Die De-Mail bietet staatlich geprüfte Sicherheit dank E-Mail-Verschlüsselung.
Lösung

De-Mail: ERSTE MAIL MIT GESETZLICH GESICHERTER ZUSTELLUNG

Standard für rechtsverbindliche Kommunikation

  • Schneller und günstiger als Briefpost
  • Sicher durch eindeutig identifizierte Teilnehmer
  • Papierlos und medienbruchfrei mit Unternehmen und Behörden kommunizieren
  • Sichere Nachweisbarkeit von Inhalten
  • Gesetzlich geregelte Zustellung
  • Staatlich geprüfte und zertifizierte Sicherheit

Staatlich geprüfte E-Mail-Verschlüsselung

De-Mail ist eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte E-Mail-Technik zur sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Online-Kommunikation. T-Systems ist ein durch das BSI akkreditierter De-Mail-Diensteanbieter.
Die erste Mail mit gesetzlich gesicherter Zustellung
Flash ist nicht verfügbar.
Bietet viele Vorteile, z.B. Sicherheit, Geschwindigkeit und Kostenersparnis.
Die klassische E-Mail-Kommunikation stieß bisher immer an Grenzen, wenn Unternehmen, Privatpersonen oder Behörden vertrauliche und nachweisbare Post und Dokumente austauschen mussten. Mit De-Mail hat sich das geändert. Ob Verträge, Gesundheitsdaten, Steuerbescheinigungen oder Gehaltsabrechnungen, De-Mail ermöglicht den kostengünstigen, schnellen und umweltfreundlichen Versand ohne Medienbrüche.
Alle De-Mail-Nutzer sind eindeutig identifiziert, was die nachweisbare Kommunikation innerhalb einer geschlossenen Benutzergruppe sicherstellt. Das schafft Vertrauen in die übermittelten Daten und Informationen und schützt gleichzeitig vor Schadsoftware, Spam und Phishing. Auch die Einsparpotentiale sind enorm. So erwartet das Bundesministerium des Inneren (BMI), dass bis 2018 rund die Hälfte der heute 17,5 Milliarden physischen Briefsendungen durch De-Mail ersetzt werden.

De-Mail ist Bestandteil des E-Government-Gesetzes

Das De-Mail-Gesetz ist Kernbestandteil der E-Government-2.0-Strategie der Bundesrepublik und im Mai 2011 in Kraft getreten. Mit dem De-Mail-Gesetz hat der Gesetzgeber erstmals einen Rahmen geschaffen, der es Unternehmen ermöglicht, künftig einen Großteil ihrer Brief- und Fax-gebundenen Korrespondenz durch ein elektronisches Medium zu ersetzen und dabei eine vergleichbare Verbindlichkeit und Belastbarkeit im Streitfall zu haben. Eine De-Mail mit der Versandoption Absenderbestätigung kann dann die bisher erforderliche Unterschrift ersetzen.
De-Mail ist auch Bestandteil des E-Government-Gesetzes, das seit dem 1. August 2013 für die Bundesverwaltung und Bundesinstitutionen (zzgl. der kommunalen Institutionen mit Bundesrecht) gilt. Seit Mitte 2015 sind alle Behörden des Bundes dazu verpflichtet, einen elektronischen Zugang per De-Mail zu eröffnen um elektronische Dokumente entgegenzunehmen.
Auf Ebene der Bundesländer und Kommunen gelten jeweils die E-Government-Gesetze der jeweiligen Bundesländer. Das Land Sachsen war hier Vorreiter und verpflichtet bis Ende 2016 alle ihrer Behörden und Kommunen zur Eröffnung eines elektronischen Zugangs per De-Mail.

eIDAS-Zetifizierung inbegriffen

Seit dem 01.07.2016 ist die europaweite "Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste", kurz eIDAS-Verordnung, in Kraft getreten. Die De-Mail der T-Systems und der Telekom Deutschland gehört zu den ersten Diensten in der EU, die nach eIDAS zertifiziert wurden. Die Verordnung enthält verbindlich geltende Regelungen für die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Identifizierungsmittel und Vertrauensdienste. Mit ihrer Hilfe wurden Rahmenbedingungen für die sichere vertraulichen Kommunikation in den 28 EU-Mitgliedsstaaten und dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) geschaffen.
Die Geschäftskommunikation via De-Mail
 Wirtschaftlicher, einfacher und schneller.
Staatlich geprüfter Dienst
Akkreditierung von T-Systems als De-Mail-Anbieter durch das Bundesamt für Sichterheit in der Informationstechnik.

