La creciente variedad de productos, canales de distribución y datos plantea nuevos retos a los fabricantes de artículos deportivos en lo que a la gestión documental y la información se refiere. En colaboración con T‑Systems, un fabricante internacional modernizó su entorno SAP en AWS e implantó ImageMaster como sistema centralizado de gestión documental para lograr procesos más eficientes y una colaboración global. Esto le permitió consolidar volúmenes complejos de datos, optimizar los flujos de trabajo y reducir considerablemente los costes operativos.
El mercado de la ropa deportiva está cambiando. Cada vez más personas valoran más aspectos funcionales como la comodidad, tanto en su vida privada como en la profesional, convirtiendo así la ropa deportiva en ropa de estilo de vida. Las grandes marcas de artículos deportivos están respondiendo a este nuevo mercado ampliando continuamente su oferta de prendas específicas para cada tipo de cliente.
Los fabricantes de artículos deportivos comercializan sus productos a través de distintos canales: mientras las cadenas de distribución especializadas independientes siguen siendo el canal tradicional, cada vez más fabricantes recurren a plataformas en línea y a sus propias tiendas insignia para ofrecer sus productos deportivos y de estilo de vida.
Y para sus procesos internos y externos necesitan sistemas de gestión potentes como SAP. Estos gestionan toda la logística, por ejemplo, albaranes y almacenamiento, así como los datos de facturación, controlling y clientes. Hace unos años, el equipo de IT de uno de estos fabricantes de artículos deportivos decidió trasladar sus sistemas SAP a AWS en el cloud público con la ayuda de T‑Systems. Con este paso, la empresa pretendía reforzar sus propios canales de venta tanto digitales como físicos.
Además, quería implantar una gestión documental profesional que optimizara los procesos y flujos de trabajo, ya que, según una encuesta de AIIM (Association for Intelligent Information Management), los empleados dedican una media de 45 minutos al día a buscar y gestionar información, lo que equivale a alrededor del 8 % de una jornada laboral.
Sobre todo en entornos B2C, no es raro registrar un crecimiento mensual de varios millones de documentos críticos para el negocio, como facturas, albaranes y otros documentos con relevancia fiscal. El volumen de datos aumentaba tan rápidamente que era evidente que el sistema local basado en Documentum no podría seguir el ritmo de las exigencias.
Para controlar tanto el volumen de datos como los costes, el equipo necesitaba una plataforma de servicios de contenido potente y escalable que funcionara de forma fluida con SAP y redujera la carga de las bases de datos SAP HANA. Esta plataforma no solo debía generar importantes ahorros de costes, sino también cumplir distintos requisitos legales relativos a los períodos de conservación, por ejemplo, los establecidos por GoBD (principios para la correcta gestión y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos), la normativa tributaria alemana, el Código de Comercio alemán y el RGPD para los datos personales. Además, el fabricante quería optimizar sus procesos documentales y flujos de trabajo internos mediante el servicio de contenido.
El equipo de IT del fabricante de artículos deportivos optó por ImageMaster de T‑Systems. ImageMaster es un servicio de contenido consolidado en el mercado. Los clientes pueden elegir libremente entre distintos modelos de prestación: on premise, cloud privado o cloud público. En este caso, primero se eligió una variante de cloud privado de T‑Systems que permite cumplir fácilmente requisitos como los del RGPD de la UE. Y tras algunos años, la solución se migró a T Cloud Public para obtener ventajas de costes adicionales.
ImageMaster está certificado por SAP como servicio de contenido para SAP ArchiveLink, ILM y CMIS (Content Management Interoperability Services). Esto permite archivar, buscar y utilizar documentos directamente desde SAP. La plataforma incluye por defecto interfaces para distintas aplicaciones habituales, como SharePoint, sistemas de correo electrónico, Salesforce y archivos compartidos. Además, permite integrar fácilmente las aplicaciones específicas de los clientes mediante servicios web REST y SOAP.
