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Digitaler Fingerabdruck auf blauem Hintergrund

SAP-Lizenzen: So senken Unternehmen ihre Kosten

Wie Unternehmen im Zuge ihrer SAP S/4HANA-Transformation das Lizenzmanagement besser in den Griff bekommen und Lizenzkosten senken

25. Juli 2022Helge Vater

Nachhaltiges Lizenzmanagement

Welche Trends bewegen SAP-Kunden heute besonders? Antworten darauf liefert unsere mehrteilige Artikelserie im Expertenblog. Dieser Beitrag beschreibt die aktuellen Herausforderungen beim Lizenzmanagement und erklärt, wie Unternehmen ihre SAP-Lizenzen effizienter verwalten können. So lassen sich Unter- oder Überlizenzierung und damit verbundene rechtliche Folgen vermeiden sowie Lizenzkosten nachhaltig senken.

Einfache Bordmittel reichen nicht mehr

Ein Mann zeigt seinem Kollegen etwas auf dem Computer

Das Management von SAP-Lizenzen ist in den letzten Jahren immer komplexer geworden. Früher dominierten vor allem rollen- und rechtebasierte Lizenzmodelle. Heißt: Nutzten tausend Mitarbeitende das SAP-System, brauchte das Unternehmen auch tausend Lizenzen. Mittlerweile setzt sich die Lizenzmatrix aus zahlreichen Parametern zusammen. Es gibt verschiedene Preisstufen und ein digitales Lizenzmodell, bei dem die Gebühren auf den getätigten Transaktionen basieren. Außerdem ist es nach wie vor noch möglich, SAP-Systeme nutzerbasiert zu lizenzieren.

Mit einfachen Bordmitteln ist die zunehmende Komplexität kaum zu handhaben. Arbeiteten Lizenzmanager früher häufig mit Excel, stoßen sie damit jetzt an Grenzen. Gerade große Unternehmen verwalten tausende SAP-Nutzer und setzen verschiedene SAP-Komponenten ein – teilweise in der Cloud und mit diversen Lizenzparametern. Die Lösung: Ein neutraler Blick auf die Lizenzsituation durch die Experten von T-Systems in Verbindung mit einer professionellen Lizenzmanagement-Software.

SAP-Lizenzen unter voller Kontrolle

Im laufenden SAP-Betrieb ist es wichtig, nicht nur auf die technischen Parameter zu achten, sondern auch für Transparenz in puncto Lizenzen zu sorgen. Mit dem Proof of Value (PoV) ermittelt T-Systems, ob ein Kunde sein SAP-Lizenzmanagement optimieren kann, um Lizenzkosten einzusparen. Dabei werden zunächst bis zu fünf SAP-Systeme des Kunden untersucht, um fehlerhafte Lizenzierungen aufzuspüren. Anschließend prüfen die Experten von T-Systems die tatsächliche Anzahl der SAP-Nutzer, finden Dubletten und aktualisieren Berechtigungen und Nutzerrollen: Ist der Mitarbeitende noch in der Firma? Wie oft und wie intensiv arbeitet er mit dem SAP-System? Was für eine Lizenz wird benötigt – reicht eine Leseberechtigung aus?

Mithilfe des „Snow Optimizer for SAP Software“ des Partners Snow automatisiert T-Systems alle manuellen Tätigkeiten beim Lizenzmanagement. Dabei wird das Regelwerk des Tools an die jeweiligen Kundenbedürfnisse angepasst. Wie viel Kunden mit einer Lizenzoptimierung sparen können, hängt von der jeweiligen Ausgangssituation ab. Bisherige Projekte haben gezeigt, dass im Durchschnitt Einsparungen von bis zu 40 Prozent möglich sind.

SAP-Audit als Chance für Neuverhandlungen

Die Vorgehensweise verschafft dem Lizenzmanager mehrere Vorteile: Automatisierte Prozesse vereinfachen und beschleunigen das Lizenzmanagement. Er muss sich nicht mehr um technische Details kümmern, sondern lässt sich detaillierte Reports anzeigen und erkennt auf einen Blick, ob alle SAP-Systeme korrekt lizenziert sind.

