Die E-Akte Public für eine rechtskonforme Vorgangsbearbeitung macht das Dokumentenmanagement einfach und effizient.
Lösung

Digitale Ablage und Verwaltung

auf Basis von Microsoft Sharepoint

  • E-Akte Public für vereinfachte, beschleunigte und rechtskonforme Vorgangsbearbeitung
  • Vernetzte Zusammenarbeit – intern sowie organisationsübergreifend
  • Kontinuierlicher und sicherer mobiler Zugriff auf Dokumente und Akten
  • Transparente durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbrüche sowie revisionssichere Bearbeitung und Langzeitarchivierung
  • Einfache Integration in die vertraute Arbeitsumgebung des Nutzers
Kontakt
Mona Sophie Schley
Mona Sophie Schley

Marketing Public Sector & Healthcare

Beratungstermin
Fraunhofer Fokus Schaufenster E-Akte: Lösungen im Vergleich (Fraunhofer, 2015)

E-Akte: Verwaltungsvorgänge schnell und einfach bearbeiten

Mit der E-Akte Public bietet T-Systems eine leistungsfähige und nutzerfreundliche Lösung zur rechtskonformen elektronischen Aktenführung sowie zum Dokumentenmanagement. Dabei werden Geschäftsgänge und Veraktung so abgebildet, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wo sich welches Objekt befindet. Diese Transparenz ermöglicht u. a. eine intelligente Dokumentsuche, die alle bearbeitungsrelevanten Informationen direkt auffindbar macht. Darüber hinaus verbessert die E-Akte die interne sowie organisationsübergreifende Zusammenarbeit: Alle Objekte, seien es Akten, Vorgänge oder Dokumente, werden in einer einheitlichen Datenbank gespeichert, können gemeinsam bearbeitet werden und sind mobil zugänglich.

Möglichst einfache Integration

Die E-Akte Public basiert auf dem leistungsfähigen SharePoint-Server von Microsoft, einer der innovativsten Kollaborationsplattformen. Um eine einfache Implementierung zu gewährleisten, arbeitet T-Systems mit einem eigenen App Framework, auf dem die Lösung aufsetzt. Diese Middleware ist nach dem Baukastenprinzip strukturiert, sodass sich die E-Akte reibungslos auch in komplexe Systeme und Anwendungslandschaften integrieren sowie bei Bedarf erweitern bzw. an spezielle Anforderungen anpassen lässt. Auch der Wartungsaufwand wird auf diese Weise minimiert. Mit der E-Akte Public kann das Dokumentenmanagement on-premise direkt beim Kunden betrieben werden, ist aber auch als Service aus der Private Cloud verfügbar.
Dabei bietet der Cloud-Betrieb in hochsicheren Rechenzentren von T-Systems mit Standort in Deutschland die gleiche Flexibilität wie eine On-Premise-Lösung und entlastet Kunden nicht nur von hohen Investitionskosten in eine entsprechende IT-Infrastruktur, sondern auch von Betriebs- und Wartungsaufgaben. Durch höchste Sicherheitsstandards und eine redundante Datenspeicherung – bei der die Daten in einem baugleichen Zwillingsrechenzentrum gespiegelt werden – erfüllt die Private Cloud von T-Systems darüber hinaus alle gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich Verfügbarkeit, Datenschutz und -sicherheit.
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Anwendungsbeispiele

Eingangsbearbeitung
Use Case: Eingangsbearbeitung
Mit der E-Akte Public können Behörden alle eingehenden Schriftstücke direkt digitalisieren und sie einfach der entsprechenden E-Akte zuordnen. Eine entsprechende Klassifizierung und fachliche Zuordnung der Dokumente erfolgt automatisiert.
Vorgangsbearbeitung
Use Case: Vorgangsbearbeitung
Die Erstellung, Bearbeitung und Sicherung von Dokumenten über unterschiedliche Fachverfahren oder Workflow-Anwendungen ist innerhalb der gewohnten Nutzeroberflächen möglich. Durch passende Schnittstellen und Austauschformate wird die E-Akte Public nahtlos in die bereits bestehenden Prozesse integriert.
Sachbearbeitung
Use Case: Sachbearbeitung
Auch bei der Sachbearbeitung sind alle etablierten Strukturen nutzbar – ohne Übergangsphase. Beispielsweise kann der Sachbearbeiter Dokumente der E-Akte direkt aus Office heraus öffnen bzw. ablegen. Gleichzeitig ist auch die Verknüpfung mit Office möglich und Mails können mit nur einem Klick der richtigen Akte zugewiesen werden.
Collaboration & Mobilität
Use Case: Mobile & Collaboration
Die E-Akte Public erleichtert die interne sowie behördenübergreifende Zusammenarbeit erheblich. Über SharePoint können Akten problemlos gemeinsam bearbeitet und Ergebnisdokumente integriert werden – auch von unterwegs aus. Ob per Laptop, Tablet oder Smartphone: Die Mitarbeiter können mobil und gesichert auf das System zugreifen.

