Aus einer digitalen Wolke mit einem Schloss darin regnen binäre Codes.

Enterprise-Risk-Management für die Otto Group

T-Systems Alpine unterstützt die Otto Group als Kompetenzzentrum für Governance, Risk und Compliance

GRC-Lösung risk2value bietet höchstmögliche Flexibilität

Logo Otto Group

Im Frühjahr 2019 beauftragte die Otto Group den Digitaldienstleister T-Systems Alpine sowohl mit dem technischen Konzept und der Implementierung als auch mit der Integration eines ganzheitlichen Enterprise-Risk-Managementsystems (inkl. IKS und Compliance) in der T-Systems GRC-Cloud (Governance, Risk und Compliance Cloud). Ziel war es, die Anwendungsfälle so schlank wie möglich zu halten, um ein schnelles Roll-out und Onboarding der Nutzer zu ermöglichen. Es erfolgte auch die Anbindung einer dezentralen Infrastruktur – der GRC-Cloud. Die Softwarelösung risk2value in Kombination mit der GRC-Cloud ermöglicht höchstmögliche Flexibilität durch kundenspezifische Konfiguration im risk2value Systemstandard. T-Systems verfolgte einen dualen Consulting-Ansatz und kombinierte fachliche mit technischer Expertenberatung. Um dem Kunden schnellstmögliche Ergebnisse und eine größere Anpassungsfreiheit zu ermöglichen, wurde ein agiler Implementierungsansatz mit Fokus auf Kernfunktionalitäten gewählt, der mit späteren Roll-outs sukzessive erweiterbar ist.

Die Zusammenarbeit mit T-Systems Alpine war von Beginn an sehr konstruktiv. Die Flexibilität, Qualität der Ergebnisse und schnelle Umsetzung haben uns besonders überzeugt.

Andre Jacubczik, Manager Risk Management & ICS der Otto Group

Die Herausforderung

Risikomanagement findet in vielen Konzernen, sowohl in unterschiedlichen Systemen und mit unterschiedlichen Funktionen als auch mit unterschiedlichsten Prozessen, Konzepten und Anwendungsfällen statt. Die Integration all dieser Bereiche ist eine Herausforderung an sich, der sich die Otto Group mit dem Projekt „smartRISC“ gestellt hat. Ein gleichbleibendes Projektteam bei T-Systems, bestehend aus Fachspezialisten aus dem GRC-Bereich, arbeitete von Anfang an eng mit der Otto Group zusammen. In der Kommunikation und Abstimmung mit dem Kunden war T-Systems der einzige Ansprechpartner. Die enge Zusammenarbeit bzw. der regelmäßige Austausch (wöchentlicher Jour Fixe, Abstimmungen sowohl remote als auch nach Bedarf vor Ort) war überaus wichtig, da T-Systems auch für den „Wissenstransfer“ und Schulung von ausgewählten Mitarbeitern zuständig war.

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Die Lösung

Der Schriftzug Enterprise Risk Management vor einem blauen Hintergrund mit einer Weltkarte.

Die Basis bildete die Software risk2value des österreichischen Software-Unternehmens avedos. Mit der GRC-Cloud bietet T-Systems Alpine eine einzigartige Lösung und ist damit innerhalb der T-Systems International als auch im DTAG Konzern das Kompetenzzentrum für den GRC-Bereich. Die Wahl auf T-Systems erfolgte nach Ausschreibung und zweimonatigem Test eines Prototypen (Proof of Value – PoV), der die Durchführbarkeit spezifischer Anforderungen der Otto Group belegte. Mit ausschlaggebend für die Wahl von T-Systems waren zudem die große Expertise auf dem Gebiet der GRC-Cloud und eine Reihe an Referenzkunden wie Wienerberger AG oder Wiener Städtische Versicherung AG. Um die vorgegebene Deadline einzuhalten, wurde das sogenannte „Minimum Viable Product“ des Enterprise-Risk-Managementsystems innerhalb einer anspruchsvollen Timeline durch das GRC-Team umgesetzt. Der Go-live der ersten Welle für das Enterprise-Risk-Management der Otto Group erfolgte im Juli 2019. Bereits Ende August wurde die erste Datenerhebung im Konzern erfolgreich abgeschlossen. Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die von Anfang an stattfindende Einbindung der relevanten Stakeholder in die Lösungsentwicklung: Das frühzeitige Onboarding der Nutzer schaffte eine hohe Akzeptanz.

Gute Kommunikation entscheidend für den Erfolg

Vor allem die individuelle und intensive Betreuung führte zu hoher Kundenzufriedenheit. Die Otto Group und T-Systems arbeiten momentan an der Erweiterung des bestehenden Serviceumfangs, welcher auch eine Weiterentwicklung des Tools mit sich bringt. Die Erweiterung beinhaltet zusätzliche und ergänzende GRC Module, sowie eine Ausweitung der Lösung für bestimmte Teilbereiche des Konzerns. Nach erfolgreichem Go-live wird an der Weiterentwicklung und Erweiterung des ERM Systems „smartRISC“ in der GRC Cloud gearbeitet. Das Informationssicherheitsrisikomanagement (ISRM) wurde bereits durch das GRC Team in Kooperation mit den jeweiligen Projektteams und Stakeholdern bei der Otto Group ermöglicht. Weitere Anwendungsgebiete befinden sich momentan in Prüfung. Hierbei liegt die Herausforderung insbesondere in der Evaluierung und Identifizierung von bereichs-/modulübergreifenden Synergien und darauf basierend abgestimmte, integrierte Lösungen zu entwickeln.

Enterprise-Risk-Managementsystem aus der Cloud

Um sich für die Zukunft zu wappnen, brauchen Unternehmen vier Bausteine: Konnektivität, Cloud und IT-Infrastruktur, Sicherheit und Digitalisierung. Die Cloud kommt auch beim Risikomanagement zum Einsatz.

Zu unserer Strategie

Über die Otto Group

Die Otto Group ist ein deutscher Handels- und Dienstleistungskonzern mit Sitz in Hamburg und gehört mit einem Onlineumsatz von 7,7 Milliarden Euro zu den weltweit größten Onlinehändlern. Sein Portfolio deckt die ganze Bandbreite des Einzelhandels vom Spielzeug-Shop über den SaaS-Anbieter bis hin zur Open-Commerce-Plattform ab. Mit rund 52.600 Mitarbeitern ist die Otto Group in mehr als 30 Ländern Europas, Nord- und Südamerikas und Asiens präsent. Die Aktivitäten der Otto Group sind die drei Unternehmensbereiche: Multichannel-Einzelhandel, Finanzdienstleistungen und Service. Die Waren und Produkte werden über die Vertriebskanäle E-Commerce und stationärer Einzelhandel angeboten.

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