Zo veel mogelijk standaardiseren: Dat is de wens van veel ondernemingen als het gaat om hun SAP-systemen. Gestandaardiseerde processen betekenen namelijk minder moeite en lagere kosten. Aan de andere kant zijn er unieke processen, waarmee je jezelf van de concurrentie kunt onderscheiden. Wat moet er bij de overstap naar SAP S/4HANA prioriteit hebben? Met de MAX4SAP-template kunnen ondernemingen flexibel zowel standaardprocessen als individuele processen in kaart brengen.
Wat zit er achter MAX4SAP? Een voorgeconfigureerde template dat rekening houdt met gestandaardiseerde processen die relevant zijn voor jouw branche met schematische processen, gebruiksklare stamgegevens en rechten. Dit wordt aangevuld met een omvangrijke procesdocumentatie en verschillende testscenario's. Afhankelijk van de wensen van de klant kunnen processen in de desktopgebaseerde interface SAP GUI (graphical user interface) of in de webinterface SAP Fiori worden weergegeven.
Het bijzondere: MAX4SAP wordt modulair opgebouwd. Klanten kiezen zelf of ze kleine processtappen of een hele reeks van processen in kaart willen brengen of overnemen. Wat de klant ook kiest: T-Systems staat met raad en daad terzijde, houdt de eisen van de klant scherp in de gaten en stuurt aan op alle mogelijke meerwaarde van de implementatie van SAP S/4HANA.
Op dit moment herbergt MAX4SAP krap 40 E2E-processen en meer dan 150 modulaire processen. Hiertoe behoren ook processen als order-to-cash, purchase-to-pay of plan-to-inventory die typisch zijn voor de productie- en automotive-industrie. Bovendien worden klassieke SAP-modules als finance (FI), controlling (CO), productieplanning (PP), procurement & inventory management (MM), sales & distribution (SD) of extended warehouse management (EWM) uiteengezet. MAX4SAP is er in het Duits en in het Engels. Er kan ook rekening worden gehouden met landspecifieke compliancevereisten en valuta. Zo heeft T-Systems bijvoorbeeld voor de intercompany-processen ook rekening gehouden met Zwitserse franken.
Bij de overgang naar SAP S/4HANA ondersteunt MAX4SAP vooral bij "explore" en "design" van het transformatieproject. Over de achtergrond: Transformatieprojecten beginnen meestal met een explore-fase. Hierbij wordt ook het huidige SAP-landschap van de onderneming geanalyseerd om vast te stellen welke systemen bijvoorbeeld moeten worden geactualiseerd door middel van release-updates of patches om in de toekomst SAP S/4HANA te kunnen ondersteunen. Tegelijkertijd worden de bedrijfsprocessen en -vereisten onderzocht om uit te zoeken welke functies in SAP S/4HANA moeten worden ondergebracht.
In het kader van de explore-fase vindt in de regel een fit-gap-analyse plaats. Deze methode helpt ondernemingen om vast te stellen of aan bepaalde eisen van bedrijfsprocessenkan worden voldaan met behulp van standaardfuncties en -processen van SAP S/4HANA. Mogelijk zijn deze zo specifiek dat de SAP-software moet worden aangepast.
Vooral wanneer een onderneming in de loop der jaren veel eigen software heeft ontwikkeld, willen ze in het kader van de overstap graag "back to standard". Hiermee kunnen ze loskomen van oude lasten die hebben geleid tot compatibileitsproblemen en die de installatie van patches of releases bemoeilijken en de SAP-lifecycle complexer maken. Deze workshops worden ondersteund door de content in MAX4SAP.
Aan de hand van de resultaten uit de fit-gap-analyse wordt in de design-fase een gedetailleerd plan opgesteld voor de omschakeling. Daarnaast legt de onderneming in deze fase de technische en functionele eisen vast en wordt de datamigratie en de integratie van verdere processen vastgelegd.
In de praktijk stelt T-Systems binnen 14 dagen een kopie van de MAX4SAP-template exclusief beschikbaar voor de klant. Hierin presenteren de SAP-experts van T-Systems de voor de klant relevante standaard E2E-processen. Een voordeel: Dankzij MAX4SAP hebben ondernemingen tijdens de explore- en design-fase 30% minder tijd nodig dan voorheen. Een goede uitgangsbasis om succesvol naar SAP S/4HANA te migreren.
Hoewel SAP Best Practices ook een process framework biedt voor de migratie naar SAP S/4HANA, biedt MAX4SAP aanzienlijk meer mogelijkheden. Ondernemingen kunnen de procestemplates van MAX4SAP flexibel inzetten als sandbox-oplossing of als startpunt voor een SAP-ontwikkelsysteem.
Hoe variabel MAX4SAP kan worden gebruikt, is bijvoorbeeld te zien aan de processen die betrekking hebben op voorraadbeheer. De totaaloplossing omvat verschillende voorraadbeheermodules, zoals SAP Extended Warehouse Management (EWM), Invengtory Management (MM-IM) of Stock Room Management (StRM). EWM is uitermate geschikt voor centrale standplaatsen en grote productielocaties, maar niet voor kleine fabrieken of opslaglocaties. T-Systems kan de procestemplates wel geschikt maken voor kleinere locaties en varianten aanbieden die bijvoorbeeld alleen bestaan uit StRM.
Het team van T-Systems heeft ambitieuze plannen. Meer dan 50 experts wereldwijd zorgen ervoor dat er continu nieuwe processen worden opgenomen in de template. Zo zijn er nieuwe modules gepland zoals Enterprise Asset Management en Embedded Analytics. Daarnaast werken experts ook parallel aan het ontwikkelen van een MAX4SAP TEMPLATE voor SAP Master Data Governance (MDG). En: waarschijnlijk zal in het derde kwartaal de SAP S/4HANA Release 2022 beschikbaar zijn met alle nieuwe functionaliteiten.