Infografik

E-Akte Public von T-Systems
Infografik: E-Akte Public

Vorteile der E-Akte Public aus ...

  • Geringe Einarbeitungszeit und sofortige Produktivität
  • Transparentes und nachvollziehbares Dokumentenmanagement
  • Schnelleres Auffinden bearbeitungsrelevanter Informationen
  • Gesicherter, ortsunabhängiger Zugriff auf digitale Akten und Dokumente
  • Innovative Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, Organisationen und nach Außen
  • Abbildung selbst komplexer Aktenpläne und Regeln zur Bildung von Aktenzeichen
  • Durchgängig in die Arbeitsprozesse eingebundene elektronischen Aktenführung
  • Gemäß „Organisationskonzept zur elektronischen Verwaltungsarbeit“ (BMI)
  • Effiziente, sichere und nutzerfreundliche Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben
  • Umfassend gesicherte sowie revisionssichere Datenhaltung
  • Kostensenkung durch vereinfachte und beschleunigte Vorgangsbearbeitung
  • Hohe Investitionssicherheit
  • Vereinfachte Kommunikation mit Behörden
  • Verbesserter Bürgerservice
  • Kürzere Wartezeiten in den Ämtern

Technische Spezifikationen

  • Konform zum „Organisationskonzept zur elektronischen Verwaltungsarbeit“ des BMI
  • Berücksichtigung technischer Standards (Webservices, XDOMEA,CMIS)
  • Flexibilität und Unabhängigkeit durch modulare Architektur
  • Hochskalierbar für höchste Anforderungen hinsichtlich der Anzahl der Nutzer und Datenobjekte
  • Einfache Einbindung bestehender Microsoft-Komponenten (z. B. MS Office)
  • Einfache Administration, Integration und Wartung durch Verwendung eines spezifischen Konfigurationsframeworks für die E-Akte (App-Factory)
  • Hohe Datenkonsistenz durch Vermeidung doppelter Datenhaltung
  • Medienbruchfreie Abläufe: Antragsstellung, ersetzendes Scannen, Vorgangsbearbeitung, Bezahlung, Archivierung etc.
  • Intuitives Bedienkonzept mit einfacher Benutzeroberfläche und Smart-Button-Konzept
  • Sicherer mobiler Zugriff
Elektronische Aktenführung via De-Mail und e-Akte Public
Flash ist nicht verfügbar.
De-Mail: elektronische Aktenführung
Mit der E-Akte Public für die elektronische Verwaltung greifen alle Mitarbeiter einfach und schnell auf Dokumente zu, können diese nachvollziehbar bearbeiten und gesetzeskonform archivieren. Über De-Mail ist dabei auch die sichere und schnelle Kommunikation zwischen Bürgern und Behörden, innerhalb der Behörde sowie zwischen verschiedenen Behörden gewährleistet. Via De-Mail und E-Akte Public lassen sich beispielsweise Antragsgenehmigungsverfahren schnell und sicher beauftragen sowie ausführen.
"Im Kern geht es bei E-Government um verbesserte Kommunikationswege (...) und um verbesserte Arbeitsabläufe durch die Vernetzung von Staat, Bürgern und Wirtschaft mittels ICT wie bspw. durch die E-Akte."
Luenendonk, Branchendossier Öffentliche Verwaltung 2015, S.6
Zitat Experton Group

Referenzen

Logo Wiesbaden
In den 26 Ortsbezirken der Stadt Wiesbaden leben mehr als 275.000 Menschen. Bürgernah, innovativ und aufgeschlossen – dieses Image baut die Stadt kontinuierlich aus. Bestes Beispiel ist das 24 Stunden am Tag geöffnete virtuelle Rathaus.

