“De gebruiker wordt stap voor stap begeleid, vanaf het maken en inplannen van afspraken tot de orderafhandeling en de werkplaatsplanning, tot en met de facturering en archivering”, vertelt directeur Jürgen Ketzel. Ook de vele communicatiekanalen voor klanten die met het DMS kunnen worden gebruikt, waren voor de directeur van deze autodealer van doorslaggevend belang. De holistische procesondersteuning verhoogt de efficiëntie van de dealer. Daar profiteren zowel de medewerkers als de klanten van. Want uiteindelijk kan Autohaus Gitter zich met VaudisX onderscheiden van de plaatselijke concurrentie: er kan beter advies worden gegeven, en een deskundiger imago versterkt de relatie met de klant.
De serviceadviseurs van Autohaus Gitter besparen met het nieuwe Dealer Management Systeem dan ook veel tijd bij het organiseren van de serviceopdrachten. Daarnaast creëert VaudisX ook nieuwe businessmogelijkheden, omdat klanten gericht kunnen worden benaderd. Feiten en analyses vormen een veel stevigere basis voor een acquisitiegesprek. De kans op een deal neemt aanzienlijk toe. Tegelijkertijd richt de softwarearchitectuur van VaudisX zich op het verleden en de toekomst. Bekende tools, waaronder de werkplaatsplanner TKP, kunnen nog steeds worden geïntegreerd en via een interface worden gebruikt. Daarnaast kunnen te allen tijde nieuwe toepassingen zoals Salesforce worden gebruikt. En omdat VaudisX merkonafhankelijk is ontworpen, kan het dealermanagementsysteem ook voor de processen binnen de Toyota-lijn van de dealer worden gebruikt.
De gebruiker wordt stap voor stap begeleid, vanaf het maken en inplannen van afspraken tot de orderafhandeling en de werkplaatsplanning, tot en met de facturering en archivering.
VAUDIS – geen onbekende voor de VW-servicepartners. Het dealermanagementsysteem VAUDIS vormt al ruim 30 jaar een betrouwbare basis voor de processen van autodealers. VAUDIS is nog steeds nadrukkelijk aanwezig. Ongeveer één op de twee VW-dealers vertrouwt op deze dinosaurus voor dealermanagement. Maar dit systeem kan de moderne vereisten, zoals customer intimacy voor een geoptimaliseerde klantervaring, die zowel de werkplaats als de klant ten goede komt, onvoldoende ondersteunen. Bovendien staat de user experience bij het werken met VAUDIS nog steeds op het niveau van de eeuwwisseling.
Autohaus Gitter in Erfurt wilde met deze situatie geen genoegen nemen: “Wij wilden het hele serviceproces zo elegant en soepel mogelijk laten verlopen”, verklaart Heiko Etzhold, een van de directeuren van deze autodealer. Voor de partners VW en Toyota was het daarbij van belang dat de koppelingen met belangrijke bestaande tools behouden bleven en dat moderne toepassingen, zoals bijvoorbeeld Salesforce, in de toekomst gemakkelijk gebruikt kunnen worden. Daarnaast was het voor het bedrijf ook belangrijk dat alle klantgegevens lokaal op zijn servers blijven staan.
T-Systems heeft in samenwerking met gebruikers van autodealers de volgende generatie van VAUDIS ontwikkeld: VaudisX. Een modern dealermanagementsysteem dat de serviceprocessen bij een dealer uitvoerig weergeeft. De autodealer gebruikt de software via een gebruikersgericht maandelijks betaalmodel op zijn bedrijfsinterne servers. VaudisX fungeert als centrale draaischijf voor alle serviceprocessen; van het boeken van de afspraak tot het weer overdragen van het voertuig aan de klant. Het personeel van de autodealer kan alle historische informatie in één oogopslag terugvinden in het gearchiveerde klanten- of voertuigdossier; alle processen met betrekking tot het serviceadvies, de werkplaats en de klant worden vanuit één venster aangestuurd. Het jarenlange gebruik van switchen tussen verschillende programma's behoort daarmee tot het verleden. Tegelijkertijd biedt VaudisX de dealer nieuwe servicemogelijkheden. Als de klant voor de service bij de dealer aankomt, is zijn transactie al vastgelegd en vooraf goedgekeurd. Door koppeling aan andere backend-systemen wordt bijvoorbeeld ook meteen duidelijk of de klant onder een terugroepactie valt. Er zijn geen wachttijden meer, omdat de serviceafspraak, de werkplaatsmiddelen en de benodigde reserveonderdelen optimaal zijn gepland.
De digitale oplossing zorgt ervoor dat de klant ook na zijn bezoek betrokken blijft. In de werkplaats wordt via een tablet een elektronische service-dialoog in gang gezet. Deze kan ook worden gebruikt om niet eerder vastgestelde vereiste reparaties aan de auto direct met een foto te documenteren. De foto kan samen met een kostenraming naar de mobiele telefoon van de klant worden gestuurd om de opdracht aan te passen. De klant kan vervolgens beslissen, eveneens digitaal, of hij wil dat de dealer de reparatie tijdens de lopende servicebeurt uitvoert of dat hij deze wil uitstellen tot een later tijdstip. Uitgestelde servicewerkzaamheden kunnen dan op een later tijdstip worden gebruikt voor een actieve klantbenadering en gaan door de VaudisX-archivering niet verloren, zoals in het verleden wel het geval was. De gestructureerde en gecoördineerde opslag van klant- en voertuiginformatie in een archiefdatabase zorgt niet alleen voor flexibelere processen, maar biedt ook de mogelijkheid tot verdere evaluaties om de klant beter te leren kennen en de klantervaring te optimaliseren.
