DPD Duitsland maakt voortdurend gebruik van de vele digitale mogelijkheden om zijn klantenservice te verbeteren. Het bedrijf heeft al verschillende prijzen ontvangen voor zijn innovatieve digitale oplossingen. Maar voor efficiënte processen zijn ook goed voorgelichte en betrokken medewerkers nodig - voor alle taken en divisies. Terwijl kantoormedewerkers makkelijk toegang hebben tot interne informatie en het intranet, zijn andere medewerkers, bijvoorbeeld in de magazijnen, afgesloten van veel actuele informatie. In de fabriekachtige structuren van de pakketdienstverlener waren mededelingenborden daarom nog steeds de belangrijkste bron van informatie. DPD was op zoek naar een manier om een nieuw type intranet uit te rollen om ook de betrokkenheid van medewerkers die onderweg zijn te vergroten. T-Systems MMS was voor dit logistieke bedrijf de juiste partner om het project, niet alleen op IT-gebied, uitgebreid te ondersteunen .
Het intranet bij DPD Deutschland GmbH bestaat al vanaf 2009. Zoals in veel andere bedrijven dient het vooral als informatiebank en bestandenopslagplaats, en niet zozeer als een platform voor interactie en discussie. Eind 2021 liep de technische ondersteuning voor de gebruikte applicatie af. De leiding besloot over te stappen op moderne intranetsoftware, waarmee meer werknemers bereikt konden worden en de bedrijfscultuur duurzaam zou veranderen: het nieuwe platform moest voldoen aan de moderne eisen van een digitale werkplek en de werknemerservaring bevorderen. Bij uitgebreid projectmanagement moeten alle belanghebbenden worden betrokken, dus werkten IT, HR, Digital Services en de afdeling Communicatie actief mee aan het project. T-Systems MMS nam de leiding van het project op zich.
T-Systems MMS ondersteunde ons niet alleen professioneel bij de technische implementatie van het project, maar leverde ook ervaring en expertise op andere gebieden zoals communicatie en veranderstrategie.
Eerst werden de mogelijke use cases en de behoeften van de verschillende groepen medewerkers geanalyseerd. Op basis hiervan werd een werknemersgericht concept ontwikkeld, om alle doelgroepen te voorzien van de informatie die voor hen relevant is. De oude, hiërarchische informatieconcepten, die gericht waren op de bedrijfsstructuren en -divisies, werden opzij geschoven. DPD koos voor Staffbase als software. Staffbase is een platform voor werknemerscommunicatie, gebaseerd op een app, dat wordt geleverd als software as a service. Dit betekent dat de tool makkelijk op te schalen en zeer snel uit te breiden is.
T-Systems MMS zorgde voor een naadloze integratie in het toollandschap van DPD en paste de software aan de interne vereisten van het bedrijf aan. Zo kreeg kantoorpersoneel bijvoorbeeld een knop in Microsoft Teams waarmee ze direct toegang hebben tot het intranet en gemakkelijk inhoud kunnen delen. Werknemers zonder werkplek op kantoor kunnen via single sign-on inloggen. Met de Staffbase app op hun eigen smartphone in een bring-your-own-device modus krijgen ze veilig toegang tot het intranet.
T-Systems MMS begeleidde en adviseerde de klant bij de migratie en bracht de inhoud van het oude naar het nieuwe systeem in kaart. Na negen maanden was het nieuwe intranet klaar om van start te gaan. T-Systems MMS biedt ook ondersteuning voor de bedrijfsfase.
Dankzij het nieuwe intranet is er nu uitwisseling en discussie mogelijk. Al in de eerste weken na de start bleken de acceptatie en het gebruik te zijn toegenomen. Medewerkers die bijvoorbeeld in het logistieke centrum pakketten verdelen of onderweg zijn naar klanten hebben nu eindelijk realtime toegang tot interne informatie.
De nieuwe en slankere redactieprocessen geven redacteuren meer verantwoordelijkheden en meer mogelijkheden om de inhoud te bewerken. Ze kunnen thema-overschrijdend werken en sneller publiceren. Ook dat is een weerspiegeling van de veranderende bedrijfscultuur.
"Met T-Systems MMS hadden we een partner die niet alleen de professionele en technische kant van het project professioneel tot stand bracht, maar ook alle betrokkenen coördineerde en erbij betrok. Met een passend verandermanagement kregen we een compleet project vanuit één bron," verklaart Michaela Weiß van DPD Deutschland GmbH. Met het nieuwe intranet heeft DPD een solide basis gelegd voor de volgende stappen naar modernere werkomgevingen en een nieuwe bedrijfscultuur. Het nieuwe intranet levert een belangrijke bijdrage aan meer betrokkenheid en interactie van de werknemers.
DPD Duitsland vervoert jaarlijks 400 miljoen pakketten, waarvan steeds meer naar particuliere huishoudens. Daarmee is de logistieke dienstverlener de nummer twee op de Duitse pakketmarkt. DPD heeft een netwerk van 79 depots en 7500 pickup parcelshops. 9500 werknemers en 13.000 bezorgers zorgen ervoor dat de processen van de pakketbezorging vlekkeloos verlopen.
