Intelligente Datenspeicherung für effiziente Geschäftsprozesse mit Smart Archiving.
Lösung

Daten gemäss GoBD archivieren

mit unseren Unified Archiving Services

  • Sichere Grundlage für Rechtsstreitigkeiten und Audits
  • Transparente Information Governance
  • Effizientere Geschäftsprozesse
  • Flexible, Cloud-basierte Zusammenarbeit
  • Bedarfsgerechte IT-Kosten
Kontakt
Ralf Wieland
Ralf Wieland

Experte für Collaboration & Enterprise Content Management

Enterprise Content Management White Paper: Mit ECM dokumentenbezogene Prozesse orchestrieren.

Archiving aus der Cloud

Mit den Unified Archiving Services bietet T-Systems Unternehmen auf Basis des seit mehr als 20 Jahren am Markt etablierten eigenen Produkts ImageMaster einen leistungsfähigen und nutzerfreundlichen Dienst. Die Lösung ist zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD) des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) konform und dient so der rechtssicheren Speicherung elektronischer Informationen. Die automatisierte digitale Archivierung auf leistungsfähigen Plattformen stellt sicher, dass die Auskunftsfähigkeit in Rechtsstreitigkeiten oder Audits gewährleistet wird. Zudem unterstützt Unified Archiving aus der Cloud eine leistungsfähige, unternehmensweite und transparente Information Governance.

Eine Lösung für alle Applikationen

Unified Archiving basiert auf dem hoch performanten Produkt Dynamic Services for Archiving. Durch das Angebot der T-Systems erhalten Nutzer zusätzlich die Sicherheit, einen Cloud Service aus deutschen Rechenzentren zu beziehen, der Datensicherheit nach deutschem Recht garantiert. Mit einer zentralen Lösung für alle Kommunikationsanwendungen – neben SAP, Microsoft Exchange und SharePoint ist diese zukünftig auch für weitere Anwendungen erhältlich – vereinfachen Kunden ihr Dokumentenmanagement erheblich. Durch die Bereitstellung aus der Cloud fallen zudem keine Hardware-Investitionen oder Personalbedarfe an. Die Bezahlung nach Unternehmensgröße sowie professionelle Unterstützung bei der Migration eines bestehenden Archivs und der Integration mit Schnittstellen zu anderen Geschäftsprozessen sprechen zusätzlich für die digitale Archivierung mit Unified Archiving Services nach GoBD.

Top Downloads

Referenzen

Logo CORPUS SIREO
CORPUS SIREO betreut für Unternehmen, Versicherungen und Banken europaweit Immobilien im Wert von etwa 16,3 Mrd. Euro. Der Konzern ist an 11 Standorten mit knapp 570 Mitarbeitern vertreten. Der ganzheitliche Ansatz in der Immobilienberatung reicht von der Analyse über den Ankauf und das wertoptimierende Management bis hin zum Verkauf.

Die Aufgabe

  • Erweiterung der SAP-Rechnungsarchivierung mit ImageMaster auf E-Mail-Archivierung
  • Automatisierte Ablage ausgewählter Mails nach definierten Regeln
  • Kosteneffiziente Storage-Lösung
  • Einfacher und schneller Mitarbeiterzugriff auf die archivierten E-Mails und Anhänge

Die Lösung

  • Dynamic Services for Archiving für Exchange als Teil der ECM-Suite
  • Automatische, zentrale Archivierung ausgewählter Mails aus 600 E-Mail-Postfächern
  • Start mit 1,5 Terabyte Storage
  • Direkter Zugriff aus Outlook heraus
  • Lokales Caching
  • Deduplizierungsfunktion
  • Hohe Verfügbarkeit

Der Kundennutzen

  • Arbeitserleichterung und gesicherte Archivierung durch automatisierten Speichervorgang
  • Schneller Zugriff auf archivierte E-Mails und Anhänge
  • Standard-Storage senkt Kosten und entlastet teure Exchange-Kapazitäten
  • Hohe Skalierbarkeit ermöglicht schnelle Anpassungen an den Markt
  • Ideale Voraussetzungen für unternehmensweites Dokumentenmanagement und Collaboration

