Die öffentliche Verwaltung steht vor einer grundlegenden Herausforderung: Wie können Behörden ihre Prozesse modernisieren, ohne dabei massive IT-Investitionen zu tätigen oder spezialisierte Entwickler einstellen zu müssen? Die Antwort liegt in einer Kombination aus Low-Code-Plattformen, künstlicher Intelligenz und intelligenter Automatisierung – Technologien, die bereits heute in deutschen Bundesländern erfolgreich eingesetzt werden.
Kommunale Behörden beschäftigen primär Sachbearbeiter und Dienstleister – keine Programmierer. Ihre IT-Landschaft sind häufig historisch gewachsen und durch eine Vielzahl isolierter Fachverfahren geprägt: Verschiedene Systeme arbeiten isoliert voneinander, Daten müssen manuell übertragen werden, und Genehmigungsverfahren dauern Wochen oder Monate. Das Ergebnis: Bürger warten, Mitarbeitende sind frustriert, und Ressourcen werden verschwendet.
Hinzu kommt ein weiteres Problem: Viele Verwaltungen sind an veraltete, unflexible Systeme gebunden, die sich nicht an regionale Besonderheiten oder neue Anforderungen anpassen lassen. Eine Modernisierung scheint unmöglich – zu teuer, zu komplex, zu riskant.
Gleichzeitig verschärft der demografische Wandel den Handlungsdruck. Viele Verwaltungen stehen vor einer Pensionierungswelle, während offene Stellen zunehmend schwer zu besetzen sind. Automatisierung wird dadurch nicht nur zu einer Effizienzmaßnahme, sondern zu einem wichtigen Instrument zur Sicherung der Leistungsfähigkeit der Verwaltung.
Hier kommt die sogenannte Hyperautomation ins Spiel. Sie kombiniert drei Technologien:
Das Ergebnis ist eine Plattform, die komplexe Verwaltungsprozesse weitgehend automatisiert und Mitarbeitende bei Entscheidungen unterstützt – schneller, fehlerfreier und transparenter als rein manuelle Bearbeitung.
Im Gegensatz zu reinen KI-Lösungen bleiben Entscheidungen jederzeit nachvollziehbar. Regelwerke, Datenquellen und Prozessschritte können dokumentiert und revisionssicher nachgewiesen werden. Dies unterstützt die Einhaltung regulatorischer Anforderungen und stärkt das Vertrauen in digitale Verwaltungsverfahren.
Ein konkretes Anwendungsbeispiel zeigt die Kraft dieser Technologie: Wenn ein Bürger einen Antrag einreicht, muss die Behörde normalerweise Daten aus verschiedenen Systemen zusammentragen – Fachverfahren wie Melderegister, Finanzanwendungen oder Geodaten- und Registersysteme. Das dauert, und Fehler entstehen durch manuelle Übertragungen.
Mit dem Live Data Konzept von Pega funktioniert das anders: Das System ruft automatisch und in Echtzeit alle benötigten Daten aus verschiedenen Quellen ab. Die Daten sind immer aktuell, Fehler werden automatisch erkannt und gekennzeichnet. Sachbearbeiter erhalten einen vollständigen, korrekten Datensatz – ohne Recherche, ohne manuelle Arbeit.
Ein weiterer Schlüssel zur Automatisierung sind sogenannte Decision Strategies. Das sind visuelle Werkzeuge, mit denen Sachbearbeiter – ohne eine Zeile Code zu schreiben – Entscheidungsregeln definieren können.
Beispiel: Ein Genehmigungsverfahren könnte folgende Regel haben: „Wenn der Antragsteller über 18 Jahre alt ist, keine Schulden hat und alle Unterlagen vollständig sind, kann der Antrag automatisiert zur Genehmigung vorgeschlagen oder – sofern rechtlich zulässig – direkt genehmigt werden. Diese Regel wird visuell definiert, das System führt sie aus – für Tausende von Anträgen pro Tag.
KI-gestützte Verfahren ergänzen regelbasierte Entscheidungen durch Mustererkennung, Prognosen und Risikobewertungen. Das System lernt dadurch aus bisherigen Fällen, erkennt Muster und kann sogar Betrugsfälle oder fehlerhafte Anträge automatisch identifizieren.
Die Verantwortung für Verwaltungsentscheidungen verbleibt dabei stets bei der zuständigen Behörde. KI und Automatisierung unterstützen Mitarbeitende, ersetzen jedoch nicht die fachliche und rechtliche Verantwortung.
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Die Implementierung solcher Systeme bringt messbare Ergebnisse:
Ein entscheidender Vorteil dieser Technologie ist ihre Benutzerfreundlichkeit. Moderne Plattformen wie Pega bieten:
Das T-Systems Digital Toolkit Public enthält beispielsweise vorgefertigte Lösungen für typische Verwaltungsaufgaben und ist bereits mit bundeseinheitlichen Systemen wie BundID kompatibel.
Ein häufiges Bedenken bei der Digitalisierung ist der Datenschutz. Hier gibt es gute Nachrichten: Moderne Lösungen erfüllen strenge europäische Anforderungen.
Systeme können auf der T Cloud betrieben werden – einer deutschen, souveränen Cloud-Infrastruktur. Das bedeutet:
Die Technologie ist nicht mehr Zukunftsmusik – sie funktioniert bereits in der Praxis. T-Systems hat erfolgreiche Projekte in Sachsen und Nordrhein-Westfalen umgesetzt. Das Unternehmen wurde mehrfach ausgezeichnet, unter anderem mit dem Pega Industry Excellence Award 2025 für den öffentlichen Sektor.
Auch der PAC INNOVATION RADAR 2026 zeichnet T-Systems als „Best in Class"-Anbieter für KI-Services in Deutschland und Europa aus – ein Beleg für umfassende Kompetenzen in intelligenter Automatisierung.
Für Behörden, die diesen Weg gehen möchten, gibt es heute verlässliche Partner und bewährte Technologien. Der erste Schritt ist einfach: ein Gespräch mit Experten, die verstehen, wie öffentliche Verwaltung funktioniert.
Mit dem Pega Blueprint werden Anforderungen schnell strukturiert erfasst und in klar definierte Geschäftsprozesse übersetzt. Auf dieser Basis entsteht unmittelbar ein klickbarer Prototyp, der gemeinsam mit Fachbereichen iterativ verfeinert werden kann – und das in Echtzeit. Die so validierten Prozesse werden anschließend automatisiert in Pega-Anwendungsartefakte überführt, was den Implementierungsaufwand deutlich reduziert. Abschließend erfolgt die Umsetzung in der gewählten Zielinfrastruktur – beispielsweise On-Premises, in der T-Cloud Public, der Pega Cloud oder einer anderen Cloud-Umgebung.
Intelligente Automatisierung ist kein Zukunftsszenario mehr – sie ist Realität. Behörden, die diese Technologien nutzen, werden schneller, effizienter und bürgernäher. Sie können ihre Mitarbeitenden entlasten, Kosten sparen und gleichzeitig bessere Services anbieten.
Die öffentliche Verwaltung wird damit zukunftssicher. Nicht durch massive Investitionen oder komplexe Technologie, sondern durch intelligente Lösungen, die mit den Menschen arbeiten – nicht gegen sie.
T-Systems begleitet Sie bei dieser Transformation – von der Analyse Ihrer Anforderungen über die Implementierung der passenden Lösung bis hin zur erfolgreichen Einführung in Ihrer Organisation. Sprechen Sie mit uns und gestalten Sie die Verwaltung von morgen schon heute.
