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Kommunen stehen vor großen Herausforderungen: Fachkräftemangel, steigende Anforderungen und der Verlust von Erfahrungswissen belasten viele Verwaltungen bereits heute. Künstliche Intelligenz kann dabei helfen – doch erfolgreiche Projekte beginnen selten mit der Technologie selbst. Worauf kommt es stattdessen an?
Künstliche Intelligenz ist auch in den Kommunen längst keine Zukunftsmusik mehr. Während einige Verwaltungen bereits erste Pilotprojekte erproben oder KI-Anwendungen produktiv einsetzen, stehen andere noch am Anfang ihrer Überlegungen. Die Ausgangslagen unterscheiden sich erheblich – je nach Größe der Kommune, Digitalisierungsgrad, personellen Ressourcen und organisatorischen Voraussetzungen.
Gleichzeitig gelten für alle Kommunen ähnliche Herausforderungen: Fachkräftemangel, steigende Anforderungen an Service und Erreichbarkeit, wachsende Dokumentationspflichten sowie der bevorstehende Verlust von Erfahrungswissen durch den demografischen Wandel erhöhen den Druck auf viele Verwaltungen. Hinzu kommt die Erwartung von Bürgerinnen und Bürgern, Verwaltungsleistungen zunehmend digital und unkompliziert nutzen zu können.
Vor diesem Hintergrund wächst das Interesse an Künstlicher Intelligenz. Die entscheidende Frage lautet jedoch nicht, ob Kommunen KI einsetzen sollten, sondern wo der größte Nutzen entsteht. Denn erfolgreiche KI-Projekte beginnen selten mit einer Technologieentscheidung. Sie starten mit einem konkreten Problem, das gelöst werden soll.
Die Ergebnisse der WIK-Kurzstudie „KI in Kommunen: Anwendungen, Potenziale und Hindernisse“ zeigen: Viele Kommunen beschäftigen sich bereits mit Künstlicher Intelligenz, der flächendeckende Einsatz steht jedoch noch am Anfang. Das überrascht kaum. Schließlich stellt sich für viele Verwaltungen zunächst die Frage, wo ein sinnvoller Einstieg überhaupt liegen kann.
Viele Kommunen sehen laut Studie die größten Potenziale bei der Entlastung von Mitarbeitenden, der effizienteren Bearbeitung von Vorgängen und der Nutzung von Verwaltungswissen.
Häufig richtet sich der Blick zuerst auf sichtbare Anwendungen wie Chatbots oder digitale Bürgerassistenten. Für die kommunale Praxis lassen sich jedoch grob vier besonders relevante KI-Anwendungsformen unterscheiden: analytische Systeme, die Muster in Daten erkennen, Computer Vision zur Auswertung von Bildern, generative KI für Sprache und Dokumente sowie KI-Agenten, die mehrere Arbeitsschritte koordinieren. Chatbots bilden damit nur einen Teil des Spektrums ab.
Die größten Potenziale liegen jedoch oft nicht in besonders sichtbaren Anwendungen, sondern in der Unterstützung interner Verwaltungsprozesse. Dazu gehören beispielsweise die Recherche in umfangreichen Dokumentenbeständen, die Aufbereitung von Verwaltungswissen, die Analyse von Anträgen oder die Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben. Gerade hier entstehen häufig hohe Aufwände, die Mitarbeitende binden und wertvolle Zeit kosten.
Erfolgreiche KI-Projekte beginnen deshalb oft nicht mit der Fragestellung „Welche Technologie möchten wir einsetzen?“, sondern besser mit: „Wo verlieren wir heute Zeit, Wissen oder Ressourcen?“.
