Vier Männer nach dem Sport. Nachdem die Pizza vertilgt ist, noch die obligate Einladung zum Espresso. Vier Tässchen schweben auf unseren Tisch. Jede flankiert mit dem unvermeidlichen Keks („Prodotto originale“). Bernd: „Die Kekse mag ich nicht. Will den jemand von Euch haben?“. Thomas: „Da ist doch bestimmt Weizenmehl verarbeitet. Das vertrage ich nicht.“. Jörg: „Eigentlich hätte ich jetzt viel lieber ein Tiramisu“. Und plötzlich sitze ich mit vier Keksen da. Ein fantastisches Bild für den Arbeitsplatz der Zukunft oder das Smart Office und dessen Kostensituation.
Vier Männer, vier Espressi, vier unterschiedliche Reaktionen auf das Standardpaket. Jedem dasselbe bedeutet noch lange nicht jedem das Beste. Am Arbeitsplatz ist das genau dasselbe: Sicher können Sie nachvollziehen, dass nicht jeder Mitarbeiter Adobe Illustrator oder Salesforce CRM braucht. Aber beim Office-365-Paket sagen Unternehmen in der Regel: Her mit dem kompletten Paket. Es ist der Standard. Auch wenn ein großer Teil der Mitarbeiter – unverändert durch den Arbeitsplatz der Zukunft – nur einen verhältnismäßig kleinen Teil der Dienste und Features nutzt und benötigt.
Die Fülle der Collaboration Tools bietet den Mitarbeitern eine Fülle von Optionen für alle Spielarten der Zusammenarbeit. Auf der anderen Seite bedeutet das: Unternehmen bekommen mehr als sie brauchen. Und auch ungenutzte Dienste erzeugen natürlich Kosten. Im Zuge einer E3-Lizenz gibt es beispielsweise die volle Funktionalität von Sharepoint, Teams, Office 365 Plus und Exchange Online. In der Praxis werden alle Mitarbeiter tatsächlich Mail brauchen. Industriearbeiter brauchen aber in der Regel weder Kalender noch Funktionen zum Informationen teilen. 50 Prozent der Mitarbeiter nutzen in der Regel SharePoint. Die meisten nur für Datenablage, d. h. eigentlich ist hier die alte SharePoint Foundation, die immer noch eingesetzt werden kann, ausreichend. Bei Office reicht in der Regel in 80 Prozent aller Fälle die Standard-Version. Unter dem Strich bedeutet schon diese einfache Betrachtung: Der Griff zu einem Paket wie E3 etc. führt zwar zu einem Rabatt, aber nicht zu einer finanziell optimalen Lösung.
Andere kleinere Pakete wie F1 für den „Firstline Worker“ haben aber auch ihre Tücken. Bei F1 liegt der Fallstrick konkret darin, dass sie nur für Devices bis 10,1 Zoll eingesetzt werden können. Das neue iPad bietet aber bspw. 10,2 Zoll – ob die zusätzliche „Collaboration Tool User Experience“ durch das größere Display die zusätzlichen Kosten für eine größere Lizenz aufwiegt, darf als offene Frage im Raum stehen bleiben.
Die Frage: „Braucht denn jeder Mitarbeiter am Arbeitsplatz der Zukunft alles, was so ein Paket enthält?“ lässt sich auch für einen Laien schnell beantworten: Nein. Und diese simple Wahrheit bietet einen bedeutenden Ansatzpunkt, Kosten für Office-Software zu reduzieren.
Und diese Einsicht sollte speziell dann präsent sein, wenn Unternehmen eine grundlegende Überarbeitung ihrer Collaboration-Landschaft planen. Vor allem dann, wenn im größeren Unternehmen Tausenden von Nutzern mit unterschiedlichen Anforderungen an den Keks, Verzeihung, die Collaboration Tools existieren. Vor dem Umbruch in Richtung Arbeitsplatz der Zukunft das Nutzerverhalten und die Nutzeranforderungen zu kennen, ist wohl mit Aufwand verbunden. Aber der Aufwand zahlt sich aus – und zwar dauerhaft. Die Unternehmensfinanzen können durch eine solche Nutzer-/Applikations-Evaluation deutlich entlastet werden. Denn die passende Lizenzselektion entlastet das IT-Budget spürbar. Die Diskussion endet übrigens nicht mit der Lizenzselektion, sondern sollte auch die Frage „Mieten oder Kaufen?“ sowie „Welche Updatezyklen wollen wir haben?“ umfassen.
Aus unserer Sicht kann man mit einer Klassifizierung in fünf bis sechs Mitarbeiterrollen schon ein solides Fundament für die Kosteneinsparung legen. Darin enthalten sind mobile Nutzer, Industriearbeiter, Power User, aber auch Nutzer in speziellen Ländern. Wenn man als Unternehmen deren Notwendigkeiten in punkto Collaboration Tools kennt, können die Lizenzen passend eingekauft werden. Unternehmen, die das Nutzerverhalten ihrer Mitarbeiter nicht genau kennen, müssen dies erfassen. Dazu kann man sich aber mit Skripten, die ein tägliches Monitoring machen, behelfen. Erfahrene Provider bieten solche Evaluationen als Komplett-Services an, beispielweise unter dem Titel „Software Asset Management“.
Also: Wenn Sie Ihr Collaboration Toolset für den Arbeitsplatz der Zukunft umstellen, machen Sie sich die Mühe, ihren Endanwendern auf die Finger zu schauen. Wieso sollten Sie für Dienste bezahlen, die Sie nicht brauchen? Es soll ja auch Menschen geben, die beim Metzger die traditionelle Frage „Darf’s ein bisschen mehr sein“ mit „Nein“ beantworten. Ich freue mich aber nächste Woche auch wieder auf die Kekse meiner Freunde.
