproces vaak een grote onbekende is.
  • Houd de regie over wat er gebeurt en zorg ervoor dat je voldoende expertise behoudt. Want ook als je kiest voor uitbesteding blijf je als IT-afdeling verantwoordelijk.
  • Werk alleen samen met partijen die je vertrouwt en die kunnen zorgen voor de support die je nodig hebt om je bedrijf succesvol te houden. Vertrouwen en een goede samenwerking zijn zeker zo belangrijk als de contractuele afspraken.
  • Maak duidelijke afspraken met de business over het bijschakelen van clouddiensten. De flexibiliteit en schaalbaarheid zijn weliswaar een grote vooruitgang, maar bijschakelen betekent ook kosten die navenant stijgen.
Video: Waarom gaat MCB naar de cloud?