Die steigende Vielfalt an Produkten, Vertriebskanälen und Daten stellt Sportartikelhersteller vor neue Herausforderungen im Dokumenten- und Informationsmanagement. Gemeinsam mit T‑Systems modernisierte ein internationaler Sportartikelhersteller seine SAP-Landschaft auf AWS und etablierte mit ImageMaster ein zentrales Dokumentenmanagement für effizientere Prozesse und globale Zusammenarbeit. Dadurch konnten komplexe Datenbestände konsolidiert, Workflows optimiert und die Betriebskosten deutlich gesenkt werden.
Der Markt für Sportbekleidung ist im Umbruch. Immer mehr Menschen genießen funktionale Aspekte wie Trage-Komfort auch im Privat- und Berufsleben und machen Sportkleidung so zu Lifestyle-Kleidung. Die großen Sportartikelmarken reagieren auf diesen neuen Markt und bieten immer breitere, spezifische Bekleidungsangebote für die entsprechende Klientel.
Die Sportartikelhersteller vermarkten ihre Produkte über verschiedene Kanäle: Markenunabhängige Sportartikel-Handelsketten sind der traditionelle Kanal, aber vermehrt nutzen die Hersteller Online-Plattformen und eigene Flagship Stores, um ihre Lifestyle- und Sportprodukte anzubieten.
Für die internen und externen Abläufe brauchen sie leistungsfähige Management-Systeme wie SAP. Diese verwalten die komplette Logistik, bspw. Lieferscheine und Lagerhaltung, aber auch Rechnungs-, Controlling- und Kundendaten. Das IT-Team eines Sportartikelherstellers hat vor wenigen Jahren entschieden, seine SAP-Systeme mit Hilfe von T‑Systems in die Public Cloud zu AWS zu verlagern. Mit diesem Schritt wollte das Unternehmen seine eigenen digitalen und physischen Vertriebskanäle stärken.
Zusätzlich sollte nun ein professionelles Dokumentenmanagement etabliert werden, das Prozesse und Workflows optimiert, denn laut einer AIIM-Umfrage (Association for Intelligent Information Management) verbringen Mitarbeitende durchschnittlich 45 Minuten pro Tag mit der Suche und Verwaltung von Informationen – rund acht Prozent eines Arbeitstages.
Gerade im B2C-Umfeld ist ein monatliches Wachstum um mehrere Millionen geschäftskritischer Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine und andere steuerrelevante Papiere nicht ungewöhnlich. Der Datenbestand steigt so rasch an – absehbar war, dass das bestehende lokale Documentum-System nicht mit den Ansprüchen mithalten würde.
Um die Datenmengen und die Kosten zu beherrschen, brauchte das Team daher eine leistungsfähige, skalierbare Content-Service-Plattform, die reibungslos mit SAP zusammenarbeitet und die SAP HANA-Datenbanken entlastet. Die Plattform musste nicht nur deutliche Kosteneinspareffekte erzielen, sondern auch verschiedene rechtliche Rahmenbedingungen für die Dauer der Speicherung erfüllen, z. B. entsprechend GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), Abgabenordnung, HGB, aber auch EU-DSGVO für personenbezogene Daten. Zudem wollte der Sportartikelhersteller mit dem Content Service seine internen Dokumentenprozesse und Workflows optimieren.
Das IT-Team des Sportartikelherstellers entschied sich für ImageMaster von T‑Systems. ImageMaster ist ein am Markt etablierter Content Service. Dabei haben Kunden die freie Auswahl zwischen verschiedenen Delivery-Modellen: On-Premises, Private Cloud oder Public Cloud. In diesem Fall fiel zunächst eine Entscheidung für eine Private-Cloud-Variante der T‑Systems, mit der beispielsweise auch die Erfüllung von EU-DSGVO-Vorgaben einfach möglich ist. Nach einigen Jahren wurde die Lösung dann auf die T Cloud Public migriert, um weitere Kostenvorteile zu realisieren.
ImageMaster ist als Content Service von SAP zertifiziert, für SAP ArchiveLink, ILM und CMIS (Content Management Interoperability Services). So können Dokumente direkt aus SAP heraus archiviert, gesucht und genutzt werden. Standardmäßig enthält die Plattform Schnittstellen zu verschiedenen Standard-Applikationen wie SharePoint, E-Mail-Systemen und auch Salesforce sowie Fileshares. Über REST/ SOAP-Webservices können kundenspezifische Applikationen einfach integriert werden.
