"Sociale gegevens in de cloud - dat is geen optie". AOK Niedersachsen laat zien hoe het wel werkt en realiseert outputmanagement op basis van Binect-software en T Cloud Public.
Meer dan drie miljoen verzekerden, 195.000 zakelijke klanten en meer dan 30.000 contractpartners stellen hun vertrouwen in AOK Niedersachsen (AOKN). Daarmee is het de zevende grootste wettelijke ziektekostenverzekeraar in Duitsland. Dit wordt ook weerspiegeld in de belangrijkste financiële cijfers van AOK Niedersachsen: voor het jaar 2025 werkt AOK Niedersachsen met een begrotingsvolume van meer dan 17,3 miljard euro aan inkomsten uit ziektekosten- en langdurige zorgverzekeringen.
Klantenzorg en regelmatig contact staan hoog in het vaandel bij AOKN. AOKN blijft zich richten op lokale nabijheid. 7.200 medewerkers staan klaar voor klanten op meer dan 100 locaties. Niet-persoonlijke kanalen zoals e-mail en andere gedrukte media zijn van oudsher ook belangrijk. Veel documenten die de zorgverzekeraar naar zijn klanten stuurt, bevatten persoonlijke, gezondheids- of sociale gegevens, bijvoorbeeld als het gaat om kennisgevingen en uitkeringsoverzichten of "gewoon" de verzending van nieuwe zorgpassen.
Elk jaar verwerkt AOKN meer dan 20 miljoen documenten in meer dan 16 miljoen outputmanagement-zendingen. Dit maakt het bedrijf tot een zwaargewicht in het digitaal ondersteunde beheer van sociale gegevens. Het is duidelijk dat deze grote hoeveelheid aan documenten niet met de hand kan worden verzonden. Een professioneel outputmanagement vereist professionele tools en processen. AOKN vertrouwt al meer dan 10 jaar op Binect GmbH uit Darmstadt.
"Wij creëren, verwerken en verzenden onze schriftelijke communicatie al enkele jaren via de Binect-oplossingen. De elektronische voorbereidingsprocessen, de flexibiliteit in de keuze van het verzendkanaal en de snelheid van verzending waren voor ons de doorslaggevende factoren. Vanwege het hoge niveau van gegevensbescherming is er ook speciale aandacht voor de beveiligingsnormen van de oplossing. Bovenal: het moet ook economisch haalbaar zijn," leggen Sebastian Angerstein, hoofd IT Project en Solution Management en Christoph Meyer, verantwoordelijk voor Product en Solution Management bij AOK Niedersachsen, uit.
Binect is een van de toonaangevende Duitse outsourcers van bedrijfsprocessen voor outputmanagement. Het bedrijf ondersteunt meer dan 20.000 gebruikers die elk jaar meer dan 100 miljard zendingen versturen. De oorsprong van het bedrijf gaat terug tot het jaar 2001. Destijds begon Binect, toen nog onder de naam pawisda systems GmbH, als leverancier van ondersteunings- en administratiediensten voor printcentra.
"We realiseerden ons al snel dat er een enorm potentieel was voor rationalisatie in uitgaande post. Hiervoor ontwikkelden we software voor outputmanagement en de bijbehorende interfaces, die alle brieven van de filialen op één centrale computer verzamelden en vrijgaven voor het afdrukken. Inclusief porto," zegt Dr. Frank Wermeyer, Managing Director van Binect, terugkijkend.
Het hoge besparingspotentieel was niet alleen goed voor de toenmalige klant, een Beierse zorgverzekeraar. Binect was zelf ook verrast door de enorme effectiviteit van de oplossing. "We hebben deze softwareconcept voortdurend verder ontwikkeld en geoptimaliseerd."
In de loop van de tijd heeft Binect zijn eigen cloudreis ontwikkeld als Independent Software Vendor (ISV) naar een SaaS-provider (Software as a Service). De verschillende Binect-suites zijn geëvolueerd tot op microservices gebaseerde, cloud-native tools, wat de implementatie en het onderhoud aanzienlijk vereenvoudigt.
"Ook bij AOK Niedersachsen zijn we begonnen met een softwareoplossing op maat. Het werd jarenlang in het klassieke besturingsmodel gehouden," legt Oliver Kohl uit, die bij Binect verantwoordelijk is voor de ontwikkeling op maat voor bestaande klanten. Dat betekent: Binect levert de software en de aangestelde interne IT-dienstverlener beheert de software op zijn eigen servers.
"Voor ons als zorgverzekeraar heeft de betrouwbare beschikbaarheid van outputmanagement de hoogste prioriteit", zegt Meyer. Veel zendingen zijn geplande items. De AOKN (en haar verzekerden) verwachten dat deze onmiddellijk aankomen of worden overhandigd aan de postafdeling, afhankelijk van het kanaal. Binect wordt ook afgemeten aan deze belangrijke bedrijfscijfers.
