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Porträt eines Stahlarbeiters beim Stahlguss im Stahlwerk

Dokumente sicher und mit wenig Aufwand verarbeiten

Boasteel Tailored Blanks nutzt für Rechnungen die automatisierte Lösung Kofax Total Agility

Geschäftsmann unterzeichnet elektronischen Vertrag auf digitalem Tablet

In den meisten Wirtschaftsunternehmen wird heute noch in vielen Bereichen dokumentenbasiert gearbeitet, Portallösungen für die rein elektronische Verarbeitung von Informationen gibt es aktuell hauptsächlich im öffentlichen Bereich. Insbesondere gilt dies für Rechnungen oder Gutschriften, die vorwiegend noch in Papierform vorliegen oder in seltenen Fällen via E-Mail-Anhang als PDF an die Kunden versandt werden. Die Prozesse, die zur Rechnungs- oder Gutschriftverarbeitung verwendet werden, sind dagegen meist komplett digitalisiert. Das bedeutet, dass die relevanten Informationen, wie z.B. die Rechnungssumme, von Papier- oder PDF-Dokumenten in ein elektronisches, digital verarbeitbares Format übertragen werden müssen. Im schlechtesten Fall geschieht dies, indem ein Sachbearbeiter die Informationen manuell in das digitale System eingibt, die Dokumente daraufhin gescannt werden und in die entsprechenden Systeme importiert werden. Diese aufwendigen Tätigkeiten nehmen viel Zeit und Personal in Anspruch. Darüber hinaus sind solche Prozesse fehleranfällig, wodurch es beispielsweise beim manuellen Übertragen der Informationen zu Schreibfehlern kommen kann, die den Prozess stören.

Der Kundennutzen: Kosten- und Zeitersparnisse

Durch die intelligente Lösung der T-Systems spart Baosteel Tailored Blanks laut eigenen Angaben eine Menge Zeit und Geld. Das Unternehmen hat so eine Plattform im Einsatz, die es ermöglicht, Rechnungen und Gutschriften hochautomatisiert und fehlerfrei zu verarbeiten. Mit nur wenigen manuellen Schritten gelangen die Dokumente und weitere wichtige Informationen zu den verantwortlichen Sachbearbeitern in der Buchhaltung, die den Vorgang nun mit wenigen Mausklicken zur Verbuchung freigeben können. Der komplette Prozess wird durch die Automatisierung beschleunigt und die Mitarbeiter sind somit frei für andere Tätigkeiten. Herr Kücük betont dies abschließend mit folgenden Worten: „Die Lösung läuft sehr stabil. Von Seiten Kofax hatten wir bisher keine Ausfälle zu beklagen.“ 

Alle für unseren Rechnungsprozess relevanten Daten werden von der Kofax Software ausgelesen, mit SAP abgeglichen und an weiterführende Systeme übergeben. Das spart uns an verschiedenen Stellen Zeit und somit natürlich auch Kosten.

Süleyman Kücük, Teamleader IT, Baosteel Tailored Blanks

Die Herausforderung: Reduktion von manuellen Tätigkeiten und Ausschalten von Fehlerquellen

Auch bei Baosteel Tailored Blanks fallen täglich große Mengen an Rechnungen und Gutschriften an. Dabei gelangen lediglich 20 Prozent als PFD-Datei über das E-Mail-System in das Unternehmen, alle weiteren in klassischer Papierform. Die Herausforderung ist es, genau diese Dokumente mit geringem manuellem Aufwand zu verarbeiten. Dabei müssen alle Dateien digitalisiert, die Inhalte erfasst und die Originaldokumente archiviert werden. Zusätzlich müssen alle Inhalte an einen SAP-Workflow übergeben werden.

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Die Lösung: Kofax Total Agility zur Digitalisierung der Dokumente

Im Rahmen der Verbesserung ihrer Prozesse im Rechnungseingang kam die Frage nach einer automatisierten, auf OCR und ähnlichen Technologien basierenden Lösung auf. Laut Süleyman Kücük war der bisherige Prozess fehleranfällig, wodurch sehr viele manuelle Eingriffe durch die Mitarbeiter im Fachbereich und in der Buchhaltung notwendig waren. Da die gewünschten Ergebnisse damit nicht erreicht werden konnten, entschied sich das Unternehmen für eine Lösung der T-Systems auf Basis der Plattform Total Agility (KTA) des Herstellers Kofax, ein Produkt für die Digitalisierung und Automatisierung dokumentenbasierter Prozesse. Dabei werden jegliche Papierdokumente gescannt und an Kofax Total Agility übergeben, welches automatisch erkennt, um welche Dokumentenart (Rechnung oder Gutschrift) es sich handelt und diese dann in einem speziell für die jeweilige Art vorgesehenem Workflow verarbeitet. Dies lässt sich vor allem durch folgende Aussage von Herrn Kücük bestätigen: „Die Erkennung von Daten ist hervorragend. Eine Nachkorrektur ist wirklich sehr selten notwendig.“ 

Anschließend werden die für den Rechnungsprozess relevanten Inhalte (Metadaten) extrahiert und anhand der Bestellnummer wird durch eine Abfrage in der SAP-Datenbank geprüft, zu welchem Vorgang die Rechnung oder die Gutschrift gehört. Daraufhin werden die digitalisierten Dokumente und Metadaten an das Archivsystem Image Master übergeben und von diesem an SAP weitergeleitet. Die Erkennung der Dokumentenart und die Extraktion der Metadaten erfolgt unterstützt durch künstliche Intelligenz (KI), was bedeutet, dass kein starres Regelwerk hinterlegt ist. Kofax Total Agility hat sozusagen „gelernt“, die Dokumente zu unterscheiden und die relevanten Daten in den Dokumenten zu finden.

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