Wie KI die HR-Arbeitswelt revolutioniert

In kürzester Zeit hat sich KI vom Hype zu einem essenziellen Werkzeug für moderne HR-Abteilungen entwickelt. Diese Zukunftstechnologie unterstützt dabei, viele monotone und datenintensive Prozesse zu automatisieren, die bisher noch händisch bearbeitet wurden. Das sorgt für eine gesteigerte Effizienz, geringere Kosten und vor allem wertvolle Freiräume für das, was wirklich zählt – die Menschen im Unternehmen.

76 Prozent der HR-Führungskräfte sind überzeugt, dass Unternehmen, die in den nächsten 1-2 Jahren keine KI-Lösungen im Personalbereich einführen, hinter denjenigen zurückbleiben werden, die das tun. Diese Zahl unterstreicht die strategische Relevanz von KI für die Zukunftsfähigkeit von HR-Organisationen. Laut Gartner zählt KI bereits heute zu den fünf wichtigsten HR-Prioritäten.

Doch KI im Personalwesen bedeutet mehr als Automatisierung und Effizienz. Es geht um eine fundamentale Neuausrichtung der HR-Arbeit: weg von administrativen Routinetätigkeiten, hin zu strategischer Personalentwicklung, verbesserter People Experience und datengestützten Entscheidungen, die das Unternehmenswachstum vorantreiben. Mit dieser Haltung gestalten HR-Managerinnen und ‑Manager aktiv die Zukunft der Personalarbeit.

Die zentrale Frage lautet: Wie gelingt der Wandel in der Praxis zu einer KI-gestützten Personalarbeit von der Talentgewinnung bis zum Austritt aus dem Unternehmen? Und wie nehmen wir die Mitarbeitenden mit auf die Reise ins KI-Zeitalter und sorgen für ihr persönliches Wachstum?

In vielen Unternehmen ist KI längst Teil der HR-Strategie. Auch wir als Deutsche Telekom und T-Systems nutzen konsequent die Vorteile der Künstlichen Intelligenz. Schon kurz nach dem Launch von ChatGPT begannen unsere HR-Teams damit, sich systematisch mit KI-Szenarien in der Personalarbeit zu beschäftigen und Best-Practice-Beispiele zu analysieren.

Auch 40 HR-Expertinnen und ‑Experten von T-Systems haben daran mitgewirkt und 75 konkrete KI-Anwendungsfälle identifiziert. Dabei bewerteten sie jeden Use Case nach seinem Geschäftsbeitrag – dem Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, die Prozessgeschwindigkeit und mögliche Kostensenkungen. Zwei Anwendungsfälle erwiesen sich nach mehreren Tests als besonders wirkungsvoll und rasch umsetzbar – sie basieren auf der Chatbot-Technologie. 

Heute haben wir beispielsweise „askT“ erfolgreich im Einsatz. Dabei handelt es sich um einen HR-Service-Chatbot für unsere Mitarbeitenden. Anstatt selbst auf internen Websites nach den passenden Informationen zu suchen, liefert askT rund um die Uhr in Sekundenschnelle Antworten auf diverse HR-Fragen: Welche tariflichen Regelungen gelten für mich? Wie beantrage ich ein Sabbatical? Wie kann ich Mitarbeiteraktien erwerben? Solche dialogorientierten Plattformen ermöglichen es, Mitarbeitende während ihrer gesamten People Journey zu begleiten.

Das ist aber längst nicht alles. Wir haben askT kontinuierlich erweitert. Inzwischen glänzt dieses KI-Tool auch mit dem fachspezifischen Wissen aus über 30 Telekom-Abteilungen. Es bietet unseren Kolleginnen und Kollegen darüber hinaus Zugang zum Weltwissen und nimmt ihnen diverse Aufgaben im Arbeitsalltag ab: Der Assistent hilft dabei, neue Ideen und Lösungen zu finden, Berichte bzw. Zusammenfassungen zu erstellen, oder Fragen für einen motivierenden Einstieg in Workshops zu entwickeln. Und diese nehmen die neuen Möglichkeiten dankend an. Seit dem Launch haben sie bereits über 2,5 Millionen Konversationen mit askT geführt.

Die Zukunft im Personalbereich ist aber nicht einfach KI-gestützt. Sie ist agentenbasiert. Dazu gehören etwa intelligente Skill-Gap-Analysen auf Knopfdruck: Dabei identifiziert die KI Kompetenzlücken im Unternehmen und erkennt, welche Fähigkeiten bereits vorhanden sind, welche künftig gefragt sein werden – und welche gezielt aufgebaut werden müssen. Welcher CHRO träumt nicht von solchen Einblicken, wenn es um die strategische Bereitstellung passender Skills und Trainingsformate geht? Diese KI-gestützte Personalplanung macht HR-Prozesse nicht nur effizienter, sie beeinflusst das People Engagement der Mitarbeitenden nachhaltig und hilft dem Business zu wachsen.

Oder nehmen wir das Beispiel Recruiting: Unternehmen gewinnen Talente mit Hilfe von KI deutlich schneller, einfacher und präziser. Nahezu der gesamte Einstellungsprozess kann durch KI optimiert werden – von der Erstellung von Stellenbeschreibungen bis hin zur intelligenten Analyse von Bewerberprofilen, die über das einfache Stichwort-Matching hinausgeht.

