Pour la direction régionale Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW), tout s’est déroulé comme prévu. IT.NRW tout comme LBV ont exprimé leur grande satisfaction concernant le déroulement du projet. La migration totale vers SAP S/4HANA® a été réalisée comme convenu, dans le budget prévu et le délai serré de 16 mois seulement. Cette migration tout à fait cruciale pour le LBV s’est déroulée sans problèmes et est passée presque inaperçue, le temps d’un week-end prolongé. Le lundi, les utilisateurs ont pu retravailler comme d’habitude sur leur SAP HCM, désormais ultrarapide. Aujourd’hui, le Land (région) gagne du temps sur les cycles de paie : il a réduit sa période de facturation courante de 50 %. Mais il a également minimisé ses frais de maintenance. Ainsi, il a obtenu un retour sur investissement au bout de 12 mois. Dans l’ensemble, la solution SAP S/4HANA® offre au Land une technologie non seulement très économique, mais aussi durable car le fabricant de logiciels de Walldorf prévoit, à partir de 2025, de faire fonctionner tous ses produits uniquement sur la base de données en mémoire SAP S/4HANA®. Le Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie est fier de son nouvel environnement HANA. Dans le classement international, un seul autre environnement compte plus de paies mensuelles.
Pour moi, ce projet, c’est comme passer au niveau supérieur dans Super Mario : nous avons quitté le niveau inférieur. Avec ERP HCM sur l’ordinateur central IBM, nous étions loin d’être tendance, ce qui compliquait l’assistance. En franchissant l’étape supérieure avec SAP S/4HANA®, nous avons ouvert les portes du futur. Nous pouvons désormais optimiser l’application et exploiter des possibilités d’analyse qui n’existaient pas autrefois.
Jan Mütter, responsable du secteur « Solutions IT », IT.NRW
Chaque mois, dans le Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie, 279 000 fonctionnaires, 190 000 bénéficiaires d’indemnités et 207 000 retraités comptent sur un virement ponctuel. Pour le service régional responsable de la rémunération et du régime de retraite (LBV) de RNW et les responsables IT chez IT.NRW, ce fut donc une décision difficile de déterminer comment et par quoi remplacer l’ancien ordinateur central coûteux. Le Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie jouait gros dans cette histoire.
Jusqu’alors, IT.NRW possédait entre autres un ordinateur central axé sur une base de données DB2 pour gérer les paies mensuelles. Peu avant l’expiration du contrat de maintenance, le LBV et IT.NRW ont décidé d’opter pour une nouvelle solution. L’objectif consistait d’une part à réduire les frais de maintenance jusqu’ici élevés, d’autre part à ouvrir la voie à la consolidation de l’infrastructure. L’appel d’offres public avec procédures de négociation ouvertes portait sur une offre globale incluant conception, tests, gestion de projet, technologies et implémentation, y compris la migration dans les délais de toutes les données de SAP HCM (Human Capital Management) de l’ancien vers le nouveau système. Les principaux défis résidaient dans les délais très serrés quant à la transition de ce système RH et à sa haute criticité.
T-Systems a su s’imposer par son approche globale et son rapport qualité/prix convaincant. Grâce aux expériences tirées de sa collaboration passée avec le Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie dans le cadre d’autres projets, T-Systems a pu développer une solution globale et parfaitement adaptée aux exigences du Land, d’IT.NRW et du LBV.
T-Systems a remporté l’appel d’offres public avec une solution globale sur mesure incluant la conception, les tests, la gestion du projet, les technologies, l’implémentation et la migration dans les délais de toutes les données SAP HCM de l’ancien système vers le nouveau. Cette solution globale conçue par T-Systems repose sur un serveur x86 certifié SAP S/4HANA® stable et performant et une base de données SAP S/4HANA® rapide et ultra-disponible. Toute l’architecture système a été soumise à des tests intenses et conçue de façon redondante afin de sécuriser les cycles de paie essentiels. Dans son rôle d’entrepreneur général, T-Systems a également géré les sous-traitants. Dell EMC a livré et installé le matériel. SNP était chargée de l’exécution de la migration des données. L’outil SAP standard utilisé a permis de migrer les importants volumes de données du système source vers le nouveau système cible en un délai record : il n’a fallu qu’un week-end prolongé pour conclure l’opération avec succès. Après un transfert de savoir-faire complet de T-Systems à IT.NRW, la remise de toute la documentation et le parfait déroulement des trois premiers cycles de paie, T-Systems a pu céder l’exploitation de la nouvelle infrastructure SAP HCM à IT.NRW. Durant la phase d’exploitation, T-Systems continuera d’apporter son soutien par une assistance de 3e niveau et en cas d’éventuelles adaptations de système requises.
L’administration du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie présente une organisation à trois niveaux : les autorités suprêmes du Land, telles que les ministères et offices, les autorités de l’échelon administratif intermédiaire, comme les gouvernements de district, et les autorités de l’échelon administratif inférieur, dont font partie les associations communales, les autorités fiscales et la police régionale. Il y a en outre des directions régionales (Landesbetriebe) qui fournissent des services commercialisables en concurrence avec d’autres institutions publiques ou entreprises privées. Le service responsable de la rémunération et du régime de retraite en Rhénanie-du-Nord-Westphalie (Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW (LBV)) gère chaque mois 676 000 paies, qui sont réparties comme suit : 279 000 fonctionnaires, 190 000 bénéficiaires d’indemnités et 207 000 retraités. Il faut faire en sorte que chacune de ces paies soit calculée et payable, ce qui est entre autres du ressort de la direction régionale Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW), en tant que prestataire du Land en matière d’IT et de statistiques.