Die Aufgabe

  • Einführung der E-Akte im Produktivbetrieb für zunächst 720 Mitarbeiter im Amt für Soziale Arbeit, Kassen und Steueramt, Kämmerei und Ordnungsamt
  • Integration der Fachverfahren
  • Sicherstellung einer elektronischen Lösung für die ganze Stadt

Die Lösung

  • Roll-out der E-Akte auf Basis von customized Documentum 6.7 (Favorit 5.2), der Software für Dokumenten- und Workflow-Management in der öffentlichen Verwaltung
  • Neue und weiterentwickelte Schnittstellen für Fachverfahren

Der Kundennutzen

  • Prozess- und Kostenoptimierung für effiziente Fachverfahren
  • E-Akte als Basis für die optimale Zusammenarbeit zwischen weiteren Ämtern und Mitarbeitern
  • Implementierung eines mobilen Zugriffs wird derzeit realisiert
Logo ELW
ELW ist ein wirtschaftlich geführter Eigenbetrieb der Stadt Wiesbaden und zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb. Die 685 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen Microsoft SharePoint als unternehmensweite Dokumenten-Management-Plattform.

Die Aufgabe

  • Optimierung und Stabilisierung  der ungeplant gewachsenen SharePoint-Landschaft mit einer Reihe von Third-Party-Lösungen
  • Optimierung und Anpassung der bestehenden Portal- und Collaboration-Strukturen
  • Überführung der  Lösung in eine leistungsfähige Support-Infrastruktur

Die Lösung

  • Systemanalyse und Aufzeigen von Schwachstellen
  • Optimierungskonzept und Beratung Aufbau SharePoint Farm nach Best Practices für:
    - Intranetauftritt
    - Internet-Beschwerde-Management
    - Collaboration mit Teamsites
    - Workflow mit Nintex
    - Vertragsverwaltung mit Aktenlösung

Der Kundennutzen

  • Professionelle Ansprechpartner in allen technischen Fragen rund um SharePoint
  • Optimierte Systemlandschaft
  • Hohe Systemstabilität
  • Unternehmensweites Intranet und Collaboration
  • SharePoint Applikationsbereitstellung für externe Kunden als Dienstleistung

Eine Lösung für alle Fälle

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Die elektronische Aktenführung wird bis 2020 eine zwingende Voraussetzung für die rechtskonforme Abwicklung von Fachverfahren und Archivierung von Dokumenten sowie Akten. Bis 2020 muss die Digitalisierung aller Verwaltungsprozesse laut E-Government-Gesetz in allen Bundesbehörden erfolgt sein – dazu zählt auch die Umstellung auf die elektronische Akte (E-Akte). Das Ziel: Einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere Verwaltungsdienste etablieren. Die E-Akte Public von T-Systems ebnet Behörden den Weg zu einer unkomplizierten Umstellung ihres Dokumentenmanagements mit geringem Integrationsaufwand.

Rechtskonform und sicher digitalisieren

Um alle rechtlichen Anforderungen an die elektronische Verwaltung und auch die entsprechende IT-Sicherheit ausnahmslos abzudecken, wurde die E-Akte Public auf Basis des „Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit“ des BMI entwickelt. Ebenfalls eingeflossen sind weitere Standards und Vorgaben für den Einsatz der Lösung auf Bundes-, Landes- sowie kommunaler Ebene. So bietet die Dokumentenmanagement-Lösung E-Akte vielfältige Funktionen und Vorteile: das einfache Anlegen und Bearbeiten von Vorgängen, Revisionssicherheit durch transparente und nachvollziehbare Bearbeitung sowie die exakte Abbildung vorhandener Organisationsstrukturen. Außerdem einen übergreifenden Zugriff auf vorhandene Vorgänge, eine hohe Nutzerakzeptanz und schnelle Produktivität durch rasche Einarbeitung und geringen Schulungsaufwand. Letzteres ist vor allem durch das intuitive Bedienkonzept und die Integration gängiger Office-Anwendungen gewährleistet. Dabei greift ein umfangreiches Rollen- und Rechtemanagement, sodass die Objekte nur gemäß der jeweiligen Zugriffsrechte genutzt werden können.

Anbindung verschiedener Fachverfahren

Die E-Akte Public kann um eine TR-ESOR-konforme Archivierung (BSI-Richtlinie zur Datenspeicherung) und unterschiedliche Fachverfahren ergänzt werden. Ein Input- sowie ein Output-Management ermöglichen darüber hinaus die nahtlose Integration in bestehende Anwendungslandschaften. In Kombination mit De-Mail ist etwa eine rundum sichere Kommunikation ohne Medienbrüche zwischen Bürger und Behörde, innerhalb der Behörde sowie behördenübergreifend möglich. Durch die Anbindung von Microsoft Office kann der Verwaltungsmitarbeiter die digitale Akte zum Beispiel mit einem bestimmten Outlook-Termin oder einer Aufgabe verknüpfen, sodass diese zum entsprechenden Zeitpunkt umgehend zur Verfügung steht.

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