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eIDAS-zertifiziert
De-Mail ist vom TÜV IT nach eIDAS zertifiziert.

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Wie nützt De-Mail meinem Unternehmen?

  • De-Mail ermöglicht schnelle und effiziente Prozesse
  • Automatisierter Massenversand, z. B. für Gehaltsabrechnungen oder Mitarbeiterschreiben
  • Vereinfachte Zusammenarbeit mit Partnern, Lieferanten und Ämtern
  • Einsparung von Betriebskosten
  • Einsparung von Papier-, Druck- und Materialkosten
  • Keine Investitionen in neue IT-Infrastruktur nötig
  • Automatisierter Versand reduziert Arbeitsaufwand
  • Kein Schulungsaufwand und niedrige Implementierungskosten
  • Völlige Kostentransparenz und Leistungsverrechnung nach dem Pay-as-you-use-Modell
  • Nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastruktur über Gateway-Lösung
  • Zugang von jedem Computer mit Zugriff auf eigene E-Mailserver-Infrastruktur und/oder Internetanschluss
  • Keine weitere zusätzliche Hardware oder Software nötig
  • Erfüllt gesetzliche Vorgaben und ist zertifiziert durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
  • Kernapplikation (Core) in Hochsicherheitsrechenzentren mit Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben zu Verfügbarkeit, Datenschutz und IT-Sicherheit
  • Mandantenfähiger und hochverfügbarer Betrieb des De-Mail-Gateways im Cluster möglich
  • Betriebsmodelle De-Mail-Gateway
    - Eigenbetrieb des Gateways durch den Kunden
    - Fremdbetrieb Gateway
  • Unterstützungsleistungen für Service Provider mit speziellem Leistungskatalog und Provisions-Modellen
  • Reduziert den CO2-Footprint eines Unternehmens
  • Nachhaltig und klimaneutral kommunizieren
  • 2,25 Milliarden Blatt Papier einsparen
  • 77 Prozent weniger CO2 als Briefpost

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Referenzen

Logo KPMG
  • Weltweites Netzwerk rechtlich selbstständiger Firmen
  • Rund 155.000 Mitarbeiter in 155 Ländern
  • Eines der führenden Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen, auch in Deutschland
  • "Cutting through complexity" als zentrales Versprechen an die Mandanten und Geschäftspartner: Mit Expertenwissen Klarheit liefern in einer immer komplexeren Welt

Die Aufgabe

  • Vermeidung der bislang im Schwerpunkt papiergestützten Kommunikation
  • Nutzung von De-Mail als elektronisches Äquivalent zur Schriftformerfüllung für Kommunikation mit der Finanzverwaltung
  • Prozessoptimierung in ganzheitlich elektronischen Prozessen

Die Lösung

  • zusätzlicher Kanal zur Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung
  • Bereitstellung der De-Mail-Gateways
  • Unterstützung der technischen De-Mail-Integration
  • Unterstützung der organisatorischen Einführung von De-Mail inklusive Evaluierung von Rahmenbedingungen, Compliance-Anforderungen und Archivierung (De-Mail Readiness Workshop)
  • Bereitstellung einer Test-Infrastruktur für die System-Integration (De-Mail Staging)

Der Kundennutzen

  • De-Mail ersetzt Papier durch digitale Prozesse und ist schneller, effektiver und kostengünstiger
  • De-Mail erfüllt mit der Versandoption „absenderbestätigt“ für Verwaltungskommunikation die Schriftform und ist dadurch ein gesetzlich abgesicherter, nachweisbarer und verschlüsselter elektronischer Kanal
  • Beitrag zum Umweltschutz durch Vermeidung von Papier
Logo GAD
Die GAD ist IT-Dienstleister, Rechenzentrum und Softwarehaus für 450 Banken und weiteren Unternehmen aus der genossenschaftlichen Finanzgruppe Volksbanken Raiffeisenbanken und auch mehr als 1000 weiteren Banken und Finanzdienstleistern in Deutschland, Österreich und Luxemburg. Mit Firmen-sitz in Münster ist die GAD eingebunden in die Genossenschaftliche FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken.

Die Aufgabe

  • Rechtssichere elektronische Kommunikation
  • Innovationstreiber für VR-Banken
  • Integration von De-Mail
  • Maßgeschneidertes Betriebs- und Vertriebsmodell
  • Einsparung von Kosten für bislang papiergestützte Prozesse
  • Schutz sensibler Informationen, z.B. Kontoauszüge, Verträge usw.

