„Sozialdaten in der Cloud – das geht gar nicht“. Die AOK Niedersachsen zeigt, wie es geht und realisiert eine Output-Management auf Basis der Binect-Software und der T Cloud Public.
Über drei Millionen Versicherte, 195.000 Firmenkunden und über 30.000 Vertragspartner vertrauen auf die AOK Niedersachsen (AOKN). Sie ist damit die siebtgrößte Gesetzliche Krankenversicherung in Deutschland. Das spiegeln auch die Finanzkennzahlen der AOK Niedersachsen wider: Für das Jahr 2025 arbeitet die AOK Niedersachsen mit einem Haushaltsvolumen von über 17,3 Milliarden Euro Einnahmen in der Kranken- und der Pflegeversicherung.
Die Betreuung der Kunden und der regelmäßige Kontakt haben für die AOKN hohe Priorität. Die AOKN setzt weiterhin auf eine große Nähe vor Ort. 7.200 Beschäftigte sind an über 100 Standorten für die Kunden vor Ort verfügbar. Traditionell wichtig sind darüber hinaus auch non-personale Kanäle wie Mails und andere Druckmedien. Viele Dokumente, die die Krankenkasse an ihre Kunden verschickt, enthalten personenbezogene, Gesundheits- oder Sozialdaten, z.B. wenn es um Bescheide und Leistungsabrechnungen oder auch „nur“ um den Versand neuer Krankenversicherungskarten geht.
Jährlich verarbeitet die AOKN mehr als 20 Millionen Dokumente in über 16 Millionen Sendungen im Output-Management. Das macht sie zu einem Schwergewicht in der digital gestützten Verwaltung von Sozialdaten. Klar ist, dass diese Masse an Dokumenten nicht von Hand versandt werden kann. Ein professionelles Output-Management braucht professionelle Tools und Prozesse. Bereits seit mehr als 10 Jahren vertraut die AOKN dafür auf die Binect GmbH aus Darmstadt.
„Wir erstellen, verarbeiten und versenden unsere schriftliche Kommunikation schon seit mehreren Jahren über die Binect-Lösungen. Entscheidend waren für uns vor allem die elektronischen Aufbereitungsprozesse, die Flexibilität in der Auswahl des Versandkanals und die Schnelligkeit im Versand. Bedingt durch das hohe Schutzniveau der Daten liegt zudem ein besonderer Fokus auf den Security-Standards der Lösung. Vor allem: Es muss sich auch betriebswirtschaftlich rechnen“, erklären Sebastian Angerstein, Leiter IT Projekt- und Solutionmanagement und Christoph Meyer, verantwortlich für den Bereich Produkt- und Solutionmanagment bei der AOK Niedersachsen.
Die Binect ist einer der führenden deutschen Business-Process-Outsourcer für das Output-Management. Sie betreut mehr als 20.000 Nutzer, die jährlich über 100 Milliarden Sendungen verschicken. Die Wurzeln des Unternehmens reichen zurück in das Jahr 2001. Damals startete die Binect, noch unter dem Namen pawisda systems GmbH, als Anbieter von Support- und Administrations-leistungen für Druckzentren.
„Wir erkannten schnell, dass im Postausgang sehr große Rationalisierungspotenziale liegen. Dafür entwickelten wir eine Output-Management-Software und die entsprechenden Schnittstellen, die alle Briefe aus den Zweigstellen auf einem zentralen Rechner zusammenführte und zum Druck freigab. Postversand inklusive“, blickt Dr. Frank Wermeyer, der Binect-Geschäftsführer, zurück.
Die hohen Einsparpotenziale erfreuten nicht nur den damaligen Auftraggeber, eine bayerische Krankenkasse. Auch die Binect selbst war überrascht, welch enorme Effektivität in der Lösung tatsächlich steckte. „Diesen Softwareansatz haben wir kontinuierlich weiterverfolgt und optimiert.“
Im Laufe der Zeit entwickelte die Binect als Independent Software Vendor (ISV) ihre eigene Cloud-Reise immer weiter in Richtung eines SaaS-Providers (Software as a Service). Die verschiedenen Binect-Suiten entwickelten sich zu Microservices-basierten, Cloud-nativen Tools, was die Bereitstellung und Pflege deutlich vereinfacht.
„Auch bei der AOK Niedersachsen sind wir zunächst mit einer individuellen Software-Lösung gestartet. Sie wurde viele Jahre im klassischen Betriebsmodell vorgehalten“, erklärt Oliver Kohl, bei der Binect verantwortlich für die Individualentwicklung Bestandskunden. Das heißt: Die Binect liefert die Software und der gesetzte Inhouse-IT-Dienstleister betreibt die Software auf eigenen Servern.
„Für uns als Krankenkasse steht die zuverlässige Verfügbarkeit des Output-Management an erster Stelle“, so Meyer. Viele Sendungen sind Terminsachen. Die AOKN (und ihre Versicherten) erwarten, dass diese kanalabhängig unmittelbar eintreffen oder an die Postzustellung übergeben werden. An diesen Business-Kennzahlen wird auch die Binect gemessen.