Technische Spezifikationen

  • Konform zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD)
  • Skalierbar für höchste Anforderungen hinsichtlich der Anzahl der Nutzer und Datenobjekte
  • Einfache Einbindung verschiedener Applikationen (z. B. SAP, Microsoft Exchange, SharePoint und weitere)
  • Redundante Bereitstellung in Rechenzentren der Tier-3-Klasse
  • Hochverfügbarer Services mit Desaster-Recovery-(DR)-Fähigkeit dank Twin-Core-Rechenzentren
  • Zertifizierung der Rechenzentren nach ISO 9001, ISO 27001 und ISO 20000-1

Unified Archiving: Mit Ihren Unternehmensdaten auf der sicheren Seite

Das könnte Sie auch interessieren
Daten sind das neue Öl: Dieses (recht strapazierte) Credo ist weithin bekannt. Auch wenn der Vergleich zwischen endlichem Verbrauchs- und komplexem Investitionsgut hinkt, drückt er doch eines aus: wie wertvoll Daten in der heutigen Zeit sind. Zu wertvoll, um sie an unsicheren Orten zu speichern und gegebenenfalls zu verlieren. Dies gilt umso mehr, wenn es sich um geschäftskritische Informationen handelt. Betraf dies früher analoge Medien wie Papier-Akten, rücken zunehmend digitale Datenträger in den Mittelpunkt. In seinen Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hat zum Beispiel das Bundesfinanzministeriums nun auch gesetzliche Fristen zur Speicherung von E-Mails u. ä. festgeschrieben, die Unternehmen einhalten müssen, um für Prüfungen und Audits rechtssicher gerüstet zu sein.

Komplexe Vorgaben einfach erfüllen

Doch welche Kriterien müssen bei der Aufbewahrung erfüllt werden? Anwender müssen vor allem vier Vorgaben beachten:
  • Unveränderbarkeit: Unternehmen müssen sicherstellen, dass keine nachträglichen Änderungen an Dokumenten vorgenommen oder sie manipuliert werden können.
  • Zugriff: Bei Bedarf muss die Verfahrensdokumentation schnell verfügbar sein.
  • Zuordnung: Es muss klar sein, welchem Geschäftsvorfall oder Projekt ein Dokument zugeordnet ist.
  • Aufbewahrung: Alle Dokumente müssen so lange aufbewahrt werden, wie es die entsprechenden Gesetze oder Unternehmensrichtlinien fordern.
Diese Fristen zur Aufbewahrung können sehr variabel sein. Beispielsweise reichen sie von sechs Jahren für Geschäftsbriefe, die mit Kunden oder Lieferanten ausgetauscht werden, bis hin zu zehn Jahren für die Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, Jahresabschlüssen, Inventarlisten, Buchungsbelegen oder Rechnungen. 

Archiving-as-a-Service aus der Cloud

Die einfache Datensicherung auf einem lokalen Server reicht nicht mehr aus. Eine effektive Dokumentenverwaltung umfasst immer ein Konzept für eine revisionssichere, digitale Archivierung beispielsweise nach dem GoBD. Nur so können sich Unternehmen wirksam gegen Schadensersatzansprüche oder Strafen schützen. Die Cloud-Technologie bietet hier mit Unified Archiving neue Möglichkeiten. Die Kosten für die Archivierung orientieren sich am Lebenszyklus der Daten, der Menge und der Anzahl der Nutzer des Archivierungsdienstes. Das Ergebnis: eine Lösung, deren IT-Kosten sich am tatsächlichen Bedarf orientieren, die keine eigenen Investitionen, Personal für überdimensionierte Archive erfordert und zudem absolute Rechtssicherheit bietet.

Verwandte Themen