Detail

Hoe bevordert u de virtuele samenwerking in uw bedrijf?

14-sep-2016

Nieuwe businessculturen en technologieën vormen grote uitdagingen voor alle bedrijven, van MKB's tot wereldwijd actieve organisaties. Nieuwe hulpmiddelen en geautomatiseerde processen geven werknemers minder werklast, maar vergen ook hogere technische vaardigheden. Bovendien trekt van bedrijven en maatschappij op wereldniveau ook het werktempo omhoog.
Hoe de virtuele samenwerking in uw bedrijf te bevorderen
Geconcentreerde kennis en creativiteit zijn aanwezig in veel bedrijven. Om ervoor te zorgen dat alle werknemers in de toekomst deze middelen op een efficiënte manier kunnen gebruiken, moet een omgeving gecreëerd worden waar innovatieve ideeën kunnen evolueren. De beste ideeën komen dan ook vaak niet uit het management, maar uit het personeel.

Hoe groter het bedrijf, hoe complexer de interactie

In uw business zullen er, afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, verschillende afdelingen zijn die met elkaar communiceren. Hoe groter het bedrijf, hoe complexer de uitwisseling en overdracht van kennis. Naast de geschikte technische middelen, waaronder de middelen voor samenwerking, is het engagement van het managementteam van cruciaal belang.
Een eerste belangrijke eis, is de bereidheid, van de organisatie en de cultuur om zich te verfijnen en zich aan te passen aan de digitale tijdgeest. Met de toenemende digitalisering verandert namelijk niet alleen de plek waar innovatie plaatsvindt, maar ook de spelers op de markt veranderen.
Wie had een paar jaar geleden gedacht dat bijvoorbeeld de zoekmachine-gigant Google zelfrijdende auto’s zou produceren, of dat een bedrijf zoals Uber in zeer korte tijd de taximarkt volledig op de kop zou zetten? Vandaag de dag is het niet de grootste concurrent die de beste innovaties oplevert, maar bedrijven die zich het beste uitgerust hebben voor de digitale toekomst.

Holistische aanpak tot verandering

De beste middelen voor een innovatieve samenwerking leveren geen enkele bijdrage, als ze niet bij het bedrijf passen.
Het is daarom belangrijk hoe u als bedrijf het potentieel van uw medewerkers en klanten het beste tot zijn recht laat komen.  Belangrijke voorwaarden hiervoor zijn:
  • sterke kennisnetwerken
  • een vrije informatiestroom 
  • werkende communicatie 
  • een holistische benadering in het specifieke bedrijfscultuur.
Dat wil zeggen, de beste hulpmiddelen voor innovatieve samenwerking zijn nutteloos, als ze niet bij het bedrijf passen. Een oplossing kan niet succesvol zijn als de werknemers deze oplossing niet gebruiken. Daarom moeten de werknemers en de ondernemingsraad tijdig betrokken worden bij  de planning. Denk hierbij bijvoorbeeld aan technische managers (de IT-afdeling), de marketingafdeling, klantenondersteuning en gespecialiseerde diensten. Deze afdelingen zijn de “multipliers“ die zich bezig houden met het concept hoe creatieve processen in het bedrijf in de toekomst uit te voeren.
Dit kost tijd, geld en mankracht, maar uiteindelijk loont deze aanpak wel, een aanpak die ook een soort culturele verandering vormt voor de meerderheid van de werknemers. Bedrijven die gebruik maken van IT-oplossingen voor virtuele collaboration laten een  tijdsbesparingen zien tot 300%.
Wanneer een innovatief samenwerkingsplatform is geïmplementeerd, fungeert dit als een “creatieve zone”, waar elke werknemer gelijke kansen heeft om zijn ideeën te uiten, zonder hiërarchie.. Dit neemt de vorm aan van een “innovatieblog” dat alle werknemers kunnen gebruiken, of een Wiki van een verzameling ideeën, waar de ideeën van andere werknemers geëvalueerd, toegevoegd en verfijnd worden. De werknemers kunnen dan alle nieuwe posts zien in een soort “activiteitenstroom”, die ze gedeeltelijk al kennen omdat ze in hun privéleven sociale media zoals Facebook gebruiken.

Zonder ondersteuning werkt het niet 

Om te zorgen dat alle werknemers deze tools kunnen gebruiken en op een creatieve manier kunnen samenwerken, moeten ze vaak uit hun comfortzone stappen. Ze moeten niet alleen gestimuleerd worden, maar ook ondersteund door de zogenaamde Community Managers, die openstaan voor alle vragen, zeker over innovatie. Dit is al gebleken uit de ervaring van bedrijven die deze overgang al hebben meegemaakt.
Voorbeelden van vragen zijn: Stuur ik mijn bericht via e-mail of via Instant Messaging?Post ik dit nu op onze in-house Wiki, waar iedereen dat kan zien? Heeft collega X er ook toegang toe? Kan ik nieuwe artikelen zien op mijn Smartphone als ik onderweg naar huis ben?

Platformen moeten bij het bedrijf passen

Tot slot: wie innovatie wil bevorderen in zijn bedrijf, wat gebruikelijk is met crowd-sourcing, moet een culturele en digitale verandering tot stand brengen. Om dit te doen, moeten de gekozen platformen  wel bij het bedrijf passen en gericht zijn op de taken en de communicatieprocessen. Bovendien moet u niet vergeten dat het massale gebruik van de samenwerkingsmiddelen alleen succesvol is als de werknemers tijdig geïntegreerd worden in uw projecten. U heeft ook iemand nodig die de nodige ondersteuning kan bieden bij hun nieuwe taken. Op deze manier zou niets meer in de weg moeten staan om het innovatieproces van uw bedrijf te verzekeren.