Öffentliche Verwaltungen stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen, gerade auch mit Blick auf die Digitalisierung. Als Digitalisierungspartner öffentlicher Auftraggeber schauen wir als T-Systems, wo die Schmerzpunkte unserer Kunden liegen und was sie derzeit auf ihrer Digitalisierungsreise aufhält. Und für viele dieser Herausforderungen gibt’s eine smarte Lösung: den Einsatz von Künstlicher Intelligenz.
Die Digitalisierungshürden in der öffentlichen Verwaltung sind vielfältig: Ein zentrales Problem ist der Fachkräftemangel. Vielen öffentlichen Verwaltungen fällt es schwer, geeignete IT-Fachkräfte zu rekrutieren. Neben personellen Ressourcen erfordert die Digitalisierung aber auch die nötigen finanziellen Mittel, um neue Technologien zu implementieren und bestehende Systeme zu modernisieren. Aufgrund föderalistischer Strukturen in Deutschland werden Digitalisierungsprojekte oft nur lokal oder in kleinem Maßstab geplant und umgesetzt, ohne eine langfristige Skalierbarkeit zu berücksichtigen.
Angesichts zunehmender Cyberbedrohungen müssen öffentliche Verwaltungen zudem in IT-Sicherheit und Datenschutz investieren, sodass ihre IT-Systeme und digitalen Prozesse vor Angriffen geschützt sind. Viele Behörden nutzen derzeit noch isolierte und oft veraltete IT-Systeme, die nicht miteinander kommunizieren. Das verzögert die effiziente Zusammenarbeit und den Austausch von Daten. Auch die Nutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit digitaler Verwaltungsdienste sind wichtige Aspekte, weil von zentraler Bedeutung für die Bürgerinnen und Bürger. Nicht zuletzt stehen häufig komplexe und „nicht digitale“ gesetzliche Rahmenbedingungen sowie bürokratische Prozesse einer zügigen Digitalisierung im Weg.
Doch es gibt gute Nachrichten: Durch die Implementierung smarter und automatisierter Verwaltungsprozesse kann die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit erheblich gesteigert werden. Fast jeder Verwaltungsprozess lässt sich mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) beschleunigen.
Durch Chatbots und automatisierte Prozesse zum Beispiel können Ressourcen eingespart und Engpässe im Fachkräftebereich gemildert werden. Mit Hilfe von KI lassen sich komplette Systeme aktualisieren und modernisieren. KI steigert damit die Effizienz der ICT-Systeme, was gerade in Zeiten begrenzter Haushaltsmittel die Kosten senkt. Künstliche Intelligenz ist flexibel einsetzbar – auch in kleineren Projekten, im Bereich IT-Sicherheit und bei der Zusammenführung verschiedener IT-Schnittstellen. Und bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben kann KI automatisiert unterstützen, was die öffentliche Verwaltung agiler und effizienter macht.
Durch die Implementierung smarter und automatisierter Verwaltungsprozesse kann die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit erheblich gesteigert werden. Fast jeder Verwaltungsprozess lässt sich mithilfe von KI beschleunigen.
Über alle Herausforderungen hinweg gibt es eine Vielzahl konkreter Anwendungsmöglichkeiten. Sie zeigen, wie KI dabei hilft, die öffentliche Verwaltung digitaler und bürgernäher zu gestalten: So können etwa Chat- und Voicebots bei Leistungsauskünften, der Bereitstellung von Informationen und bei der Klärung von Zuständigkeiten helfen. Ein Antragsassistent unterstützt die Bürgerinnen und Bürger dabei, den richtigen Antrag zu finden und auszufüllen. Das erleichtert den Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen erheblich.
Der Einsatz von KI fördert die Barrierefreiheit, sodass alle Bürgerinnen und Bürger, unabhängig von ihren individuellen Bedürfnissen, Zugang zu den digitalen Angeboten des Amts beziehungsweise der Behörde haben. Zudem kann KI für vereinfachte Sprache sorgen, um die Informationen verständlicher zu machen und somit eine breitere Zielgruppe anzusprechen.
Ein Smart Chat bietet Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit, Informationen zu Gesetzen, Vorschriften und anderen relevanten Themen schnell und unkompliziert abzurufen. Dank Kontexterkennung und Routing werden Anfragen gezielt an die richtigen Stellen weitergeleitet, was die Bearbeitungszeit verkürzt. Die Nutzung von Optical Character Recognition (OCR) ermöglicht es, Texte aus E-Mails und Handschriften automatisch zu erfassen und zu verarbeiten. Durch eine automatisierte Antragsprüfung können Anträge schneller und effizienter bearbeitet werden.
Ein weiterer Vorteil ist die automatische Bescheid-Erstellung, die den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert und die Bearbeitungszeiten verkürzt. Zudem wird durch Betrugserkennungssysteme die Sicherheit erhöht, indem potenzielle Unregelmäßigkeiten frühzeitig identifiziert werden. Die Prozessoptimierung wird durch den Einsatz von Lernmodellen und -plattformen weiter vorangetrieben. Diese ermöglichen es, aus Erfahrungen zu lernen und die Abläufe kontinuierlich zu verbessern.
Im Bereich Smart City bietet KI einen Mehrwert für die öffentliche Verwaltung. Smart City ist ein urbanes Konzept, das moderne Technologien und digitale Lösungen nutzt, um die Lebensqualität der Bürger zu verbessern und die Effizienz städtischer Dienstleistungen zu steigern. Städte sollen so lebenswerter, sicherer und umweltfreundlicher werden. Künstliche Intelligenz spielt hierbei eine entscheidende Rolle, indem sie Daten aus verschiedenen Quellen analysiert und wertvolle Erkenntnisse für die Lebensqualität der Menschen liefert.
Auch bei der Früherkennung von Extremwetterlagen ist KI eine wertvolle Technologie. So ermöglicht sie es Städten, proaktiv auf klimatische Herausforderungen zu reagieren. KI kann beispielsweise zur Analyse von Sensordaten wie Feinstaub- und Verkehrsdaten eingesetzt werden. Auf Basis dieser Daten ist es Städten möglich, fundierte Entscheidungen zu treffen und gezielt die Verkehrsströme zu steuern. So lassen sich unter anderem Staus reduzieren und die Luftqualität verbessern. Im Krisenmanagement können via KI erstellte Simulationen von Hochwasser, Hitze, Verkehr und Bebauung helfen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
KI-unterstützte Notrufe hingegen verbessern und optimieren Notrufsysteme. Die KI analysiert während eines Notrufes die Sprache der Anrufenden in Echtzeit, extrahiert wichtige Informationen wie Standort, Art des Notfalls und andere relevante Details. Sie erkennt Muster, priorisiert, welche Notrufe am dringendsten sind und berechnet schnell die besten Routen für die Einsatzfahrzeuge.
Während die Rettungskräfte auf dem Weg zum Einsatzort sind, versorgen KI-gestützte Chatbots oder Sprachassistenten Anrufende mit Informationen und führen sie durch den Notrufprozess. KI-unterstützte Notrufe tragen dazu bei, die Effizienz und Effektivität von Notfallreaktionen zu verbessern, die Sicherheit der Bürger zu erhöhen und die Belastung der Notrufzentralen zu verringern.
Das sind nur einige konkrete Beispiele, wie KI dabei unterstützt, die öffentliche Verwaltung smart zu digitalisieren und viele Services für die Bürgerinnen und Bürger benutzerfreundlicher zu gestalten.
