A crescente diversidade de produtos, canais de vendas e dados apresenta aos fabricantes de artigos esportivos novos desafios no gerenciamento de documentos e informações. Juntamente com a T-Systems, um fabricante internacional de artigos esportivos modernizou seu cenário SAP na AWS e estabeleceu um sistema central de gerenciamento de documentos para processos mais eficientes e colaboração global utilizando o ImageMaster. Isso permitiu a consolidação de bancos de dados complexos, a otimização dos fluxos de trabalho e a redução significativa dos custos operacionais.
O mercado de roupas esportivas está passando por uma mudança radical. Cada vez mais pessoas também estão aproveitando os aspectos funcionais, como o conforto no uso em suas vidas pessoais e profissionais, transformando roupas esportivas em roupas de estilo de vida. As principais marcas de artigos esportivos estão respondendo a esse novo mercado e oferecendo uma variedade cada vez maior de roupas específicas para a clientela relevante.
Os fabricantes de artigos esportivos comercializam seus produtos por meio de vários canais: As cadeias de varejo de artigos esportivos independentes de marcas são o canal tradicional, mas os fabricantes estão usando cada vez mais plataformas online e suas próprias lojas principais para oferecer seus produtos esportivos e de estilo de vida.
Elas precisam de sistemas de gerenciamento avançados, como o SAP, para processos internos e externos. Eles gerenciam toda a logística, por exemplo, notas de entrega e armazenamento, mas também a fatura, o controle e os dados do cliente. Há alguns anos, a equipe de TI de um fabricante de artigos esportivos decidiu mover seus sistemas SAP para a nuvem pública no AWS com a ajuda da T-Systems. Com essa medida, a empresa queria fortalecer seus próprios canais de vendas digitais e físicos.
Além disso, o gerenciamento profissional de documentos deve ser estabelecido para otimizar os processos e os fluxos de trabalho, pois, de acordo com uma pesquisa da AIIM (Association for Intelligent Information Management), os funcionários gastam, em média, 45 minutos por dia procurando e gerenciando informações – cerca de 8% de um dia de trabalho.
Particularmente no ambiente B2C, não é incomum o crescimento mensal de vários milhões de documentos críticos para os negócios, como faturas, notas de entrega e outros papéis relevantes para os impostos. A quantidade de dados está crescendo tão rapidamente que era previsível que o sistema Documentum local existente seria incapaz de atender às demandas.
Para gerenciar os volumes de dados e os custos, a equipe precisava de uma plataforma de serviços de conteúdo avançada e dimensionável que funcionasse perfeitamente com o SAP e reduzisse a carga nos bancos de dados SAP HANA. A plataforma não só precisava obter economias de custo significativas, mas também atender a vários requisitos legais para a duração do armazenamento, por exemplo, de acordo com o GoBD (princípios para o gerenciamento e armazenamento adequados de livros, registros e documentos em formato eletrônico e para acesso a dados), o Código Fiscal Alemão, o Código Comercial Alemão, mas também o RGPD da UE para dados pessoais. O fabricante de artigos esportivos também queria usar o serviço de conteúdo para otimizar seus processos e fluxos de trabalho de documentos internos.
A equipe de TI do fabricante de artigos esportivos optou pelo ImageMaster da T-Systems. O ImageMaster é um serviço de conteúdo estabelecido no mercado. Os clientes podem escolher livremente entre diferentes modelos de entrega: on-premise, na nuvem privada ou na nuvem pública. Nesse caso, a decisão inicial foi tomada em favor de uma variante de nuvem privada da T-Systems, que também facilita a conformidade com os requisitos do RGPD da UE, por exemplo. Depois de alguns anos, a solução foi migrada para o T Cloud Public para obter mais benefícios de custo.
O ImageMaster é certificado como um serviço de conteúdo pela SAP para SAP ArchiveLink, ILM e CMIS (Content Management Interoperability Services). Isso significa que os documentos podem ser arquivados, pesquisados e usados diretamente no SAP. A plataforma inclui interfaces para vários aplicativos padrão, como SharePoint, sistemas de e-mail, Salesforce e compartilhamentos de arquivos como padrão. Aplicativos personalizados podem ser facilmente integrados por meio de serviços da Web REST/SOAP.
