Junger Mann sitzt am Schreibtisch und schaut gebannt auf den Laptopbildschirm

Dokumente rechtskonform in der Cloud managen

Die GoBD geben die Anforderungen an die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten vor

Steuerrelevante Dokumente rechtssicher archivieren

Die Unified Archiving Services aus der Cloud sind ein Archivierungsservice auf Basis des Enterprise-Content-Management-Systems ImageMaster. Die Lösung ist konform mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff des Bundesministeriums der Finanzen (BMF).

Übersicht über Dokumente behalten

Blick von oben auf einen erleuchteten Verkehrsknotenpunkt bei Nacht

Seit Anfang 2017 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) rechtlich bindend. Das verpflichtet Unternehmen, elektronische Buchhaltungsdokumente äußerst sorgfältig zu archivieren. Steuerrechtlich relevante Unterlagen müssen Sie demnach vollständig, richtig und unveränderbar sichern. 

Um Dokumente rechtskonform zu archivieren, genügt es jedoch nicht, nur Compliance-Regeln zu befolgen. Bei der Masse an Dokumenten, die tagtäglich in Unternehmen anfallen, kann schnell die Übersicht verloren gehen. Gerade wenn Mitarbeiter diese irgendwie und irgendwo auf einem Server ablegen. Sollte nach einigen Jahren eine Steuerprüfung anstehen, kann sich daraus schnell die Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen ergeben.

Enterprise Content Management aus der Cloud

Bürogebäude bei Nacht mit erleuchteten Büroräumen

Rechts- und revisionssichere Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM) wie der ImageMaster von T-Systems helfen, Dokumente rechtssicher zu bearbeiten und zu verwalten. Mit dem Software-as-a-Service-Angebot können Sie Dokumente sicher und rechtskonform in der Cloud speichern und bei Bedarf vorzeigen. Dass der ImageMaster die Revisionssicherheit erfüllt, hat die TÜViT in projektspezifischen Audits und der Verband für Organisations- und Informationssysteme (VOI) im Rahmen einer Produktzertifizierung bestätigt. Wer sich für den Cloud Service aus einem Rechenzentrum von T-Systems entscheidet, dem garantiert die Lösung Datensicherheit und Datenschutz nach deutschem Recht.

Aufbewahrungsfristen automatisiert einhalten

Aufbewahrungsfristen können Sie voreinstellen. So lassen sich Dokumente weder in der Applikation selbst noch auf der Speicher-Ebene vorzeitig löschen. In Deutschland gibt es Fristen zwischen sechs – etwa für Handels- und Geschäftsbriefe – und zehn Jahren – zum Beispiel für Rechnungen und Buchungsbelege. Und aufgrund der langen Verjährungsdauer bei Schadensersatzansprüchen heben Unternehmen einige Dokumente wesentlich länger auf als gesetzlich vorgeschrieben. 
 

Public und Private Cloud oder OnPremise

Die Cloud-Lösung lässt sich aus einer Private oder Public Cloud oder auf einer vom Unternehmen selbst oder von einem Dritten gehosteten Plattform nutzen. Über Standard-Integrations-Schnittstellen ist sie mit verschiedensten Applikationen integrierbar. Der Zugriff erfolgt völlig transparent aus führenden Applikationen wie Outlook, SharePoint, SAP oder über die browserbasierten Anwenderclients des ImageMaster.
 

Wir freuen uns auf Ihr Projekt!

Gern stellen wir Ihnen den passenden Experten zur Seite und beantworten Ihre Fragen rund um Planung, Implementierung und Wartung Ihrer Digitalisierungsvorhaben. Sprechen Sie uns an! Telefonisch erreichen Sie uns werktags von 8 bis 17 Uhr.

Milliarden Dokumente revisionssicher verwalten

Wie schnell Daten entstehen, die rechts- und revisionssicher archiviert werden müssen, zeigt das Beispiel eines großen deutschen Logistikkonzerns: Sobald ein Kunde eine Sendung annimmt und den Empfang quittiert, entsteht ein Dokument, das aufbewahrt werden muss. Das passiert täglich bis zu 20 Millionen Mal. Mithilfe des ImageMasters werden die Empfangsquittungen vollautomatisch zentral abgelegt. Die Lösung kann mit sehr großen Volumina umgehen. Für den Logistikkonzern verwaltet sie mehr als zehn Milliarden Dokumente und bietet Millionen von Endanwendern allein im Umfeld der Sendungsverfolgung Zugriffsmöglichkeiten. 

ImageMaster verarbeitet Terabytes

Kollegen im Kreativ-Prozess stehen vor Notizen auf Glasscheibe

Ein deutsches Chemie- und Pharmaunternehmen nutzt den ImageMaster, um die E-Mails seiner Mitarbeiter rechtssicher aufzubewahren. Durchschnittlich werden in einer Stunde 210.000 E-Mails mit einem Datenvolumen von 57 Gigabyte verarbeitet. So kommen jeden Tag bis zu fünf Millionen E-Mails zusammen und das Gesamtvolumen beläuft sich inzwischen auf 150 Terabyte.

Komplexe gesetzliche Vorgaben einfach erfüllen

  • Unveränderbarkeit: Unternehmen müssen sicherstellen, dass keine nachträglichen Änderungen an Dokumenten vorgenommen oder sie manipuliert werden können
  • Zugriff: Bei Bedarf muss die Verfahrensdokumentation schnell verfügbar sein
  • Zuordnung: Es muss klar sein, welchem Geschäftsvorfall oder Projekt ein Dokument zugeordnet ist
  • Aufbewahrung: Alle Dokumente müssen so lange aufbewahrt werden, wie es die entsprechenden Gesetze oder Unternehmensrichtlinien fordern

Technische Spezifikationen von ImageMaster aus der Cloud

  • Konform zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD)
  • Skalierbar für höchste Anforderungen hinsichtlich der Anzahl der Nutzer und Datenobjekte
  •  Einfache Einbindung verschiedener Applikationen (z. B. SAP, Microsoft Exchange, SharePoint und weitere)
  • Redundante Bereitstellung in Rechenzentren der Tier-3-Klasse
  • Hochverfügbarer Services mit Disaster-Recovery(DR)-Fähigkeit dank TwinCore-Rechenzentren

Zertifizierung der Rechenzentren nach ISO 9001, ISO 27001
und ISO 20000-1
 

Digitales Ökosystem

Um sich für die Zukunft zu wappnen, brauchen Unternehmen vier Bausteine: Konnektivität, Cloud und IT-Infrastruktur, Sicherheit und Digitalisierung. Mit dem revisionssicheren Dokumentenmanagement in der Cloud sparen sie sich Investitionskosten und können jeder Steuerprüfung entspannt entgegensehen.

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