Ausgezeichnete Innovation: Digitaler Lieferschein erhält den ECR Award

Schluss mit Papier: Mit dem digitalen Lieferschein greift jeder Partner in der Lieferkette über eine zentrale Cloud-Plattform digital auf seine Warenbegleitpapiere zu, kommentiert sie und quittiert sie mit seiner Unterschrift. Dafür erhielt „Cloud4Log“ den ECR Award in der Kategorie „Innovation Excellence“. Etwa 250 geladene Gäste aus Industrie, Handel, Wissenschaft und Medien wählten Ende September 2022 ihren Favoriten aus den zuvor von der Jury ermittelten drei Projekten für die Finalrunde.

Das Kooperationsprojekt „Cloud4Log“ wurde von GS1 Germany, bekannt durch Standards und Lösungen rund um den Barcode, und der Bundesvereinigung Logistik umgesetzt. Hierbei arbeiten über 50 Unternehmen aus Industrie, Handel und Logistik an der Digitalisierung des Lieferscheins. Projektteilnehmer von dm-drogerie markt, Nestlé und der Nagel-Group stellten das Konzept des Pilotprojekts beim ECR Award 2022 vor.

„Der ECR Award war ein gutes Forum“, freut sich Björn Hobusch, Head of Business Services bei der Nagel-Group. „Hersteller und Handel waren stark vertreten. Wir erhoffen uns Aufmerksamkeit für das Thema digitaler Lieferschein.“ Das Konzept von Cloud4Log erlaube, das Papier aus dem Transport-Prozess zu nehmen, so Hobusch. Mit gleich mehreren Vorteilen: „Wir drucken das Papier nicht mehr aus, das bringt eine CO2-Ersparnis.“ Im papierbasierten Prozess begleitet der Lieferschein die Waren vom Hersteller bis zum Empfänger. „Der Fahrer läuft mit einem Packen Papier über den Hof. In Zeiten von Fachkräftemangel müssen wir dem Fahrer Zeit für seine eigentliche Tätigkeit verschaffen, nicht das Handling von Papier aufbürden.“ Darüber hinaus dient der Lieferschein beim Händler innerbetrieblich als Eingangsbestätigung. „Heute dauert es sieben bis zehn Tage, bis eine Quittung eingescannt und dem Kunden zur Verfügung steht für Klärungsprozesse. Nun passiert es nahezu in Echtzeit. Alle Beteiligten sehen den Status zu Vollständigkeit und Unversehrtheit.“

Mit dem ECR Award prämiert GS1 Germany alljährlich unternehmensübergreifende Kooperationsprojekte rund um die Ausrichtung der Wertschöpfungskette an Verbraucherbedürfnisse. ECR steht für Efficient Consumer Response. Die Innovation von Cloud4Log liege in dem gewählten kooperativen Lösungsansatz, so GS1 Germany. Zu Recht, meint auch Hobusch: „Wir können den Prozess nur gemeinsam optimieren, alle Supply-Chain-Beteiligten müssen ins Boot. Dazu zählen die Hersteller, der Handel und natürlich auch wir Logistiker. Wir müssen dem Risiko vorbeugen, dass der Fahrer mit verschiedenen Prozessen konfrontiert wird.“

Digitale Lieferscheine sind dabei nur der Anfang für robuste Lieferketten. Stichwort dynamische Zeitfenstersteuerung: Wenn der Fahrer früher kommt oder im Stau steht und dann über Cloud4Log eine dynamische Zeitbuchung seinen Platz an der Rampe sichern könnte. Auch diese Weiterentwicklung geht nur zu dritt: Handel, Hersteller und Logistikdienstleister.

Im Zusammenspiel von Hersteller, Logistiker und Händler unterstützt Cloud4Log über eine zentrale Plattform in der Open Telekom Cloud die Digitalisierung des Lieferschein-Prozesses zwischen Industrie und Handel in Deutschland. Diese Art „Dropbox“ für die Logistik reduziert Prozessaufwände, spart Zeit und viel Papier und erhöht die Effizienz an der Rampe. Cloud4Log ist ab Ende Oktober verfügbar für Industrie und Logistik.

Kern des Services: digitaler Austausch von Transportdokumenten in Echtzeit

Prozess-Neuerungen:

Neben Direktbelieferungen bildet das System auch Sammelgutprozesse ab: Waren verschiedener Hersteller werden in einem Transport zugestellt, sogar an verschiedene Empfänger. Logistiker können logische Konstrukte abbilden und Lieferscheinmappen erstellen oder eine Tourenplanung.
Im Wareneingang erlaubt das System eine Grob- und später die Feinkontrolle auf Vollständigkeit und Unversehrtheit.
Der Beleg der Wareneingangsbuchung ist dank einer öffentlich zugänglichen Schnittstelle im ERP-System integrierbar. So können Vermerke für die Wareneingangsbuchung direkt digital an der Rampe in das ERP-System gebracht werden.
Gab es Bruch an einer Palette, kann für die Beanstandung ein Foto an den Lieferschein angehängt werden. Das gilt auch für Ladungsträger wie Europaletten.
In der neuen Nutzeroberfläche können Firmen komplexere Unternehmensstrukturen wie Standorte und Unterstandorte im Selfservice selbst hinterlegen.
Cloud4Log nutzt das digitale Format PDF/A-3. Dies ist lesbar für Mensch und Maschine und wird zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente genutzt.