In Sachsen beauftragte die Landesregierung das DRK Sachsen mit der Aufgabe, eine Infrastruktur für die Impfungen im Freistaat aufzubauen und die Massenimpfungen federführend zu organisieren. Für etwa vier Millionen Einwohner wurden 13 Impfzentren errichtet. Dazu kommen weitere mobile Impfteams, die beispielsweise Impfungen in Pflegeheimen oder von Gemeinden organisierte temporäre Impfaktionen durchführen. Der komplette Impfprozess lässt sich über traditionelle Medien wie das Telefon nur bedingt abwickeln. Die bundesweite Rufnummer 116 117 beispielsweise ist nicht für hohe Lasten ausgelegt – weder technisch noch im Hinblick auf die Telefon-Agenten, die Anrufe entgegennehmen können.
Effizient lässt sich der komplette Prozess nur mit digitalen Lösungen abwickeln. Diese müssen von Kontaktaufnahme der Impfinteressierten über den Registrier- und Terminbuchungsprozess bis hin zum Check-out und einer transparenten Darstellung des landesweiten Impffortschritts reichen. Im Einzelnen müssen mehrere Kontaktkanäle in den Prozess eingebunden werden, dazu eine Berechtigungsprüfung, Terminvergabe, Abstimmung mit verfügbaren Impfkapazitäten (Personal, Örtlichkeiten und Impfstoff) sowie Check-in und Check-out. Das gilt nicht nur für die stationären Impfzentren, sondern in modifizierter Form auch für die mobilen Impfteams. Das DRK Sachsen brauchte einen Partner für den Aufbau eines digitalen Impfmanagement-Systems.
Das Impfmanagement in Sachsen bestand die Feuerprobe mit Bravour. Trotz herausfordernster Rahmenbedingungen wie eine sehr dynamische Systemnutzung und ein sehr hoher Änderungs- und Anpassungsdruck konnten Menschen zu jeder Zeit regelkonform und sicher durch den Impfprozess begleitet werden. Die Verantwortlichen hatten in jeder Phase Transparenz über den Status von Impfstoffen und Impflingen. Die Impflinge konnten sich auf die vereinbarten Termine zu 100 Prozent verlassen. Ende April 2021 hatte das Impfmanagement über eine Million Impfvorgänge zuverlässig abgewickelt.
T-Systems unterstützte mit verschiedensten Leistungen als Ende-zu-Ende-Anbieter das DRK Sachsen. „Das Impfmanagement ist ein herausragendes Beispiel für Prozesse, die maßgeblich in IT laufen. Und das führt auch zu einer Art Neuland in der Politik: Entscheidungen müssen auch in Absprache mit der technischen Machbarkeit getroffen werden. Denn wenn die neuen Vorgaben nicht technisch abbildbar sind, kommt der Impfvorgang zum Erliegen“, erläutert Markus Naaf, der Account Executive von T-Systems. Gemeinsam illustrierten die Projektpartner, welchen Mehrwert digitale Lösungen für Herausforderungen in der Gesundheitsbranche und im öffentlichen Sektor erbringen
Ohne umfassende digitale Unterstützung wäre eine Impfkampagne in dieser Komplexität nicht realisierbar. T-Systems hat unter sehr herausfordernden Rahmenbedingungen das fast Unmögliche möglich gemacht.
Rüdiger Unger, Vorstands-Vorsitzender Deutsches Rotes Kreuz Landesverband Sachsen e.V.
In kürzester Zeit musste das DRK in Sachsen die Impfzentren und mobilen Impfteams aufbauen – inklusive des zugehörigen Impfprozess-Supports. Dabei machten gleich mehrere Faktoren den Aufbau des Impfmanagement-Systems zu einer Herausforderung der Sonderklasse. Zwei Wochen Zeit hatte das Team von T-Systems – über die Jahreswende – um bis zum 11. Januar 2021 die hochkomplexen Zusammenhänge digital abzubilden. Dabei war es nötig, verschiedene Stellen einzubeziehen, die direkt am Prozess mitarbeiten: Die Impfzentren des DRK, die mobilen Impfteams und die zentrale Impfstoffverwaltung inklusive der Logistik.