Im initialen Schritt migrierte T‑Systems innerhalb von 7 Monaten 430 Millionen Dokumente sowie Daten (insgesamt etwa 80 TB) von der lokalen Documentum-Installation auf ImageMaster. Im Jahr 2025 führte T‑Systems zusätzlich zu SAP ArchiveLink auch die Archivierung über SAP ILM ein. Alle Daten wurden so in einem globalen Archiv konsolidiert.
Die Leistungsfähigkeit von ImageMaster motivierte das Team in der Folge, den Content Service auf weitere Use Cases – auch jenseits von SAP – auszuweiten: Der Sportartikelhersteller nutzt ihn nun u. a. für die monatliche Archivierung der Finanzdaten aus den globalen Ladengeschäften, das Sichern von Bank- und Finanzdokumenten aus dem Order Management System des Online-Shops, für Kunden-Mailings, Marketing-Dokumente, die Lagerhaltung und Zoll-Dokumente.
Im System sind die Aufbewahrungszeiten für die einzelnen Dokumente als zentrale Policies hinterlegt. ImageMaster unterstützt so das Information Lifecycle Management mit der automatischen Löschung von Daten und Dokumenten. Mithilfe der integrierten End-to-end Services und Workflows stellt ImageMaster SAP-Daten auch für andere Systeme bereit. Aktuell managt der Content Service über 1 Milliarde Dokumente – insgesamt (gespiegelt) 300 TB.
Unsere Vision ist die Etablierung eines unternehmensweiten und zentralisierten Content Service für unseren Kunden, der Kosten und Komplexität reduziert sowie Compliance, Zusammenarbeit und Unternehmensprozesse verbessert.
Thomas Günther, Product Manager ImageMaster, T-Systems
Mit dem Content Service konnte der Sportartikelhersteller seine Archivierungskosten für SAP um mehr als 20 Prozent senken. Die Leistungsfähigkeit und Flexibilität von ImageMaster erlaubten, eine zentrale globale Content-Service-Plattform zu implementieren – die auch Anwendungen jenseits von SAP bedient. Damit sinken die Kosten, die Komplexität und der Management-Aufwand drastisch. Eine Fülle von regulatorischen Anforderungen kann mithilfe von ImageMaster automatisiert erfüllt werden. Der weltweit agierende Sportartikelhersteller kann mit ImageMaster in Kombination mit SAP seine geschäftskritischen Dokumente zentral sowie revisionssicher verwalten und gleichzeitig globale Geschäftsprozesse beschleunigen. Durch die nahtlose Integration in SAP werden Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferdokumente direkt in den jeweiligen Geschäftsprozessen verfügbar, wodurch Suchaufwand reduziert und Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Die skalierbare Plattform ermöglicht es, große Dokumentenvolumen aus verschiedenen Regionen effizient zu konsolidieren und Compliance-Anforderungen zuverlässig zu erfüllen. Dadurch verbessert das Unternehmen Transparenz, Effizienz und Entscheidungsfähigkeit entlang der gesamten internationalen Wertschöpfungskette.
Durch die digitale und revisionssichere Archivierung von Dokumenten mit ImageMaster reduziert der Sportartikelhersteller den Papierverbrauch sowie Druck- und Versandaufwand deutlich. Die zentrale Verwaltung von Geschäftsunterlagen in Verbindung mit SAP ermöglicht vollständig digitale Prozesse und minimiert manuelle Dokumentenflüsse. Gleichzeitig werden IT-Ressourcen effizienter genutzt, da große Dokumentenmengen strukturiert ausgelagert und langfristig verwaltet werden. So unterstützt die Lösung das Unternehmen dabei, seine globalen Geschäftsprozesse nicht nur effizienter, sondern auch nachhaltiger zu gestalten.
Die Lösung wurde anschließend in die T Cloud Public migriert, um weitere Kosteneinsparungen im zweistelligen Prozentbereich zu erzielen.
ImageMaster von T‑Systems bietet eine hochskalierbare, revisionssichere Content- und Archivplattform mit nahtloser SAP-Integration, die Dokumente zentral verwaltet und flexibel als Cloud-, Hybrid- oder Managed Service betrieben werden kann. Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Flexibilität von ImageMaster sichern die Erfüllung kundenspezifischer Anforderungen und somit die Zukunftsfähigkeit der Lösung. T‑Systems realisiert substanzielle Kostensenkungspotenziale für einen effizienten SAP-Betrieb.
