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Illustration mit einem Kalenderblatt und Uhr

Zeitmanagement als Young Professional

Wie mich der Young Professional Alltag zu einem zeitbewussten Menschen gemacht hat

27. Juni 2022

Stress, Kopfschmerzen, Unruhe, eine erhöhte Reizbarkeit, wenig Schlaf und ein allgemein ungesunder Lebensstil sind nur ein paar Punkte der endlosen Liste der Nebenwirkungen von schlechtem Zeitmanagement.

Aller Anfang hat ein Ende

Leuchtende Glühbirne

Ich erinnere mich noch gut daran, als ich früher in meinem Freundeskreis für das Zuspätkommen bekannt war und viele Treffen absagen oder verschieben musste. In der Schule waren mir Deadlines kein Begriff, somit kam der Stress in mein Leben und war mein ständiger Begleiter. Nach meinem Schulabschluss startete ich ins Berufsleben und musste umdenken! Ich habe gelernt, Struktur und Zeitmanagement in meinen Alltag zu integrieren. Nach dieser Lektion kam ich zu dem Entschluss meinen Bildungsweg fortzusetzen und Produktmarketing und Projektmanagement zu studieren. Aufgenommen im Studium durfte ich mich dann auch über die positive Nachricht eines Praktikumplatzes im Bereich Marketing und Sales Enablement bei T-Systems freuen! Bei dem Praktikum ist meine oberste Priorität zeitlich flexibel zu sein, damit ich meinen Arbeitsalltag je nach Vorlesungen und Prüfungen gestalten kann. In Summe schaffe ich es heute ohne Stress mein berufsbegleitendes Studium, die Arbeit, meinen Haushalt, meine Beziehung und soziale Kontakte unter einen Hut zu bekommen!

Wie sieht mein Arbeitsalltag aus?

Ein Arbeitstag ist nie wie der am Vortag, genau das verlangt es mir ab, jeden Tag individuell zu planen und zeitlich zu strukturieren. Die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten ist für mich eine große Hilfe in Sachen Effizienz, da ich hierbei auf den Tag gerechnet viel Wegzeit einspare, die mir in beispielweise Prüfungsphasen einen Puffer zum Lernen bietet.

  1. Zu Beginn jedes Arbeitstages sammle ich die neuen Tasks für den Tag zusammen und ergänze sie in einer übersichtlichen To-Do Liste, um mir einen Gesamtüberblick zu verschaffen.
  2. Die Tasks von der To-Do Liste, priorisiere ich nach dem Eisenhower Prinzip, um ein zeitliches Fundament für meinen Arbeitstag zu schaffen.
  3. Wichtige und gleichzeitig dringende Tasks erledige ich nach dem „Eat the Frog“ oder „Pareto Prinzip“.

Aufgaben die über den Tag verteilt dazu kommen durchlaufen wiederum Schritt 1 bis 3.

Eine fixe Konstante ist die Mittagspause, die ich mir immer um 12 Uhr einplane.

In den letzten 30 Minuten meines Arbeitstages ergänze ich meine To-Do Liste noch einmal für den nächsten Arbeitstag und priorisiere, wenn möglich schon im Vorhinein.

Durch diese Vorgehensweise ist es mir möglich, effizient zu arbeiten und die bestmögliche Produktivität jeden Tag zu erreichen. 

Ein Arbeitstag bei mir sieht dann beispielsweise wie folgt aus:

Darstellung eines Prozess-Ablaufplanes

In der Früh checke ich meine Mails und schaue, ob es neue Tasks gibt, die ich dann in meine Tagesliste je nach Fälligkeitsdatum ordne. Danach schaue ich auf unser Teams Taskboard und WebEx und trage die neuen Tasks abermals in die Tagesliste ein. Die Tasks werden dann zusätzlich zu meinen Daily Tasks über die vier Felder Machen, Planen, Delegieren und Löschen priorisiert. Das Machen-Feld steht in dem Fall für dringende und wichtige Aufgaben, die am besten sofort erledigt werden sollen. Mit was beginne ich jetzt? Hierbei entscheide ich mich je nach Tagesverfassung, ob ich mit der für mich gefühlt anstrengendsten Aufgabe beginne oder Variante zwei, die leichtesten und kürzesten Aufgaben mit minimalem Aufwand zuerst erledige.

Diese Methoden funktionieren hervorragend bei Aufgaben, die nur ein Datum als Deadline aber keine Uhrzeit haben. Im Allgemeinen gilt für mich die Regel: Die Zeit hat höchste Priorität. In der Praxis bedeutet das: Aufgaben, die zu einer gewissen Uhrzeit erledigt werden müssen, haben immer Vorrang und werden dementsprechend über den Tag priorisiert. Eine mögliche Priorisierung nach Pareto unter Rücksichtnahme meiner Faustregel im Machen-Feld sieht dann wie folgt aus:

  • Paid Social einstellen (bis 10:00 Uhr)
  • Ready For Social (RFS) E-Mail-Aussendung
  • Young Professional Blog ausbessern
  • RFS Report einarbeiten
  • Jira Tickets beantworten
  • Social Media Reporting
  • Social Media Beiträge erstellen
  • RFS Redaktionsplan updaten (am Ende des Tages, da über den Tag noch Postings freigegeben werden)

In der letzten halben Stunde meines Arbeitstages werden die Aufgaben mit näherkommenden Fälligkeitsdatum aus dem Feld „Planen“ in das Feld „Machen“ übertragen, um für den nächsten Arbeitstag einen Überblick zu haben.

T-Systems als Arbeitgeber

Ohne dem flexiblen und agilen Arbeitsmodell bei T-Systems, wäre es mir nicht möglich meine Zeit effizient zu planen und somit die maximale Performance aus mir herauszuholen. Ich finde es großartig mich jeden Tag auf ein Neues, neuen Herausforderungen zu stellen und das in meinem Studium erlernte Wissen in die Praxis umzusetzen zu können. Während meines Praktikums durfte ich bis jetzt viele wertvolle Erfahrungen in meinem Team sammeln, die mir in meinem weiteren Karriereverlauf definitiv einen Vorteil verschaffen werden.

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