Mit der Einführung der Talent-Intelligence-Plattform „Eightfold“ bei der Telekom und T-Systems analysiert die Künstliche Intelligenz Bewerberdaten, trifft qualifizierte Vorauswahlen und beschleunigt unsere internen Prozesse erheblich. Zukünftig dient die KI-Plattform dazu, unseren Mitarbeitenden maßgeschneiderte Entwicklungsmöglichkeiten anzubieten. Dafür nutzt die integrierte KI das persönliche Profil und die individuellen Entwicklungswünsche der Nutzer, um passende Trainingsempfehlungen, Jobausschreibungen und Netzwerkmöglichkeiten weltweit zu empfehlen. So unterstützen wir nicht nur das persönliche Wachstum, sondern auch die interne Mobilität.

Was uns bei all diesen Anwendungen zugutekommt: die große KI-Kompetenz im eigenen Haus. Allein bei T-Systems arbeiten rund 1.500 Expertinnen und Experten für Generative AI, Quantum AI, Predictive Analytics und Large-Language-Modelle (LLM). Sie begleiten seit Jahren den Wandel unserer Kunden zu KI-gestützten Unternehmen und sorgen dafür, dass diese – beispielsweise in Kliniken, der öffentlichen Verwaltung oder in Personalbereichen – ihren Mitbewerbern immer einen Schritt voraus bleiben und eine wirksame LLM-Strategie verfolgen – etwa mit unseren AI Foundation Services.

So optimieren unsere Expertinnen und Experten komplexe Geschäftsabläufe durch intelligente Automatisierung. Sie werden schneller, effizienter und auch kundenfreundlicher. Doch wie sieht das bei Geschäftsabläufen im HR-Service-Umfeld konkret aus? Die Hyperautomatisierungs-Plattform Pega ermöglicht beispielsweise deutlich schnellere Bearbeitungszeiten, einheitliche HR-Prozesse und eine spürbare Entlastung von HR-Service-Teams. Die Mitarbeitenden wiederum profitieren von einer schnelleren Auftragsabwicklung und deutlich mehr Transparenz.  

Wir selbst haben diese Technologie für unser Projekt HRcules genutzt und etliche Service-Prozesse spürbar effizienter gestaltet. Die Pega-Plattform ist aber auch bei etlichen Kunden von T-Systems im Einsatz: Dazu zählen der Öffentliche Bereich wie etwa die Freistaaten Sachsen und Bayern, aber auch Unternehmen der Privatwirtschaft.  

Wenn es nun darum geht, in Ihrem Unternehmen zu bewerten, ob KI eher Chancen oder Risiken bietet, plädiere ich dafür, die Vorteile der Technologie zu nutzen und gleichzeitig die Risiken verantwortungsvoll im Blick zu behalten. Betrachten wir nur das sensible Thema Jobsicherheit: Der Wandel der Arbeitswelt durch neue Technologien wie KI kann bei vielen Mitarbeitenden Ängste und Unsicherheit hervorrufen – und diese Sorgen müssen Unternehmen ernst nehmen.

Mitarbeitende mit guten KI-Kenntnissen sind gegenüber KI am Arbeitsplatz deutlich positiver eingestellt. Sie glauben, dass KI ihre Arbeitsergebnisse verbessert. Mitarbeitende mit geringem KI-Wissen hingegen sind häufiger skeptisch. Das zeigt, dass Kompetenz ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz ist. 

Wichtig ist darum, wie Unternehmen den Wandel im KI-Zeitalter gestalten. Am besten gelingt die Transformation, indem Unternehmen ein Umfeld schaffen, in dem das Experimentieren und Lernen mit KI nicht nur geduldet, sondern aktiv gefördert wird. 

Stellen Sie ausreichend Ressourcen bereit, damit KI möglichst effektiv durch die Mitarbeitenden genutzt werden kann. Wer zeitnah in Kompetenzen investiert, kann sich als Vorreiter positionieren.

Unternehmen, die KI erfolgreich für sich erschließen wollen, benötigen zudem eine inspirierende Lernkultur. Es ist entscheidend, Mitarbeitenden ein umfassendes Lern-Ökosystem rund um KI zur Verfügung zu stellen. Bei T-Systems bieten wir unseren Mitarbeitenden z.B. ein Skillverse an Fortbildungen an – vom AI-Pioneer bis hin zu einer Vielzahl innovativer Trainingsformate. Der Schlüssel liegt darin, alle Mitarbeitende in allen Bereichen und Funktionen an die Arbeit mit KI heranzuführen und ihre Lernbereitschaft kontinuierlich zu fördern. 

Dies erfordert einen systematischen Ansatz. Die erfolgreiche Integration von KI-Kompetenzen lässt sich dabei in vier zentrale Phasen unterteilen: In der Startphase geht es darum, ein Verständnis für die Ziele und den Zweck der KI-Initiative zu schaffen. Darauf folgen strukturierte Lernphasen, in denen praktische Erfahrungen gesammelt werden, zum Besipeil wie man Prompts erstellt, bevor die Anwendungsphase und schließlich die Weiterentwicklungsphase erreicht werden.

Schaffen Sie eine Kultur der Neugier bei der Bereitstellung von KI-Tools als Angebot für Mitarbeitende, die Möglichkeiten von KI in der eigenen Organisation zu erkunden und zu nutzen. 

Durch die zunehmende Automatisierung und den Einzug der KI werden sich die Skills in Unternehmen unweigerlich verändern. Darum empfehle ich nachdrücklich, ausreichend Raum für eine inspirierende Lernkultur und ein kontinuierliches Up-Skilling zu schaffen. Nur so sorgen Personalverantwortliche für ein Umfeld, in dem Menschen gestärkt werden und sowohl persönliches als auch unternehmerisches Wachstum gefördert wird.

Denn die Zukunft gehört nicht der KI allein – sie gehört den Menschen, die KI sinnstiftend einsetzen können und so das Beste aus beiden Welten vereinen: menschliche Kreativität und Empathie gepaart mit der Effizienz einer intelligenten Technologie.