In der Vergangenheit kam es bei der klassichen On-Premise Lösung mitunter zu Leistungsengpässen des Services. Diese waren bedingt durch limitierte, inflexible Infrastrukturkapazitäten, die beispielsweise die Lastspitzen bei der Erzeugung außerplanmäßiger Kampagnen nicht mitgehen konnten.
Vor etwas über vier Jahren kam das traditionelle Modell auf den Prüfstand. „Die existierende Hardware lief aus dem Support. Wir mussten über eine Neuanschaffung und die entsprechenden Investitionen nachdenken“, erinnert sich Angerstein.
„Als die Binect eine Bereitstellung des Services aus der Cloud aufwarf, begannen wir über das Thema nachzudenken“, erläutert Angerstein. „Klar war, dass bedingt durch das hohe Schutzniveau der Daten eine deutsche Cloud unmittelbar im Fokus stand, um auch die gesetzlichen Regularien an die Verarbeitung personenbezogener Daten erfüllen zu können. Mehr noch: auch Sozial- und Gesundheitsdaten fallen bei uns an, die in Deutschland streng geschützt sind.“
Auf unserer Suche nach der richtigen Cloud für unsere Cloud-Journey als ISV stießen wir auf die T Cloud Public. Sie ist ein deutsches Produkt und hat einen hohen Reifegrad mit einem umfangreichen Service-Portfolio – u.a. dem Storage Disaster Recovery Service (SDRS), der die Hochverfügbarkeit des Binect-Cloud-Service sicherstellt.
Oliver Kohl, Individualentwicklung Bestandskunden, Binect GmbH
Die T Cloud Public (ehemals Open Telekom Cloud) erfüllt die Voraussetzungen für eine sichere Verarbeitung sensibler Daten gemäß § 80 SGB X. Vorhanden sind zum einen Zertifizierungen nach ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 und BSI C5. Zudem ist die DSGVO-Konformität durch Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren gesichert. Die physische Sicherheit der Systeme ist auditierbar.
Darüber hinaus konnte die T Cloud Public mit den Verpflichtungen nach § 203 StGB (Berufsgeheimnisträger) und nach § 35 SGB I (Sozialdaten) punkten. Alles in allem wird so ein rechtssicherer und vertrauenswürdiger Betrieb für Sozialdaten gewährleistet.
Letzten Endes gaben auch die Sicherheits- und Datenschutzverantwortlichen grünes Licht für die neue Lösung. Mittlerweile läuft sie seit über drei Jahren für die AOK Niedersachsen.
Die Bereitstellung der Binect-Suite wurde für uns ein Leuchtturmprojekt, um Cloud-Dienste einzusetzen. Und wir haben den Schritt in dieser Zeit nicht bereut.
Christoph Meyer, Leiter Produkt- und Solutionmanagement, AOK Niedersachsen
Binect aus der T Cloud Public läuft stabil und überzeugt mit einer hohen Verfügbarkeit. Gibt es Probleme mit dem Service, wendet sich das Team der AOKN an die Binect-Ansprechpartner, die diese innerhalb kurzer Zeit beheben können.
Die Lösungszeiten haben sich von Tagen auf Stunden verkürzt. Die User Experience hat sich deutlich verbessert. Insgesamt ist die Service-Verfügbarkeit, die Performance sowie die Flexibilisierung in Lastspitzen deutlich besser geworden.
Sebastian Angerstein, Leiter IT Projekt- und Solutionmanagement, AOK Niedersachsen
„Auch wir bei der Binect profitieren von dem Cloud-Bereitstellungsmodell. Wollen wir Updates ausrollen, geht dies kinderleicht. Wollen wir skalieren, ‚resizen‘ wir auf Knopfdruck“, so Kohl. Zudem ist die T Cloud Public keine „namenlose Cloud“ – „mit Timo Adler haben wir einen persönlichen Ansprechpartner im Fall der Fälle. Auf ihn ist Verlass.
Der direkt erreichbare Ansprechpartner sorgt für kurze Wege und schnelle Rückmeldungen zwischen T Cloud Public und Binect. Er sorgt dafür, dass das Binect-Team auch bei komplexeren Anforderungen kompetente individuelle Unterstützung erhält.
Neben der höheren Stabilität erzielen die Binect und die AOK Niedersachsen mit dem Pay-as-you-use-Modell, das die T Cloud Public ermöglicht, klare Kostenvorteile. Das Enterprise Dashboard gibt dem Software-Anbieter jederzeit Transparenz über die Kosten und erlaubt so auch eine Steuerung.
Mittlerweile betreibt die Binect ihre Services für mehr als 40 Kunden auf der T Cloud Public: „Mit der Cloud Journey auf der T Cloud Public haben wir die richtige Entscheidung getroffen. Wir haben uns technisch für die Zukunft aufgestellt und können unsere Services auch bei hochregulierten Kunden anbieten.”
