Events und deren Organisation sind bei T-Systems keine Seltenheit. Dennoch stellt uns die Pandemie schon seit zwei Jahren vor ein herausforderndes Problem, da die Veranstaltung von physischen Events kaum möglich ist.
Umso lehrreicher war es, als Young Professional, in außergewöhnlichen Zeiten wie diesen, bei der Planung und Umsetzung des virtuellen Kick-offs 2022 für die Alpine Region mitwirken zu können. Bereits in meiner ersten Woche bei T-Systems, durfte ich das interne Sommerfest in Wien miterleben und wurde gleich bei der Umsetzung vor Ort involviert. Unter anderem habe ich beim Aufbau der Dekoration und bei der 3G-Zertifikatskontrolle unterstützt. Dies hat mein Interesse an der Planung und Umsetzung großer Events geweckt und vier Monate später bot sich mir die nächste Gelegenheit!
Bei der Planung des diesjährigen Alpine Kick-offs war ich nun Teil des Teams und hatte die Möglichkeit, bei der sorgfältigen Organisation des Events von Beginn an mitzuwirken: Ich sah, wie aus einer Vision Realität wurde. Alles fängt mit dem Team an, denn ohne ein gutes Team und eine gute enge Zusammenarbeit, ist die Umsetzung nur sehr schwer möglich.
Das eigens zusammengestellte Kick-off 2022 Team arbeitete über Monate hinweg an der Planung dieses Events. Jede Woche fanden Abstimmungs-Meetings statt, um über den aktuellen Status wie etwa die Agenda, das Studio-Design, die technische Umsetzung, die Keynote-Speaker, das Rahmenprogramm und - nicht zu vergessen- die Kick-off Mitarbeiter*innen-Pakete zu sprechen.
Leider ließ es die damalige Situation nicht zu, ein physisches Event dieser Größenordnung mit allen Mitarbeitenden vor Ort zu veranstalten. Aus diesem Grund wurde das Kick-off 2022 virtuell und nicht als Hybrid-Veranstaltung durchgeführt. Mit dem Kick-off Event wird ein neues Jahr bei T-Systems eingeläutet. Es ist die Veranstaltung zu Jahresbeginn, bei der das vergangene Jahr rekapituliert wird, die gemeinsamen Unternehmensziele für das neue Jahr vorgestellt und dadurch gleichzeitig der Teamgeist und die Mitarbeitermotivation gestärkt werden.
Im Veranstaltungsaal des T-Centers wurde ein professionelles Fernsehstudio mit Küchenzeile, Rednerpult und Esstisch für die Live-Übertragung des Events aufgebaut.
Dort fand die Koch-Session mit der Geschäftsführung und das „Küchengespräch“ mit unserem Special Guest Robert Radloff, Head of Lean/Strategy & Change bei Airbus - natürlich unter strenger Einhaltung der Covid-19 Sicherheitsmaßnahmen - statt, welche die Mitarbeiter*innen dann Zuhause mitverfolgen konnten.
Für ein gelungenes Online-Event ist der interaktive Teil für die Zuschauer*innen ausschlaggebend. Um ein Gefühl des Beisammenseins zu schaffen, hat das Team ein tolles Rahmenprogramm zusammengestellt, das die MitarbeiterInnen Zuhause vor ihren Bildschirmen teilhaben ließ, an dem, was im T-Center geschah.
Für die Koch-Session mit der Geschäftsführung wurden den Mitarbeiter*innen ein Paket mit Zutaten für das Alpine Omelette zugeschickt und konnten somit das, was die Geschäftsführung im Kochstudio kreierte, Zuhause mitkochen.
Danach gab es noch eine Zaubershow für die ganze Familie. So konnten trotz damaliger Einschränkungen die teilnehmenden Mitarbeiter*innen einen Abend in gemeinsamer Runde ausklingen lassen.
Nachdem die Grundstruktur des Events nun finalisiert war, lag der Fokus in den letzten Tagen vor dem Event überwiegend auf dem Feinschliff. Nun wurden die kleinen, auch sehr wesentlichen Dinge wichtig. Hierbei konnte ich lernen, dass gerade die Details das i-Tüpfelchen sind, die die Professionalität eines Events unterstreichen.
Wie für jedes top organisierte Event selbstverständlich, wurde beim Feinschliff nicht nur darauf geachtet, dass die Abläufe reibungslos funktionierten, sondern auch darauf, dass das Branding stimmt. Von Magenta-farbenen Gläsern auf dem Tisch im Studio, T-Shirts und Moderationskarten mit Logo bis zu Magenta-farbenen Schuhen der Geschäftsführung war alles dabei. Selbst die ein oder andere FFP2-Maske in Magenta war zu sehen.
Am faszinierendsten für mich war es zu sehen, wie das Team Hand in Hand arbeitete, um aus einer Vision die Realität zu schaffen. Am Tag des Kick-offs konnte ich die Übertragung vor Ort im T-Center in Wien hinter den Kulissen mitverfolgen und war vom Ergebnis einfach nur begeistert.
Was sind nun meine persönlichen Take-Aways aus dieser Erfahrung?
Es ist ein tolles Gefühl, ein Teil des Teams gewesen zu sein, das dieses Event geplant und realisiert hat.