Na etapa inicial, a T-Systems migrou 430 milhões de documentos e dados (totalizando cerca de 80 TB) da instalação local do Documentum para o ImageMaster em sete meses. Em 2025, a T-Systems introduziu o arquivamento via SAP ILM, além do SAP ArchiveLink. Assim, todos os dados foram consolidados em um arquivo global.
O desempenho do ImageMaster posteriormente motivou a equipe a expandir o serviço de conteúdo para outros casos de uso – até mesmo para além da SAP: o fabricante de artigos esportivos agora o utiliza para o arquivamento mensal de dados financeiros de suas lojas globais, fazendo backup de documentos bancários e financeiros do sistema de gerenciamento de pedidos da loja online, para correspondências de clientes, documentos de marketing, armazenamento e documentos alfandegários, entre outros.
Os períodos de retenção dos documentos individuais são armazenados no sistema como políticas centrais. Assim, o ImageMaster suporta o gerenciamento do ciclo de vida das informações com a exclusão automática de dados e documentos. Usando os serviços e fluxos de trabalho integrados de ponta a ponta, o ImageMaster também fornece dados SAP para outros sistemas. Atualmente, o serviço de conteúdo gerencia mais de 1 bilhão de documentos, totalizando 300 TB (espelhados).
Nossa visão é estabelecer um serviço de conteúdo centralizado em toda a empresa para nossos clientes, que reduza os custos e a complexidade e melhore a conformidade, a colaboração e os processos de negócios.
Thomas Günther, Gerente de Produtos ImageMaster, T-Systems
Com o Content Service, o fabricante de artigos esportivos conseguiu reduzir seus custos de arquivamento para o SAP em mais de 20%. O desempenho e a flexibilidade do ImageMaster possibilitaram a implementação de uma plataforma centralizada de serviços de conteúdo global, que também atende a outros aplicativos além do SAP. Isso reduz drasticamente os custos, a complexidade e o esforço de gerenciamento. O ImageMaster pode ser usado para atender automaticamente a uma ampla gama de requisitos regulatórios. O fabricante global de artigos esportivos pode usar o ImageMaster em combinação com o SAP para gerenciar seus documentos essenciais aos negócios de forma centralizada e à prova de auditoria e, ao mesmo tempo, acelerar os processos de negócios globais. A integração perfeita com o SAP significa que documentos como pedidos, faturas ou documentos de entrega estão disponíveis diretamente nos respectivos processos de negócios, reduzindo o esforço de pesquisa e diminuindo os tempos de processamento. A plataforma dimensionável possibilita a consolidação eficiente de grandes volumes de documentos de diferentes regiões e o cumprimento confiável dos requisitos de conformidade. Como resultado, a empresa melhora a transparência, a eficiência e a capacidade de tomada de decisões em toda a cadeia de valor internacional.
Graças ao arquivamento digital e à prova de auditoria de documentos com o ImageMaster, o fabricante de artigos esportivos reduz significativamente o consumo de papel, bem como os custos de impressão e envio. O gerenciamento central de documentos comerciais em conjunto com o SAP permite processos totalmente digitais e minimiza os fluxos manuais de documentos. Ao mesmo tempo, os recursos de TI são utilizados de forma mais eficiente, pois grandes volumes de documentos são terceirizados de forma estruturada e gerenciados a longo prazo. Dessa forma, a solução ajuda a empresa a organizar seus processos de negócios globais não apenas de forma mais eficiente, mas também mais sustentável.
Em seguida, a solução foi migrada para o T Cloud Public a fim de obter mais economias de custo na faixa de dois dígitos percentuais.
O ImageMaster da T-Systems oferece uma plataforma de conteúdo e arquivo altamente escalável e à prova de auditoria, com integração perfeita com o SAP, que gerencia documentos de forma centralizada e pode ser operada de forma flexível como um serviço em nuvem, híbrido ou gerenciado. O desenvolvimento contínuo e a flexibilidade do ImageMaster garantem o cumprimento dos requisitos específicos do cliente e, portanto, a viabilidade futura da solução. A T-Systems percebe um potencial substancial de redução de custos para operações SAP eficientes.
