Ob Videokonferenz, Instant-Messaging oder gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten: Virtuelle Kollaboration macht Zusammenarbeit effizienter. Bei Datenschutz und Compliance gibt es aber Fallstricke. Etwa bei der Frage, ob Daten nach deutschen Regularien gespeichert oder verarbeitet werden. Ein neues Komplettpaket für Büro-Software von T-Systems und grommunio, das strengen Compliance-Anforderungen und DSGVO entspricht, kann die Problematik lösen.
Spätestens seit der Corona-Krise haben sich Tools für drahtlose Zusammenarbeit in vielen Unternehmen etabliert. Einrichtungen des öffentlichen Sektors und Unternehmen, die sensible Daten verarbeiten, haben aber häufig Vorbehalte: Stammen Office-Suite, Chat-Software und Cloud-Infrastruktur von US-Anbietern, lassen sich Datenschutz- und Compliance-Anforderungen meist nicht erfüllen. Zudem sieht beispielsweise der Koalitionsvertrag 2021 – 2025 der Bundesregierung vor, dass öffentliche IT-Projekte in Zukunft vornehmlich auf Open Source setzen sollen.
Um die digitale Kollaboration abzusichern, haben T-Systems und grommunio die Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) “OpenSource Collaboration“ entwickelt: Ein Paket, das Office-Tools, Cloud-Hosting und End-to-End-Services verbindet. grommunio liefert dabei die Software, T-Systems kümmert sich um Integration, Betrieb, Support und Skalierung.
“OpenSource Collaboration“ basiert auf Open-Source-Technologie und läuft in den Rechenzentren in Magdeburg und Biere. Damit sind Compliance-Regeln der öffentlichen Hand und vieler Unternehmen sowie die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) erfüllt. Die T-Systems gewährleistet, dass Daten und Informationen die EU oder auf Wunsch Deutschland nicht verlassen. Open-Source-Anwendungen können Sicherheit und Transparenz in der IT erhöhen und erfüllen die Richtlinien des Koalitionsvertrags. Während der Quellcode von proprietären Lösungen nur dem Anbieter vorliegt, ist er bei Open-Source-Software frei zugänglich. So kann sich jede Person und jedes Unternehmen vergewissern, dass etwa keine Sicherheitslücken vorhanden sind. Im Falle von “OpenSource Collaboration“ kümmert sich das Wiener Unternehmen grommunio um die freie Software und ihre Entwicklung. T-Systems selbst verfügt jedoch ebenfalls über eigene Open-Source-Experten und engagiert sich in der OpenStack-Foundation.
Mithilfe von “OpenSource Collaboration“ können Unternehmen und Organisationen ihre virtuelle Zusammenarbeit absichern. Die Lösung umfasst vier Bausteine mit verschiedenen Collaboration-Tools:
Nutzt ein Unternehmen oder eine Organisation diese mitgelieferten Tools, bieten T-Systems und grommunio ihnen entsprechenden Support. Ein wichtiger Punkt, denn wer Open-Source-Collaboration-Software beziehungsweise deren Quellcode nutzt, muss in der Regel auf technische Unterstützung verzichten – schließlich steht hinter dem Angebot kein Anbieter, der zu einem solchen Service verpflichtet wäre. Möchten Einrichtungen solche Anwendungen eigenständig implementieren, müssen sie technische Hürden selbst nehmen.
Ein Unternehmen kann aber auch nur das Backend von “OpenSource Collaboration“ nutzen. Dann verknüpft T-Systems die im Betrieb vorhandene Software – etwa Office Pro Plus samt Word, Outlook und allen anderen Anwendungen – mit der Plattform auf Linux-Basis. Angestellte können die bekannten Tools weiterverwenden, müssen keine neue Software lernen. Ein Vorteil, denn neue Anwendungen einzuführen und Mitarbeiter zu schulen ist oft zeit- und auch kostenintensiv. Im Hintergrund sorgt bei “OpenSource Collaboration“ die T-Systems für eine sichere und compliance- wie datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten. Die Open-Source-Plattform Linux laufen im Rechenzentrum von T-Systems in Magdeburg und Biere. Weitere Plattformoptionenen wie z.B. die T-Systems Sovereign Cloud powered by Google Cloud werden in Kürze folgen.
Das flexible Schnittstellen-Management von grommunio erlaubt es, “OpenSource Collaboration“ in alle gängigen Büro-Software-Systeme zu integrieren. Dazu ist die Lösung mit gewohnten Endgeräten wie PC und Smartphone kompatibel. So ist auch in Einrichtungen des öffentlichen Sektors und Unternehmen, die sensible Daten verarbeiten, hybrides oder mobiles Arbeiten problemlos möglich. Denn bei der drahtlosen Zusammenarbeit gehören dank der Lösung von T-Systems und grommunio datenschutzrechtliche Bedenken der Vergangenheit an. Nicht zuletzt lassen sich Unternehmensprozesse so wieder effizienter abbilden und optimieren.