Für Kommunen bedeutet das: Der erfolgreiche Einstieg in KI beginnt selten mit einem Großprojekt. Oft sind es klar abgegrenzte Anwendungsfälle mit überschaubarem Aufwand, die erste Erfahrungen ermöglichen und schnell einen spürbaren Nutzen schaffen. Dazu gehören beispielsweise
Besonders naheliegend sind solche Anwendungen in Bereichen mit hohem Recherche- und Prüfaufwand – etwa im Bürgerbüro, Bauamt oder Sozialamt. Dort können sie Fachinformationen schneller auffindbar machen, Unterlagen vorstrukturieren und wiederkehrende Arbeitsschritte unterstützen, ohne fachliche Entscheidungen zu automatisieren.
Auf dieser Grundlage lassen sich Kompetenzen aufbauen, Akzeptanz bei Mitarbeitenden fördern und weitere Einsatzmöglichkeiten gezielt erschließen.
Ein vielversprechender Anwendungsfall allein reicht jedoch noch nicht aus, um KI erfolgreich in der Verwaltung einzusetzen. Die entscheidenden Weichen werden häufig schon vor dem ersten Pilotprojekt gestellt: durch klare Verantwortlichkeiten, geeignete Rahmenbedingungen und eine realistische Einschätzung der eigenen Ausgangslage.
Viele Kommunen verfügen bereits über gute Ideen für den Einsatz von KI, sehen sich bei diesen Fragen jedoch noch mit Unsicherheiten konfrontiert.
Wer diese Aspekte frühzeitig klärt, schafft die Grundlage für eine nachhaltige Nutzung von KI. Klare Verantwortlichkeiten beschleunigen Entscheidungen, definierte Rahmenbedingungen schaffen Sicherheit und geeignete technische Plattformen erleichtern die Einführung neuer Anwendungen. Offene Schnittstellen, interoperable Standards und skalierbare Betriebsmodelle schaffen zudem die Grundlage, erfolgreiche Lösungen sicher auf weitere Fachbereiche zu übertragen und Pilotprojekte schrittweise zu skalieren.
Für Kommunen bedeutet das: KI-Readiness ist mehr als eine technische Frage. Sie entsteht dort, wo Fachbereiche, IT, Datenschutz und Verwaltungsleitung gemeinsam klären, welche Ziele verfolgt werden, welche Risiken zu beachten sind und welche Voraussetzungen für einen sicheren und souveränen Betrieb geschaffen werden müssen.
Zur KI-Readiness gehört schließlich auch die menschliche Dimension. Erfolgreiche Projekte stellen nicht die Technologie, sondern die Menschen in den Mittelpunkt: KI soll Mitarbeitende unterstützen und entlasten, nicht ersetzen. Sorgen und Ängste – etwa vor Kontrollverlust oder dem Wegfall von Aufgaben – gilt es ernst zu nehmen. Transparenz, frühzeitige Einbindung und gezielte Schulungen bauen Vertrauen auf und fördern die Akzeptanz. Das gilt auch gegenüber Bürgerinnen und Bürgern: Nachvollziehbare Entscheidungen und die Gewissheit, dass die Verantwortung beim Menschen bleibt, schaffen die Grundlage für eine breite Akzeptanz KI-gestützter Verwaltungsleistungen.
Dazu ist es wichtig, mögliche Verzerrungen und Benachteiligungen frühzeitig zu prüfen: Transparente Kriterien, nachvollziehbare Ergebnisse und eine klar geregelte menschliche Entscheidungsverantwortung helfen, Diskriminierungsrisiken zu begrenzen und Vertrauen zu sichern.
Wenn über die Herausforderungen in Kommunen gesprochen wird, steht häufig der Fachkräftemangel im Mittelpunkt. Tatsächlich wird es für viele Verwaltungen zunehmend schwieriger, offene Stellen zu besetzen und qualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen. Gleichzeitig steht ein weiterer Wandel bevor: In den kommenden Jahren werden zahlreiche erfahrene Beschäftigte altersbedingt aus dem Berufsleben ausscheiden (Weggang der „Baby-Boomer“).