Die Lösung

  • Test der Staging-Plattform
  • Mandantenfähiges Gateway, verbunden mit der De-Mail-Plattform von T-Systems
  • Gateway-Hosting, Betrieb, Administration durch die GAD
  • Abholung der De-Mails durch das Gateway und Weiterleitung in die Mail-Boxen (Lotus) der Mitarbeiter
  • GAD als Identpartner

Der Kundennutzen

  • Erfüllung der gesetzlichen Datenschutz-Anforderungen
  • Einsparung von Papier reduziert Kosten und ist umweltfreundlich
  • Kosteneinsparung durch Prozessbeschleunigung und Portoersparnis
  • Positionierung als innovativer Dienstleister beim Kunden
  • Die GAD behält die Betriebshoheit
Logo targobank
Die TARGOBANK gehört zur französischen Genossenschaftsbank Crédit Mutuel und ist eine Privatkundenbank. Sie ist mit 335 Niederlassungen in 200 Städten in Deutschland vertreten und beschäftigt 6.500 Mitarbeiter. Die TARGOBANK ist führend im Konsumentenkreditgeschäft und einer der größten Kreditkartenherausgeber in Deutschland.

Die Aufgabe

  • Im Markt herrscht hoher Kostendruck, dem begegnet werden muss
  • Die Erwartungshaltung der Bankkunden ist hoch, und somit muss der Kundenservice ständig verbessert werden
  • Image und Wahrnehmung als Innovationstreiber müssen gestärkt werden

Die Lösung

  • Bereitstellung und Betrieb des De-Mail-Gateways und der Hardware für den Mail Relay
  • Bereitstellung und Betrieb des Betriebssystems und der erforderlichen Postfix Software für die Mail-Relay-Funktionalität
  • Der Basisbetrieb umfasst die Administration des Mail-Relay-Servers mit der Applikation Postfix
  • Zusätzlich wurde das Dokumentenarchiv direkt an den De-Mail-Server der Telekom angebunden

Der Kundennutzen

  • Gesetzlich abgesicherter, nachweisbarer und verschlüsselter Kanal, der genauso einfach funktioniert wie E-Mail
  • Slogan „so geht Bank heute“ wird mit De-Mail für den Kunden erfahrbar
  • Beitrag zum Umweltschutz durch Vermeidung von Papier
  • Einsparung von Versandkosten und Wegzeiten

Die De-Mail-Dienste von T-Systems im Überblick

Eine Lösung für alle Fälle

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Was ist De-Mail?
Angebote, Verträge und Rechnungen: De-Mail ermöglicht die sichere, vertrauliche und nachweisbare Kommunikation über das Internet. Hinzu kommt: De-Mail ist einfach zu bedienen, schnell, kosten- und zeitsparend sowie umweltfreundlich. Rund 1,1 Milliarden E-Mails rasen in Deutschland täglich durch das Internet. Der Versand der elektronischen Nachrichten geht zwar schnell und einfach, hat aber zwei entscheidende Nachteile: Zum einen sind über 95 Prozent der übermittelten Informationen und Daten nicht ausreichend vor dem Zugriff Dritter geschützt. Zum anderen kann ein Nutzer nicht nachweisen, ob und wann eine bestimmte Nachricht beim gewünschten Empfänger eingegangen ist. Der De-Mail-Dienst bietet einen Weg, um die Sicherheit und Verbindlichkeit der Briefpost mit der Schnelligkeit der De-Mail zu verbinden, und ermöglicht so das vertrauliche und nachweisbare Versenden von Dokumenten im Internet.