En la fase inicial, T‑Systems migró en siete meses 430 millones de documentos y datos (aproximadamente 80 TB en total) desde la instalación local de Documentum a ImageMaster. En 2025, además de SAP ArchiveLink, T‑Systems implantó también el archivado mediante SAP ILM, con lo que todos los datos quedaron consolidados en un único archivo global.
Más adelante, el rendimiento de ImageMaster llevó al equipo a ampliar el uso del servicio de contenido a otros casos de uso, algunos incluso fuera del entorno SAP. Actualmente, el fabricante lo utiliza, entre otras cosas, para archivar mensualmente los datos financieros procedentes de sus tiendas en todo el mundo, conservar documentos bancarios y financieros del sistema de gestión de pedidos de la tienda en línea, para campañas dirigidas a los clientes y para la documentación de marketing, la gestión de almacenes y la documentación aduanera.
Por otro lado, el sistema tiene definidos como políticas centrales los períodos de conservación de cada tipo de documento. Así ImageMaster respalda la gestión del ciclo de vida de la información mediante la eliminación automática de datos y documentos. Y gracias a sus servicios y flujos de trabajo integrados de extremo a extremo, también pone datos de SAP a disposición de otros sistemas. Actualmente, el servicio de contenido gestiona más de 1000 millones de documentos, lo que equivale a 300 TB en total (incluidas las copias espejo).
«Nuestra visión para nuestro cliente es implantar un servicio de contenido centralizado y corporativo que reduzca los costes y la complejidad, y que mejore el cumplimiento normativo, la colaboración y los procesos empresariales».
Thomas Günther, Product Manager ImageMaster, T-Systems
Gracias al servicio de contenido, el fabricante de artículos deportivos logró reducir en más de un 20 % los costes de archivado de SAP. El rendimiento y la flexibilidad de ImageMaster permitieron implantar una plataforma global centralizada de servicios de contenido que también da soporte a aplicaciones distintas a SAP. Esto reduce drásticamente los costes, la complejidad y el esfuerzo de gestión. Además, ImageMaster permite cumplir automáticamente una amplia variedad de requisitos normativos. Ahora el fabricante, con presencia global, gestiona sus documentos críticos para el negocio de forma centralizada y con plena seguridad jurídica mediante ImageMaster en combinación con SAP, al tiempo que acelera sus procesos empresariales globales. Gracias a la integración fluida con SAP, documentos como pedidos, facturas o albaranes de entrega están disponibles directamente dentro de los procesos correspondientes, lo que reduce el tiempo de búsqueda y los plazos de tramitación. La plataforma escalable permite consolidar de forma eficiente grandes volúmenes documentales procedentes de distintas regiones y cumplir de manera fiable los requisitos normativos. De este modo la empresa mejora la transparencia, la eficiencia y la capacidad de toma de decisiones a lo largo de toda su cadena de valor internacional.
Asimismo, gracias al archivado digital y con validez legal de documentos mediante ImageMaster, el fabricante reduce significativamente el consumo de papel, así como los costes de impresión y envío. La gestión centralizada de la documentación empresarial junto con SAP permite procesos completamente digitales y minimiza los flujos documentales manuales. Al mismo tiempo, los recursos de IT se utilizan de forma más eficiente, ya que se externalizan grandes volúmenes de documentos de manera estructurada y se gestionan a largo plazo. Así la solución ayuda a la empresa a lograr que sus procesos globales sean no solo más eficientes, sino también más sostenibles.
Después la solución se migró a T Cloud Public para lograr ahorros adicionales de costes de dos dígitos porcentuales.
ImageMaster de T‑Systems ofrece una plataforma de contenido y archivado altamente escalable, con validez legal y una integración perfecta con SAP, que permite gestionar documentos de forma centralizada y operar de manera flexible como servicio cloud, híbrido o gestionado. La evolución continua y la flexibilidad de ImageMaster garantizan el cumplimiento de los requisitos específicos de cada cliente, por lo que la solución está preparada para el futuro. T‑Systems logra importantes reducciones de costes para una operación SAP eficiente.