Mit ihnen geht jedoch nicht nur Arbeitskraft verloren. Oft verschwindet auch wertvolles Erfahrungswissen über Prozesse, Zuständigkeiten, Regelungen und bewährte Vorgehensweisen. Dieses Wissen ist zwar häufig dokumentiert, verteilt sich jedoch auf zahlreiche Dokumente, Fachverfahren, Verzeichnisse und persönliche Ablagen. Für neue Mitarbeitende wird es dadurch zunehmend schwieriger, relevante Informationen schnell zu finden und einzuordnen.
Genau hier eröffnen sich interessante Einsatzmöglichkeiten für KI. Moderne Wissensassistenten erschließen Informationen aus unterschiedlichen Quellen, machen relevante Inhalte schneller auffindbar und unterstützen Mitarbeitende bei Recherche- und Informationsaufgaben. Dadurch bleibt vorhandenes Wissen besser nutzbar und kann organisationsweit verfügbar gemacht werden.
Für Kommunen lohnt es sich, besonders wissensintensive Bereiche in den Blick zu nehmen.
KI-gestützte Wissens- und Rechercheassistenten helfen dabei, vorhandene Informationen schneller zugänglich zu machen und Verwaltungswissen organisationsweit nutzbar zu halten. Gerade in Zeiten des demografischen Wandels wird dies zunehmend zu einem strategischen Erfolgsfaktor für eine leistungsfähige Verwaltung.
Erfolgreiche KI-Projekte stellen nicht die Technologie, sondern die Menschen in den Mittelpunkt: KI soll Mitarbeitende unterstützen und entlasten, nicht ersetzen.
Künstliche Intelligenz bietet Kommunen zahlreiche Möglichkeiten, Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten, Mitarbeitende zu entlasten, vorhandenes Wissen besser nutzbar zu machen und die Handlungsfähigkeit der Verwaltung langfristig zu stärken. Der erfolgreiche Einstieg beginnt jedoch selten mit einer Technologieentscheidung. Entscheidend ist vielmehr, konkrete Herausforderungen zu identifizieren, geeignete Anwendungsfälle auszuwählen und die organisatorischen Voraussetzungen für eine nachhaltige Nutzung zu schaffen.
Die Beispiele zeigen: Häufig liegen die größten Potenziale dort, wo Mitarbeitende bei Recherche-, Analyse- oder Wissensaufgaben unterstützt werden. Gleichzeitig profitieren Kommunen davon, Verantwortlichkeiten frühzeitig zu klären und Datenschutz, Informationssicherheit sowie technische Rahmenbedingungen von Anfang an mitzudenken.
Digitale Souveränität schafft dabei zusätzliche Handlungssicherheit. Sie hilft Kommunen, sensible Daten unter eigener Kontrolle zu behalten, regulatorische Anforderungen einzuhalten und KI-Anwendungen langfristig sowie unabhängig weiterzuentwickeln. So entstehen die Voraussetzungen, um erfolgreiche Pilotprojekte schrittweise auf weitere Bereiche der Verwaltung auszuweiten und den Nutzen von KI nachhaltig zu verankern.
Letztlich geht es dabei um mehr als Technologie. Es geht darum, die Handlungsfähigkeit von Kommunen langfristig zu sichern. Wer Wissen besser nutzbar macht, Mitarbeitende gezielt entlastet und gleichzeitig die organisatorischen sowie technischen Voraussetzungen schafft, stärkt die Fähigkeit der Verwaltung, auch künftig zuverlässig und bürgernah zu handeln.
Kommunen starten mit sehr unterschiedlichen Voraussetzungen in das Thema Künstliche Intelligenz. Der AI-Readiness-Check unterstützt dabei, den eigenen Standort zu bestimmen, Potenziale zu erkennen und den aktuellen KI-Reifegrad einzuordnen.
Anhand praxisnaher Fragestellungen erhalten Kommunen konkrete Handlungsempfehlungen für die nächsten Schritte – von der Identifikation geeigneter Anwendungsfälle über organisatorische Voraussetzungen bis hin zu Datenschutz, Governance und digitaler Souveränität.
