Detail

Virtuele samenwerking als pijler van uw samenwerkingsstrategie

1-nov-2016

In het verleden was videoconference voorbehouden aan directies door de technische complexiteit. In het huidige digitale tijdperk is videoconference niet meer dan een standaard. Bedrijven gebruiken vanzelfsprekend Skype voor webinars en interviews. Er zijn al teams die plaats- en tijdsonafhankelijk werken en over de grenzen projecten in real time realiseren. Zij maken deel uit van de veranderingen in een gedigitaliseerde werkwereld.
Virtual collaboration as a pillar of your collaboration strategy

Digitaal werken

Daarnaast worden hele economieën gedigitaliseerd door factoren zoals mobiele apparaten en steeds snellere dataverbindingen. Gepaard met nieuwe samenwerkingstools worden zo vroegere werkomgevingen volledig uitgevlakt. Werk wordt dynamisch. Er komen steeds meer zogenaamde digital natives de arbeidsmarkt op. Voor hen is virtuele samenwerking niet alleen een natuurlijke manier van contact maken, het ontbreken ervan wordt door hen zelfs als een belemmering gezien. Het thuiskantoor, de flexplekken en de balans tussen werk en vrije tijd zijn belangrijke begrippen in hun wereld.

Modellen voor flexibel werken worden onvermijdbaar

Bedrijven zullen deze trend van nieuwe en meer flexibele werkmodellen moeten accepteren en omarmen. Want de veranderingen bieden niet alleen een voordeel, ze zijn zelfs noodzakelijk voor het voortbestaan van bedrijven in deze digitale economie, waar disruptieve bedrijfsmodellen alledaags zijn geworden.

De eerste stap: samenwerkingsstrategie

Om deze veranderingen te beheersen is een geschikte samenwerkingsstrategie nodig binnen en tussen bedrijven. Deze samenwerkingsstrategie moet duidelijk maken hoe de prestatie verhoogd kan worden in dynamische en virtuele samenwerkingsmodellen.
Bedrijven hebben een geschikte infrastructuur nodig voor samenwerking om het menselijk kapitaal dynamisch te managen. Daaronder valt schaalbare personeelsbezetting en projectmatige samenwerking. Dit geldt voor zowel hardware als software.
Een dergelijke strategie bestaat voornamelijk uit clouddienstverlening en de introductie van dynamische werkplekken. Oude IT-structuren moeten aangevuld worden met nieuwe IT-structuren en, waar mogelijk, in een vroeg stadium voorzichtig vervangen worden. Hierdoor wordt het mogelijk samenwerkingstools met nieuwe functionaliteiten en opties te introduceren.
Deze omvatten niet alleen videoconference-tools en instant messaging zoals Skype, WebEx, Slack of Google Hangouts, maar ook projectmanagementtools zoals MS Project, Trello, Basecamp of Redbooth. Programma’s als MS Office 365, Google Docs, Adobe Acrobat of SubEthaEdit maken samenwerkend schrijven mogelijk. Veel van deze programma’s bieden ook cloudfunctionaliteit aan, ze vergemakkelijken de samenwerking en verminderen ongewenste redundante data, pingpong mail en ander tijdverlies. 
Naast interne processen ondersteunen virtuele samenwerkingstools ook het klantcontact. Niet alleen met de krachtige CRM-tools van bijvoorbeeld Microsoft, Oracle, SAP, Salesforce & Co, maar ook door middel van soepele communicatiekanalen zoals live chat, waarmee klantervaringen verbeterd worden, dankzij daadwerkelijke en snelle interactie. Zo wordt de loyaliteit van de klant versterkt. Deze sociale verschuiving waarmee uitwisseling en intensievere interactie verhoogd wordt, vraagt om een heroverweging en opnieuw leren. Dit moet bedrijfsbreed, te beginnen bij het management tot aan alle afdelingen. Het doel is om alle medewerkers zo volledig mogelijk mee te nemen in de nieuwe werkwereld. 
Virtuele samenwerking brengt een samenwerkingsstrategie op gang of fungeert als de basis ervoor. De digitalisering van ondernemingen wordt werkelijkheid en werpt al concrete vruchten af, zowel in gevestigde bedrijven als in nieuwe, dynamische bedrijfsmodellen.