Die besten Events sind die, die mit viel Herz, Spaß und Liebe zum Detail geplant werden, denn wer seine Sache gerne macht, macht sie auch gut. Das diesjährige Sommerfest, der T-Systems Kirtag 2022 in Österreich, war ein voller Erfolg und ich durfte als Young Professional nicht nur bei der Vorbereitung, sondern vor allem bei der Umsetzung vor Ort unterstützen.
Während der Vorbereitungen für das diesjährige Sommerfest, das für die Mitarbeitenden der T-Systems organisiert wird, konnte ich als Young Professional von Nahem miterleben, wie groß der Organisationsaufwand für so eine Feier ist und an was alles gedacht werden muss, um am Ende ein erfolgreiches Event auf die Beine stellen zu können. Neben den offensichtlichen Aufgaben, wie dem Finden einer Location, dem Einladungsmanagement, einem Catering sowie Unterhaltungsprogramm, sind es meiner Meinung nach die kleinen, aber liebevollen und durchdachten Details, die so eine Veranstaltung zu etwas Besonderem machen.
Das Herzstück des diesjährigen Sommerfests war die Location, der Himmelkeller in Kronberg, ein weitläufiges Gelände mit einem Konzertstadl und weiteren unterschiedlichen Räumlichkeiten und Gebäuden, die je nach Bedarf genutzt werden können. Passend zum Veranstaltungsort und mit dem Wunsch, ein ganz besonders und einmal ein etwas anderes Event zu entwerfen, war das Motto „Kirtag“ schnell gefunden und die Planung nahm ihren Lauf.
Neben dem Veranstaltungsort sollte natürlich auch das Programm den Kirtag-Flair widerspiegeln, weshalb verschiedene Spielestationen geplant wurden, wo man klassischen Kirtag-Aktivitäten wie Ringe werfen, Enten angeln, Bierkrug stemmen, Heißen Draht, Hau den Lukas, Lebkuchenherzen verzieren und einem Dreh am Glücksrad nachgehen konnte. Auch beim kulinarischen Teil des Abends wurde nicht nur Rücksicht auf das Kirtag-Motto genommen, sondern viele der angebotenen Speisen und Getränke kamen aus der unmittelbaren Umgebung und wurden lokal angebaut und produziert.
Während die Planung des Konzepts und des Rahmenprogramms bereits Monate vor dem Event ihren Lauf nahmen, durfte ich als Young Professional in den letzten Wochen und Tagen vor dem Sommerfest bei den finalen Vorbereitungen sowie vor allem der Umsetzung des Programms vor Ort tatkräftig unterstützen.
Dann stand schon der Endspurt vor der Tür! In den letzten Tagen vor dem Event wurde alles Notwendige für die Dekoration sowie den Ablauf in unserer Location, dem Himmelkeller in Kronberg, finalisiert. Ich unterstützte hier unter anderem bei der Organisation der Glücksrad- sowie Tombola-Gewinne, bei der Dekoration (um den letzten Schliff für das richtige Kirtag-Feeling und das T-Systems Magenta-Branding zu verpassen) und natürlich bei den letzten Details für einen reibungslosen Ablauf des Event-Programms.
Endlich war der Tag gekommen und wir waren so parat wie man nur sein kann. Zusammen mit dem Marketing-Team war ich schon einige Stunden vor dem Event vor Ort und half bei dem Aufbau der Spielestationen, der Vorbereitungen für den Empfang, dem Aufbau der Musikanlage und der Dekoration. Dank der gründlichen Vorbereitungen in den Tagen zuvor und vieler helfender Hände ging der Aufbau schnell und unkompliziert über die Bühne. Zu guter Letzt durfte eines nicht fehlen: Die Tracht. Und nicht nur unser Marketing-Team hat sich gemäß dem Motto Kirtag in Schale geworfen, auch der Großteil unserer Mitarbeiter*innen sind für unser Sommerfest in Dirndl und Lederhosen geschlüpft.
Als Young Professional wurde ich von Anfang an in den Ablauf mit eingebunden und mit verschiedenen Aufgaben betraut. Die An- und Abreise der Gäste zur Location wurde mit drei Shuttlebussen organisiert und ich war Teil des Empfangskomitees, welches die Ankömmlinge mit allen notwendigen Accessoires versorgte, wie einem Namenskärtchen, dem Spielepass für die Kirtag-Spielestationen sowie einer Karte des Geländes und der Agenda des Abends. Sobald sich der Großteil der Gäste eigefunden hatte, wurde der Abend offiziell eröffnet und somit auch das Kirtag-Programm. Meine Aufgabe war es zusammen mit meiner Kollegin die Station zum Verzieren der Lebkuchenherzen zu betreuen. Schon vor der Ankunft der Gäste hatten wir die Station entsprechend vorbereitet und Zuckerguss, Kleber sowie verschiedenste Motive zum Verzieren der Herzen hergerichtet. Bereits nach kurzer Zeit war unsere Station gut gefüllt und wir hatten großen Spaß bei unserer Tätigkeit. Auch die anderen Young Professionals im Marketing-Team waren sowohl beim Aufbau als auch bei der Umsetzung des Programms involviert, so wurde zum Beispiel das Glücksrad und die Ausgabe der Gewinne sowie die musikalische Unterhaltung von den Young Professionals betreut.
Nach der Eröffnung des Buffets und einer weiteren Runde an den Spielestationen wurden schließlich die Lose für die Tombola gezogen und auch hier habe ich unterstützt und die Gewinne ausgegeben. Dabei war für die Tombola-Verlosung dieses Jahr eine ganz besondere Überraschung geplant: Und zwar konnte man bei der Tombola-Verlosung Zeit mit einem Mitglied der Geschäftsführung gewinnen. Dafür hatte sich jedes Mitglied jeweils eine Aktivität überlegt, die nicht nur ihnen selbst Spaß macht, sondern die sie auch gerne mit jemandem teilen möchten. Zur Auswahl standen Bogenschießen in der Erlebniswelt Kahlenberg mit einem Heurigen-Besuch, eine Tesla Rundfahrt mit anschließendem Dinner, eine Stadtführung durch Wien mit einem Kaffeehaus-Besuch, ein Greifvogel Workshop auf der Rosenburg mit kulinarischem Ausklang sowie eine exklusive Rechenzentrumsführung von unserem Managing Director Peter Lenz mit anschließendem Besuch im Do&Co. Der Andrang auf die Lose war somit groß und die Erlöse aus der Tombola kamen einem karitativen Zweck zugute, der von unserer Geschäftsführung verdoppelt wurde.
Während des gesamten Abends herrschte nicht nur bei den Gästen, sondern auch hinter den Kulissen eine ausgelassene Stimmung und auch wenn es bekanntlich heißt „Zuerst die Arbeit, dann das Vergnügen“, schließt bei einem T-Systems Event das eine das andere nicht aus. Sowohl in die Vorbereitung, als auch in die Umsetzung eines so großen Events als Young Professional involviert zu sein, eröffnete mir wertvolle Einblicke in das Eventmanagement und ich habe während dieser Zeit nicht nur viele neue Erfahrungen, sondern auch viele schöne Erinnerungen gesammelt.
