Um jovem está sentado à escrivaninha olhando encantado para a tela do laptop

Gerenciar documentos na nuvem em conformidade com a lei

Os regulamentos GoBD especificam os requisitos para o armazenamento de dados eletrônicos relevantes para impostos

Arquivar legalmente documentos fiscais relevantes

Os serviços Unified Archiving da nuvem são um serviço de arquivamento baseado no sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo ImageMaster. A solução está em conformidade com os princípios para a organização e o armazenamento adequados de livros, registros e documentos em formato eletrônico, bem como para o acesso aos dados do Ministério Federal das Finanças (BMF).

Manter uma visão geral dos documentos

Vista de cima de um cruzamento de tráfego iluminado à noite

Desde o início de 2017, os princípios para a organização e o armazenamento adequados de livros, registros e documentos em formato eletrônico, bem como o acesso aos dados (GoBD) são juridicamente vinculativos. Assim, as empresas têm a obrigação de arquivar documentos eletrônicos de contabilidade com o máximo cuidado. Documentos relevantes para impostos devem ser protegidos de maneira completa, correta e inalterável. 

No entanto, para arquivar documentos em conformidade com a lei, seguir as regras de conformidade não é o suficiente. Com o grande volume de documentos acumulados todos os dias nas empresas, é fácil perder o controle. Especialmente quando os funcionários armazenam os documentos em qualquer lugar em um servidor. Se uma auditoria fiscal for realizada alguns anos depois, ela poderá rapidamente se tornar complexa e difícil como procurar uma agulha no palheiro.

Gestão de conteúdos corporativos a partir da nuvem

Prédio de escritórios à noite com salas de escritório com as luzes acesas

Soluções legalmente compatíveis e à prova de auditoria para a gestão de conteúdos corporativos (ECM), como o ImageMaster da T-Systems, ajudam a editar e gerenciar os documentos de maneira legalmente segura. Com a oferta de software como serviço, você pode armazenar e, se necessário, apresentar documentos na nuvem de maneira segura e em conformidade com a legislação. O ImageMaster cumpre a segurança de auditoria e foi certificado pela TÜViT em auditorias específicas do projeto e pela Associação de sistemas organizacionais e de informação (VOI) no âmbito de uma certificação do produto. A solução garante a segurança e a proteção de dados em conformidade com a lei alemã para todos que escolherem o serviço em nuvem a partir de um datacenter da T-Systems.

Cumprir prazos de retenção automaticamente

Os prazos de retenção de dados podem ser predefinidos. Assim, não é possível excluir documentos antes da hora, nem no próprio aplicativo, nem a nível de armazenamento. Na Alemanha existem prazos de retenção entre seis anos – por exemplo, para cartas comerciais – e dez anos – por exemplo, para faturas e comprovantes de contabilidade. E, devido aos longos prazos de prescrição para reivindicações de indenização por danos, as empresas retêm alguns documentos durante muito mais tempo do que o legalmente prescrito. 
 

Nuvem pública, privada ou no local

A Solução em Nuvem pode ser usada a partir de uma nuvem privada ou pública, ou em uma plataforma própria da empresa ou hospedada por terceiros. Através de interfaces de integração padrão, ela pode ser integrada com os mais diversos aplicativos. O acesso ocorre de maneira totalmente transparente em aplicativos consagrados como Outlook, SharePoint, SAP ou através dos clients de usuário baseados em navegador do ImageMaster.

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Gerenciar bilhões de documentos de maneira segura para auditoria

O exemplo de um grande grupo de logística da Alemanha mostra a rapidez com que dados são gerados, que devem então ser arquivados de maneira legalmente compatível e à prova de auditoria: assim que um cliente aceita uma remessa e confirma o recebimento, um documento é gerado e precisa ser armazenado. Isto acontece todos os dias, até 20 milhões de vezes por dia. Com a ajuda do ImageMaster, as confirmações de recebimento são armazenadas centralmente de maneira totalmente automática. A solução é capaz de lidar com volumes muito grandes. Para o grupo de logística, ela gerencia mais de dez bilhões de documentos e oferece a milhões de usuários finais possibilidades de acesso só na área do rastreamento de remessas. 

ImageMaster processa terabytes

Colegas em processo de criação estão em pé à frente de anotações no vidro

Uma empresa alemã do setor químico e farmacêutico utiliza o ImageMaster para armazenar os e-mails de seus funcionários de maneira legalmente segura. Em média, 210.000 e-mails com um volume de dados de 57 GB são processados por hora. Assim, todos os dias até cinco milhões de e-mails são acumulados, agora com um volume total de 150 terabytes.

Atender a requisitos legais complexos com facilidade

  • Inalterabilidade: as empresas devem garantir que não seja possível realizar alterações ou manipulações posteriores em documentos
  • Acesso: se necessário, a documentação dos procedimentos deve ser acessada rapidamente
  • Atribuição: a atribuição de um caso de negócios ou de um projeto a um documento deve ser clara
  • Armazenamento: todos os documentos devem ser armazenados pelo tempo necessário, conforme exigido pelas leis ou diretrizes da empresa

Especificações técnicas do ImageMaster da nuvem

  • Conformidade com os princípios para a organização e o armazenamento adequados de livros, registros e documentos em formato eletrônico, bem como para o acesso aos dados (GoBD)
  • Escalabilidade para os requisitos máximos relacionados ao número de usuários e objetos de dados
  • Integração simples de diferentes aplicativos (por ex., SAP, Microsoft Exchange, SharePoint e outros)
  • Disponibilização redundante em datacenters da classe Tier 3
  • Serviços de alta disponibilidade com recurso de recuperação de desastres (DR), graças aos datacenters TwinCore

Certificação dos datacenters de acordo com as normas ISO 9001, ISO 27001 e ISO 20000-1
 

Ecossistema digital

Para se preparar para o futuro, as empresas precisam de quatro componentes: conectividade, nuvem e infraestrutura de TI, segurança e digitalização. Com uma gestão de documentação à prova de auditoria na nuvem, você economiza gastos com investimento e pode enfrentar qualquer auditoria tranquilamente.

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