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La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, tiene como objetivo facilitar la creación de empresas, eliminar obstáculos a su crecimiento, mejorar el acceso a financiación y combatir la morosidad comercial. Entre sus medidas más relevantes está la extensión de la factura electrónica obligatoria a las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales, conocida como facturación B2B. El objetivo no es únicamente sustituir documentos en papel o PDF. La norma persigue aumentar la trazabilidad de las operaciones y disponer de información más fiable sobre los plazos reales de pago entre empresas, contribuyendo así a combatir la morosidad.
El calendario depende del volumen de operaciones de cada empresario o profesional. Empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros: la obligación es efectiva transcurridos doce meses desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026 el 6 de octubre de 2026. Resto de empresarios y profesionales: la aplicación efectiva llegará veinticuatro meses después de la entrada en vigor de la orden.
Existe además un régimen transitorio específico. Las personas físicas y determinadas entidades en régimen de atribución de rentas con un volumen de operaciones igual o inferior a 8 millones de euros dispondrán de doce meses adicionales para cumplir determinadas obligaciones relativas a la comunicación de estados de las facturas.
Por tanto, 2027 y 2028 serán los años clave para el despliegue progresivo de la factura electrónica B2B obligatoria en España.
El Real Decreto 238/2026 establece, con las excepciones previstas en la propia normativa, que los empresarios y profesionales obligados a facturar deberán hacerlo electrónicamente cuando el destinatario sea otro empresario o profesional establecido en España y la operación quede dentro del ámbito de aplicación del sistema.
El nuevo modelo afecta, por tanto, tanto a la emisión como a la recepción de facturas.
Las organizaciones deberán ser capaces de:
El sistema español combinará plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas con una solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, AEAT. Las plataformas privadas de intercambio de factura electrónica deberán tener la capacidad técnica de interconectarse de forma automática mediante protocolos estandarizados e intercambiar información de las facturas en una de las sintaxis establecidas por la normativa.
Este es uno de los cambios que más impacto puede tener en los procesos actuales de las empresas. En el nuevo sistema obligatorio, no basta con generar un PDF y enviarlo por correo electrónico. La regulación establece un modelo basado en facturas electrónicas estructuradas que puedan ser procesadas automáticamente por los sistemas.
El Real Decreto 238/2026 permitirá al destinatario de la factura elegir entre las siguientes sintaxis: UBL, Facturae, Edifact, CII, de acuerdo con las condiciones establecidas por la normativa. Para la solución pública de la AEAT, la Orden HAC/1028/2026 establece el modelo semántico EN 16931 bajo sintaxis UBL.
Esto permite que una factura deje de ser únicamente un documento destinado a ser leído por una persona y pase a ser también información estructurada procesable de forma automática por ERP, plataformas de facturación y otros sistemas corporativos. Para las empresas con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros existe, además, una medida transitoria. Durante los primeros doce meses desde que les resulte aplicable el nuevo sistema deberán acompañar determinadas facturas electrónicas con un documento PDF que asegure su legibilidad, salvo que el destinatario acepte expresamente recibirlas únicamente en el formato original.
La factura electrónica no termina en el momento de su emisión. El Real Decreto 238/2026 establece que el destinatario deberá informar al emisor de dos estados principales
Esta información deberá comunicarse a la AEAT, con carácter general, en un plazo máximo de cuatro días naturales desde que se produzca el estado correspondiente, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales. El emisor de la factura podrá también de forma voluntaria, comunicar el cobro o el impago de la factura. La comunicación del pago efectivo completo o del rechazo a la solución pública de facturación electrónica constituye además una pieza esencial del nuevo sistema para disponer de información sobre los periodos efectivos de pago.
El modelo permitirá utilizar tanto soluciones privadas como la infraestructura pública. Una empresa podrá utilizar:
Cuando se utilicen plataformas privadas, estas tendrán que cumplir requisitos de interoperabilidad e interconexión. El objetivo es evitar que una empresa tenga que utilizar necesariamente la misma plataforma que sus clientes o proveedores. Además, cuando una factura se emita mediante un sistema privado sin utilizar la solución pública para su emisión, deberá remitirse simultáneamente una copia electrónica fiel en UBL a la solución pública, en los términos establecidos por la regulación. La AEAT desarrollará y gestionará esta infraestructura pública, cuyo acceso y utilización tendrán carácter gratuito para las personas y empresas usuarias.