Wo De-Mail zum Einsatz kommt

Ob Verträge, Gesundheitsdaten, Steuerbescheinigungen oder Gehaltsabrechnungen, De-Mail ermöglicht den kostengünstigen, schnellen und umweltfreundlichen Versand ohne Medienbrüche.
Mögliche De-Mail Einsatzszenarien
Antragsverfahren
  • Beantragung BAföG (Studentenwerke)
  • Beantragung BAföG-Vorausleistung (Studentenwerke)
  • Beantragung Maklererlaubnis gem. § 34c GewO beim Ordnungsamt Heidelberg (Rhein-Neckar-Kreis)
  • Beantragung Kinderbetreuungsplatz (Lutherstadt Wittenberg) Kompetenzzentrum De-Mail für die öffentliche Verwaltung
  • Beantragung und Abrechnung der Kostenpauschale für Träger der Kinderbetreuung (Lutherstadt Wittenberg)
  • Beantragung Sondernutzung (Finanzbehörde Freie und Hansestadt Hamburg)
  • Beantragung Berechtigungszertifikate für den neuen Personalausweis (Bundesverwaltungsamt)
  • Beantragung Außerbetriebsetzung Kfz (im Rahmen Deutschland-Online-Projekt „Kfz-Online“)
Meldeverfahren
  • Anmeldung eines Hundes für die Hundesteuer (Stadt Düsseldorf)
  • Meldung der Beendigung einer Berufshaftpflichtversicherung eines ungebundenen Versicherungsvermittlers an die IHK
  • Unfallmeldung eines Versicherten an die Versicherung (BARMER GEK)
  • Prüfung von Regressansprüchen (BARMER GEK) Gewerbe-An/Um/Abmeldung (Land Mecklenburg-Vorpommern)
Bescheidverfahren
  • BAföG-Bescheid (Studentenwerke)
  • Erteilung Maklererlaubnis gem. § 34c GewO beim Ordnungsamt Heidelberg (RheinNeckar-Kreis)
  • Sondernutzungsbescheinigung (Finanzbehörde Freie und Hansestadt Hamburg)
  • Steuerbescheid (Land Mecklenburg-Vorpommern und Stadt Düsseldorf)
  • Versand Abrechnungsmitteilung zur Kostenpauschalenabrechnung für Träger der Kinderbetreuung in der Lutherstadt Wittenberg
  • Berechtigungszertifikate für den neuen Personalausweis (Bundesverwaltungsamt)
  • Bescheinigung zur Außerbetriebsetzung Kfz (im Rahmen Deutschland-Online-Projekt „Kfz-Online“)
Auskunftsverfahren
  • Punkteauskunft (Kraftfahrtbundesamt)
  • Allgemeine Anfrage (Deutsche Rentenversicherung)
  • Halterauskünfte (Landesbetrieb Verkehr Hamburg)
  • Rentenauskunft Schufa-Auskunft
  • Melderegisterauskunft Auskunft über etwaige eigene Einträge im Bundeszentralregister („Führungszeugnis“)
  • Auskünfte zu Ausschreibungsunterlagen (mit Fristen)
  • Allgemeine Kommunikation
Allgemeine Kommunikation
Meist handelt es sich dabei um Rückfragen, Klärungen oder Abstimmungen.
  • Informelle Erinnerung an die Meldepflicht für Gewerbetreibende (Rhein-Neckar-Kreis, Ordnungsamt Heidelberg)
  • Kommunikation mit dem Ehrenamt (IHK-Organisation), wie Verteilung von Unterlagen an Ehrenamtsmitglieder
  • Jährliche Renteninformationen (Deutsche Rentenversicherung)
  • Kommunikation mit anderen Behörden (Deutsche Rentenversicherung)
Genannte Verfahren wurden im Rahmen verschiedener Projekte durch das CC De-Mail (BMI) untersucht und für einen möglichen Einsatz von De-Mail konzipiert. 
Durch den Einsatz von De-Mail in Verbindung mit der elektronischen Akte sparen Behörden Kosten, Zeit und erhöhen Ihre Mitarbeiterzufriedenheit. Durch die medienbruchfreie Kommunikation haben die Mitarbeiter integrierte Sicht auf Korrespondenz und Prozessinformationen.
Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg zeigt in seinem Fachkonzept BAföG auf, dass die Einbindung von De-Mail oder der E-ID des neuen Personalausweises bei der Beantragung von BAföG die Schriftformerfordernis elektronisch ersetzt. Die Vorteile sind klar: höhere Datenqualität, effizientere Bearbeitung und damit eine frühere Bescheidung der Anträge.
Die Telekom ermöglicht seit November 2013 ihren Mitarbeitern in Deutschland die Bezügemitteilung per De-Mail zu erhalten. Die Vorteile für die Mitarbeiter sind, dass das elektronische Schreiben eher eintrifft als der Brief und sich von überall via Internet abrufen lässt. Dabei ist die Zustellung per De-Mail vom Sender bis zum Empfänger besonders sicher. Nicht zuletzt ist dies ein Beitrag zum Umweltschutz.
Der Mitarbeiter selbst muss dazu lediglich sein De-Mail-Postfach einrichten und eine Einverständniserklärung abgeben.