Indem die T-Systems-Experten Überlizenzierungen entdecken und zu vermeiden helfen, ermöglichen sie der Einkaufsabteilung, Kosten zu senken. Dadurch verschieben sich Budgets: Anstatt in überflüssige Lizenzen können Einkäufer jetzt in die Digitalisierung und S/4HANA-Transformation des Unternehmens investieren.

Doch wann ist der richtige Zeitpunkt, um Lizenzierungen zu korrigieren? Am besten drei bis sechs Monate vor den jährlichen Verhandlungen mit SAP selbst oder dem Wirtschaftsprüfer. Auch eine SAP S/4HANA-Transformation ist ein guter Zeitpunkt, um die Lizenzstrategie zu überdenken und Lizenzen neu zu ordnen. Denn im Zuge der Umstellung schließen viele Kunden entweder einen neuen Vertrag mit SAP oder wechseln das Lizenzmodell.

Expert-Talk: SAP-Lizenzierung

Erfahren Sie von unseren SAP-Experten alles rund um die effiziente Verwaltung Ihrer SAP-Lizenzierung sowie die strategische Planung und effektive Umsetzung Ihres SAP S/4HANA®-Plans.

Was leistet ein digitales Lizenzmodell?

Bei der SAP S/4HANA-Einführung sollte der Kunde nicht nur die technische Umsetzung – zum Beispiel auf den Brown- oder Greenfield-Ansatz – im Blick haben, sondern auch sein künftiges Lizenzmodell. Möchte er sein nutzerbasiertes Modell beibehalten oder Lizenzen konvertieren und auf ein digitales Lizenzmodell umsteigen?

Das digitale Lizenzmodell zählt die Transaktionen im SAP-System und berechnet daraus die Lizenzgebühr. Es handelt es sich also um ein nutzungsabhängiges Modell. Dabei ist es unerheblich, ob eine Transaktion von einem Mitarbeitenden, einer Maschine im Internet der Dinge oder einer Schnittstelle ausgeführt wird. Beispiele für API-basierte Transaktionen gibt es zum Beispiel im Handel, wenn Endkunden über Telemarketing, Webshop oder Links im Newsletter ein Produkt bestellen.

Was lohnt sich für den Kunden mehr – ein nutzerabhängiges oder digitales Lizenzmodell? Oder eine Mischung aus beiden?

Im Rahmen der Beratung berechnet T-Systems, welche Konstellation für den Kunden am günstigsten ist. Dabei wird aufgezeigt, welche Folgen das digitale Lizenzmodell für sein Geschäftsmodell hat. Wichtiger Punkt: Der Umstieg auf das digitale Lizenzmodell sollte reiflich überlegt sein: Denn hat sich ein Unternehmen einmal dafür entschieden, kann es in der Regel nicht mehr zurück.

Warum sich Lizenzoptimierung lohnt

Unternehmen, die ihre SAP-Lizenzen optimiert haben, können den Lizenzaudits von SAP und Wirtschaftsprüfern gelassen entgegensehen. Sie können jederzeit nachweisen, dass sie richtig lizenziert sind und sämtliche Compliance-Vorgaben einhalten. Bei den Verhandlungen mit SAP, die meist während der Lizenzaudits im vierten Quartal stattfinden, können sie selbstbewusst auftreten und mit ihrem Wissen über alle im Unternehmen genutzten SAP-Lizenzen punkten.

Das Management der immer komplexeren SAP-Landschaft erfordert ein hohes Maß an Fachkompetenz. Doch wie in vielen IT-Bereichen herrscht auch im SAP-Markt ein Mangel an Fachkräften. Ausgewiesene SAP-Lizenzexperten sind nur schwer zu finden. Dank automatisiertem Lizenzmanagement kann bei einem SAP-Kunden von T-Systems ein Lizenzmanager bis zu 30.000 Lizenzen steuern.

Zum Autor
IM-Vater-Helge

Helge Vater

Offering Manager SAP Transformation and Technology , T-Systems

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