Para muchas organizaciones, el principal reto no será generar una factura electrónica, sino integrar todo el ciclo de facturación con su ecosistema tecnológico. ERP, sistemas financieros, aplicaciones de compras, plataformas EDI y soluciones de facturación tendrán que trabajar de forma coordinada.
Esto afecta directamente a dos grandes procesos empresariales:
Una implantación eficaz de la factura electrónica puede permitir automatizar una parte importante de ambos procesos.
Muchas organizaciones siguen utilizando combinaciones de ERP, PDF, correo electrónico, portales de proveedores y procesos manuales. El reto será conectar estos entornos con un modelo basado en datos estructurados y comunicaciones automatizadas.
Una gran empresa puede intercambiar facturas con miles de organizaciones que utilizan tecnologías, ERP y plataformas diferentes. La interoperabilidad deja de ser, por tanto, un aspecto secundario para convertirse en un requisito fundamental del nuevo ecosistema.
La automatización funciona únicamente cuando la información es fiable. Datos maestros de clientes y proveedores, identificadores fiscales, referencias de pedidos, condiciones de pago o información bancaria deberán estar correctamente gobernados para reducir excepciones y errores.
El nuevo modelo introduce una dimensión adicional: no basta con enviar y recibir. Los sistemas deberán ser capaces de identificar determinados eventos del ciclo de vida de la factura y comunicarlos dentro de los plazos establecidos.
La adaptación no afecta únicamente al departamento financiero. Compras, Finanzas, IT, Operaciones, Fiscal y Compliance pueden intervenir en diferentes momentos del proceso. Por ello, las organizaciones necesitan abordar la transformación desde una perspectiva transversal.
Prepararse para la Ley Crea y Crece no debería plantearse únicamente como un proyecto de cumplimiento. La estandarización y automatización del intercambio de facturas puede generar beneficios adicionales.
La Ley Crea y Crece cambia el modelo de facturación B2B en España. La factura deja progresivamente de ser un documento que se genera, envía y archiva para convertirse en un flujo estructurado de información conectado con clientes, proveedores, plataformas tecnológicas y sistemas financieros.
Para las organizaciones con ecosistemas complejos, numerosos proveedores o grandes volúmenes de facturación, la cuestión ya no debería ser únicamente “¿cómo cumplimos la normativa?”.
La pregunta más relevante es otra: ¿cómo aprovechamos esta obligación para simplificar, automatizar y mejorar nuestros procesos financieros? Comenzar ahora permite abordar la transición como una transformación planificada en lugar de como una adaptación de última hora.
La Ley Crea y Crece es la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas. Entre otros objetivos, busca facilitar la creación y crecimiento empresarial y reducir la morosidad comercial. Una de sus principales medidas es extender la factura electrónica obligatoria a las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales.
Con el calendario actualmente aprobado, será exigible desde el 6 de octubre de 2027 para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año natural anterior, y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto.
Para cumplir el nuevo sistema obligatorio B2B no debe confundirse un PDF enviado por correo con la factura electrónica estructurada prevista en la regulación. El sistema se basa en formatos estructurados que permiten el procesamiento automático de la información.
El sistema contempla únicamente las siguientes sintaxis normalizadas: UBL, Facturae, Edifact, CII. La solución pública utiliza el modelo EN 16931 bajo sintaxis UBL.
Sí. La Agencia Estatal de Administración Tributaria ha desarrollado y gestionará la solución pública de facturación electrónica, que permitirá prestar servicios de emisión y recepción y actuará también como repositorio del sistema en los términos establecidos reglamentariamente.
La Ley 18/2022 establece que, durante cuatro años desde la emisión de una factura electrónica, el destinatario podrá solicitar una copia sin costes adicionales. Esta previsión no debe confundirse con los diferentes periodos de conservación documental que puedan resultar aplicables conforme a la normativa fiscal, mercantil u otra normativa específica.
Todas las organizaciones incluidas en el ámbito de aplicación deberían evaluar ya sus sistemas y procesos. Para empresas con grandes volúmenes de facturación, múltiples ERP, numerosos clientes o proveedores y arquitecturas financieras complejas, la adaptación puede requerir proyectos de integración, calidad de datos, automatización y gestión del cambio que aconsejan comenzar con suficiente antelación.