In het verleden leidde de klassieke on-premise oplossing soms tot knelpunten in de serviceprestaties. Dit was te wijten aan beperkte, inflexibele infrastructuurcapaciteiten, die bijvoorbeeld niet in staat waren om piekbelastingen op te vangen bij het genereren van niet-geplande campagnes.
Iets meer dan vier jaar geleden werd het traditionele model op de proef gesteld. "De bestaande hardware werd niet meer ondersteund. We moesten nadenken over een nieuwe aanschaf en de bijbehorende investeringen," herinnert Angerstein zich.
"Toen Binect met het idee kwam om de service vanuit de cloud aan te bieden, begonnen we erover na te denken," legt Angerstein uit. "Het was duidelijk dat, vanwege het hoge niveau van gegevensbescherming, de onmiddellijke focus lag op een Duitse cloud om te kunnen voldoen aan de wettelijke voorschriften voor de verwerking van persoonsgegevens. Sterker nog: we verzamelen ook sociale en gezondheidsgegevens, die in Duitsland streng worden beschermd."
In onze zoektocht naar de juiste cloud voor onze reis naar de cloud als ISV, kwamen we T Cloud Public tegen. Het is een Duits en ver doorontwikkeld product met een uitgebreid serviceportfolio, waaronder de Storage Disaster Recovery Service (SDRS), die de hoge beschikbaarheid van de Binect-cloudservice garandeert.
Oliver Kohl, van de afdeling individuele ontwikkeling voor bestaande klanten, Binect GmbH
T Cloud Public (voorheen Open Telekom Cloud) voldoet aan de vereisten voor de veilige verwerking van gevoelige gegevens in overeenstemming met artikel 80 SGB X. Het is gecertificeerd in overeenstemming met ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 en BSI C5. Daarnaast wordt AVG-naleving gegarandeerd door uitsluitend in Duitse datacenters te hosten. De fysieke beveiliging van de systemen kan worden gecontroleerd.
Bovendien kon T Cloud Public voldoen aan haar verplichtingen op grond van artikel 203 van het Duitse wetboek van strafrecht (beroepsgeheim) en artikel 35 van het Duitse wetboek van sociale zekerheid I (sociale gegevens). Al met al zorgt dit voor een juridisch veilige en betrouwbare verwerking van sociale gegevens.
Uiteindelijk gaven ook de beveiligings- en gegevensbeschermingsfunctionarissen groen licht voor de nieuwe oplossing. Intussen wordt zij nu al meer dan drie jaar door AOK Niedersachsen gebruikt.
De levering van de Binect-suite werd voor ons een vlaggenschipproject voor het gebruik van cloudservices. En we hebben er geen spijt van gehad dat we deze stap hebben gezet.
Christoph Meyer, hoofd Product- en Oplossingenbeheer, AOK Niedersachsen
Binect vanuit de T Cloud Public draait stabiel en maakt indruk met zijn hoge beschikbaarheid. Als er problemen zijn met de service, neemt het AOKN-team contact op met de Binect-contactpersonen, die deze binnen korte tijd kunnen oplossen.
De oplostijden zijn van dagen teruggebracht naar slechts uren. De gebruikerservaring is aanzienlijk verbeterd. Over het algemeen zijn de beschikbaarheid, prestaties en flexibiliteit tijdens piekbelastingen aanzienlijk verbeterd.
Sebastian Angerstein, hoofd IT-project- en oplossingsbeheer, AOK Niedersachsen
"Bij Binect profiteren we ook van het cloudimplementatiemodel. Als we updates willen uitrollen, is dit kinderspel. Als we willen schalen, 'resizen' we met één druk op de knop," zegt Kohl. Bovendien is de T Cloud Public geen "naamloze cloud" - "met Timo Adler hebben we ingeval van nood een persoonlijk contactpersoon. Je kunt op hem vertrouwen.
De directe contactpersoon zorgt voor korte afstanden en snelle feedback tussen T Cloud Public en Binect. Hij zorgt ervoor dat het Binect-team competente ondersteuning op maat krijgt, zelfs bij complexere zaken.
Naast een grotere stabiliteit behalen Binect en AOK Niedersachsen duidelijke kostenvoordelen met het pay-as-you-use model dat T Cloud Public mogelijk maakt. Het Enterprise Dashboard geeft de softwareleverancier op elk moment transparantie over de kosten en maakt dus ook controle mogelijk.
Binect beheert zijn diensten nu voor meer dan 40 klanten op T Cloud Public: "We hebben de juiste beslissing genomen met de Cloud Journey op T Cloud Public. We hebben ons technisch gepositioneerd voor de toekomst en kunnen onze diensten ook aanbieden aan sterk gereguleerde klanten."