Nur wenige Wochen nach der Verabschiedung des sächsischen E-Government-Gesetzes, das neben dem elektronischen Personalausweis auch De-Mail als verbindliche Kommunikation vorsieht, setzte Dresden dieses als erste Stadt um. Dresden - seit dem 30.06.2014 offizielle „De-Mail City“ - wird nun zum Vorreiter in Sachen De-Mail.
Jeder Kontakt mit der Stadt ist jetzt auch per De-Mail möglich. Anfragen und Anträge aller Art können nun fristgerecht von überall rund um die Uhr an die Stadt Dresden geschickt werden. Hierzu hat die Stadt das De-Mail Postfach stadtverwaltung@dresden.de-mail.de eingerichtet. Erste praktische Anwendungen sind E-Petitionen, z. B. für neue Spielplätze oder Straßenverbreiterungen, wobei der Antrag per De-Mail an petition@dresden.de-mail.de gesendet wird. Ebenso kann nun per De-Mail ein Wohnberechtigungsschein (unter wohnen@dresden.de-mail.de) sowie ein Gewerbeschein (unter gewerbeangelegenheiten@dresden.de-mail.de) beantragt werden, den der Bürger auf diesem Weg zugeschickt bekommt.
Die am Projekt beteiligte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG unterstützt das Steuer- und Stadtkassenamt Dresden bei der Einführung von De-Mail als rechtsverbindliches elektronisches Kommunikationsmittel. „Der Versand von Steuerbescheiden stellt nur einen der zahlreichen Anwendungsfälle von De-Mail dar“, so Christian Jänisch, KPMG Bereichsvorstand Tax.
Neben der Stadt Dresden bieten auch zahlreiche regionale Unternehmen die Kommunikation per De-Mail an. Beispielsweise übermitteln vier Anwaltskanzleien ihre juristischen Dokumente zukünftig per De-Mail an Bürger und Firmen, sowie eine Wohnungsbaugenossenschaft ihre Nebenkostenabrechnung an Ihre Mieter. Der Verein Dresdner SC 1898 wird zukünftig per De-Mail mit seinen Volleyball-Spielerinnen kommunizieren, die ebenfalls eine De-Mail Adresse haben. Beispielsweise erhalten die Profispielerinnen ihre Gehaltsabrechnungen zukünftig per De-Mail. Die Anmeldung bei Umzug neuer Spielerinnen erfolgt ebenso auf diesem Weg.
Die Stadt Dresden, als erste offizielle „De-Mail City“ ist sich sicher mit diesen und noch vielen folgenden Einsatzbereichen von De-Mail zu profitieren.
„Wir freuen uns sehr, Vorreiter in diesem Projekt für sichere digitale Kommunikation zu sein. Die Stadt ist Lebensmittelpunkt für unsere Bürger. Deshalb wollen sie möglichst einfach und schnell mit unseren städtischen Einrichtungen, Behörden und Institutionen kommunizieren. Dank De-Mail haben wir für unsere Bürger jetzt 24 Stunden geöffnet.“, so Helma Orosz, Oberbürgermeisterin der Landeshauptstadt Dresden.
Digitale Nebenkostenabrechnung
In der Energiebranche wird die Kommunikation immer digitaler. Bereits heute messen intelligente Zähler und Geräte den Energieverbrauch in Haushalten oder gewerblichen Betrieben und senden die ermittelten Daten automatisch direkt an den Versorger („Smart Metering“). Mit De-Mail versenden Energieanbieter künftig auch Tarifänderungen, Nebenkostenabrechnungen, Mitteilungen oder Jahresabrechnungen schnell und zeitsparend auf digitalem Wege an ihre Kunden.
Atteste elektronisch versenden
Gerade im Gesundheitswesen gehen Dokumente weite Wege. Arztpraxen, Krankenhäuser und andere Leistungserbringer in der Medizin erstellen Kostenvoranschläge oder Rechnungen digital, drucken sie aus und geben sie in Papierform an den Patienten. Dieser wiederum versendet sie auf dem Postweg an die Krankenversicherung und erhält ebenfalls postalisch Antwort. Mit der elektronischen Kommunikation via De-Mail werden diese Prozesse abgekürzt – und zusätzlich sicherer.
Kontoauszüge per De-Mail
Regelmäßige Mitteilungen wie Kontoauszüge oder Kreditkartenabrechnungen verschicken Finanzdienstleister bislang auf dem Postweg. Gerade bei Benachrichtigungen zu Depotbewegungen fallen täglich große Papiermengen an. Mit De-Mail versenden Finanzinstitute diese Mitteilungen sicher und vertraulich auf elektronischem Wege, ebenso wie Beratungsprotokolle, Vertragsänderungen und andere Finanzdokumente.

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