Als Eingangskanäle für die Impfwilligen mussten leistungsfähige Medien aufgebaut werden. Zum einen ein Call Center, zum anderen ein Web-Portal, das auch mit einer hohen Zahl gleichzeitiger Zugriffe umgehen kann, damit möglichst viele Menschen einen Impftermin erhalten können – das beinhaltete auch Vorkehrungen gegen verschiedenste Cyberangriffe und Betrug wie den automatisierten Abgleich mit dem offiziellen Melderegister. Gleichzeitig mussten rigide Datenschutzvorgaben für die Verarbeitung personenbezogener und gesundheitsrelevanter Daten eingehalten werden.
Doch mit dem Aufbau des Impfmanagement-Systems zum 11. Januar 2021 war es noch lange nicht getan. Hochdynamische Rahmenbedingungen wie sehr häufig geänderte politische und medizinische Entscheidungen, Engpässe bei Impfstofflieferungen, neue Vorgaben für die Berechtigung oder Impfstoffunverträglichkeiten machten die Pflege des Impfmanagements-Systems zu einem heißen Tanz in einem hyperagilen Umfeld – sowohl für das Deutsche Rote Kreuz in Sachsen als auch für T-Systems.
Für das zentrale Impfmanagement kam mit Civento eine Software zum Einsatz, die bereits seit Jahren für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung produktiv im Einsatz ist. Sie dient als Basis des Corona-Impfmanagements (CIM). CIM wird dynamisch in einer sicheren Private Cloud von T-Systems betrieben. Impfinteressierte erreichen das CIM über ein Webportal oder über die landesweite Hotline. Da die bundesweite Nummer 116 117 nicht für die zu erwartende Last ausgelegt war, stellte T-Systems über die Deutsche Telekom eine zusätzliche Freecall-Nummer für den Freistaat bereit. Über die beiden Nummern erreichen Impfinteressierte ein spezifisches Call Center mit fast 300 geschulten Agenten. Diese führen die Gesprächspartner durch den Prozess und können die notwendigen Unterlagen mithilfe eines angeschlossenen Druckservice ausdrucken und per Post an die Adressaten verschicken lassen. Aber auch das Webportal brauchte einige „Extras“: Der dynamische Betrieb mit dynamischer Skalierung erhielt noch zusätzlich einen digitalen Warteraum sowie eine Web Application Firewall. Dies schützt nicht nur die Seite vor Angriffen, sondern fängt auch Wartende auf, falls das CIM ausgelastet ist.
Für das Impfstoff- Bestandsführungs- und -Planungssystem kommt SAP zum Einsatz. Der Impfstoffverwalter steuert die Logistik über diesen Weg. Zudem erfolgt durch die Kopplung des CIM mit dem Planungssystem ein Abgleich zwischen der Verfügbarkeit der verschiedenen Impfstoffe, den Impflingen und Terminen. Die mobilen Impfteams sind über eine auf ServiceNow basierende Lösung zur Disposition ebenfalls an das Bestandsführungssystem angeschlossen. Über eine App sind die mobilen Teams an das System angebunden und können somit flexibel und in Echtzeit disponiert werden, diese App ist auch offline nutzbar. Sehr häufig wechselnde Rahmenvorgaben und Entscheidungen der Politik mussten zeitnah im Impfmanagement- System umgesetzt werden. Traditionelle Scrum-Methoden mit Sprints im 2-Wochentakt waren für das Maß an erforderlicher Agilität nicht ausreichend. Das Entwicklungsteam von T-Systems schuf ein eigenes Vorgehen für ein hyperagiles Arbeiten, das den kontinuierlichen, kurzfristigen Änderungen Rechnung trug.
