De klant gebruikt SAP al meer dan 25 jaar om zijn administratieve processen te ondersteunen. Dit resulteert in een groot aantal documenten en gegevens die gedurende bepaalde perioden betrouwbaar moeten worden opgeslagen in overeenstemming met wettelijke en organisatorische vereisten en die - nadat de bewaarperiode is verstreken - net zo betrouwbaar moeten worden verwijderd. Dit zijn niet alleen SAP-documenten zoals boekhoudkundige documenten en speciale archiveringsobjecten uit de module SAP Public Sector Management, maar ook persoonlijke objecten zoals tijdregistraties, ziekmeldingen en salarisoverzichten voor staatsmedewerkers. In de regel worden deze documenten opgeslagen in de databases van de SAP-systemen. In oudere architecturen met SAP R/3 zijn dit o.a. Oracle-databases, in de nieuwe SAP S/4HANA-systemen HANA in-memory databases.
Om de SAP-systemen te ontlasten, besloot de klant een aparte archiveringsoplossing voor gegevens en documenten op te zetten. Deze archiveringsoplossing moet beschikbaar zijn als SaaS en bruikbaar zijn voor zowel de oudere R/3- als de moderne SAP S/4HANA-systemen. Tegelijkertijd moest het systeem ook voldoen aan de vereisten voor gegevensbescherming en compliance vanwege de vertrouwelijkheid van de opgeslagen gegevens.
Meer dan 25 jaar geleden heeft de deelstaat met de hulp van T-Systems een modern, op SAP gebaseerd budgetbeheersysteem opgezet voor gestandaardiseerd beheer en controle van de staatsbegroting. Tijdens dit project werd ook het Enterprise Content Management (ECM)-systeem ImageMaster van T-Systems geïntroduceerd. Vandaag de dag zijn meer dan 82 SAP-systemen van alle ministeries van de staat, inclusief suborganisaties, universiteiten en staatsbedrijven, verbonden met dit centrale archiveringssysteem. ImageMaster maakt voor de verbinding gebruik van de SAP-gecertificeerde interfaces ArchiveLink en Information Lifecycle Management (ILM) die zorgen voor de uitbesteding van SAP-specifieke content aan het ECM-systeem en transparante toegang door SAP. Documenten die de documentspecifieke verblijftijd van 36 tot 72 maanden in de SAP-systemen hebben overschreden, worden momenteel uit de opslag verwijderd. Dit maakt het beheer van SAP-applicaties eenvoudiger en vermindert de databasebelasting, waardoor prestatieverlies tot een minimum wordt beperkt. Met audit-proof opslag in overeenstemming met wettelijke bewaarrichtlijnen en tijdige verwijdering wordt compliance uniform gegarandeerd in alle SAP-systemen. De SAP-ILM-interface zorgt ook voor naleving van de gegevensbeschermingsvereisten van de AVG voor documenten die persoonlijke gegevens bevatten.
T-Systems ondersteunde niet alleen de introductie van ImageMaster met advies- en implementatiediensten, maar beheert de archiveringsoplossing ook als onderdeel van SAP-ondersteuning voor de Duitse deelstaat.
Met ImageMaster bieden we klanten al meer dan 25 jaar een betrouwbare archiveringsoplossing die naleving van de regelgeving garandeert en in de loop der tijd voortdurend verder wordt ontwikkeld.
Thomas Günther, productmanager ImageMaster bij T-Systems
Met ImageMaster beschikt de klant over een gestandaardiseerde oplossing voor de audit-proof opslag van een breed scala aan archiveringsobjecten uit de verschillende SAP-systemen van de overheidsadministratie. Het ECM-systeem maakt uitgebreid, gestandaardiseerd beheer van gegevens en documenten mogelijk en ondersteunt de autoriteiten ook bij het voldoen aan wettelijke en operationele eisen op het gebied van opslag en verwijdering. Exploitatie door T-Systems garandeert dat aan het vereiste serviceniveau wordt voldaan.
Tegelijkertijd draagt SAP-externe data-archivering bij aan een verlaging van de total cost of ownership van de SAP-database. De procesefficiëntie en productiviteit van de SAP-systemen blijven behouden, omdat de systemen rechtstreeks toegang hebben tot documenten in het archiveringssysteem. Al met al dekt ImageMaster al meer dan 25 jaar alle technologische en functionele eisen van klanten en levert het ook de benodigde functies en interfaces voor toekomstige scenario's zoals SAP S/4HANA.
