Detail

Georg Fisher: kwaliteitsverbetering door uitbesteding van IT

29-mrt-2016

Georg Fischer is een Zwitserse producent van producten die voor een veilig transport van vloeistoffen en gas zorgen. Outsourcing van de IT stond al langere tijd op de agenda. In T-Systems vond de producent een partner die het hele IT-landschap integreerde in een nieuwe groepsinfrastructuur. Dat levert Georg Fischer niet alleen kostenvoordelen op, het zorgt er eveneens voor dat data en systemen beter gedeeld worden binnen de organisatie en dat processen sneller en beter verlopen. 
Het Zwitserse bedrijf is gespecialiseerd in lichtgewicht gietcomponenten voor voertuigen en hoge precisie productietechnologieën. De organisatie bestaat uit drie onafhankelijke wereldwijde entiteiten die gezamenlijk meer dan 140.000 mensen in dienst hebben in 124 landen. De organisatiestructuur is lange tijd van invloed geweest op hoe het IT-landschap bij het bedrijf was ingericht. In 2012 werd besloten om alle wereldwijde systemen bij een partij onder te brengen. De dienstverlener bundelde het hele IT-landschap van Georg Fischer en integreerde die in een nieuw te creëren IT-infrastructuur. 

We kopen diensten’

De nieuwe CIO van GF Piping Systems, een van de onderdelen van Georg Fischer, was bij de start van het project nog verantwoordelijk voor de wereldwijde SAP-systemen bij Piping Systems in Europa, Azië en Noord- en Zuid-Amerika. “Nadat de contracten waren getekend, werd ik CIO”, vertelt Stefan Bertsche, die zelf uit de mechanische engineering komt en zichzelf niet als IT-nerd ziet die alles over servers weet. “Bij het migreren van het SAP-landschap naar het datacenter van T-Systems in München waren de processen minstens zo belangrijk als de technologie. We kopen immers diensten en geen servers.” 

Niet hetzelfde SAP-systeem

De drie entiteiten van Georg Fischer gebruikten allemaal SAP, maar niet hetzelfde systeem. De processen en integratieniveaus verschilden onderling. “GF Automotive heeft minder, maar grotere productielocaties, terwijl GF Piping Systems een grote hoeveelheid kleinere productiefaciliteiten en verkoopkantoren heeft die moeten worden ondersteund met een ERP-systeem”, zegt Bertsche. “Zo’n veertig van de vijftig productiebedrijven en verkooporganisaties van Piping Systems gebruiken ons wereldwijde SAP-systeem. Dat zijn ruim duizend gebruikers, verspreid over 24 landen.” 

Geleidelijke verbetering

Een decennium geleden startte Georg Fischer met de implementatie van een uniform ERP-systeem bij GF Piping Systems. Daarbij werden stapsgewijs diverse legacy-systemen en flink wat hardware vervangen om een betere verbinding tussen de drie entiteiten te waarborgen. “We wilden de infrastructuur en de applicaties verenigen. De migratie naar T-Systems vormt een belangrijk onderdeel van die geleidelijke verbetering.” ICT-dienstverlener Atos was voorheen verantwoordelijk voor de ERP-systemen van GF Piping Systems en ten tijde van de migratie naar T-Systems werden ook GF Automotive en GF Machining Solutions daarbij betrokken. Bertsche: “We gebruiken niet hetzelfde ERP-systeem, omdat we heel verschillende processen kennen. Toch zitten er diverse voordelen aan samenwerking en het delen van een datacenter. Zo kunnen we onder meer onze kosten drukken en informatie delen. 

Besparen op hard- en software

Drie IT-teams verspreid over de hele wereld, zijn  verantwoordelijk voor de systemen bij GF Piping Systems. Het ene bevindt zich in Zwitserland, een andere in Californië en een derde in Shanghai. Doordat ze in verschillende tijdzones werken, kunnen de drie teams 24 uur per dag de systemen ondersteunen. Met de migratie naar T-Systems is het nu ook mogelijk om dezelfde servers daadwerkelijk 24 uur per dag te gebruiken. “Dat bespaart enorm op hardware”, zegt Bertssche. Maar ook op applicatieniveau worden besparingen gerealiseerd. “Onze gebruikers in Europa zijn op andere tijdstippen online dan onze gebruikers in Amerika en Azië, dus ook op dat gebied zagen we een kostenverlaging.” 

Migratie verliep soepel

Van de migratie hebben de eindgebruikers van het SAP-systeem bij GF Piping Systems niets gemerkt. “We hadden een datacenter in Zürich en nu hebben we er een in München”, zegt Bertsche. Hoewel de migratie veel inzet vergde van zowel T-Systems als de IT-afdelingen, hebben alle processen ongehinderd doorgang kunnen vinden . “Sterker nog, we hebben niet alleen ons hele SAP-landschap gemigreerd we hebben ook een Oracle-tot-Oracle migratie georganiseerd om de database te optimaliseren. Sindsdien is onze archivering veel sneller.” 

Standaardprocessen verbeteren samenwerking

Medewerkers moesten in eerste instantie wennen aan de veranderingen. “We begrepen de conservatieve reactie van de lokale gebruikers wel. Hun oude systemen werkten immers prima, dus waarom moesten ze naar een nieuw systeem? Maar toen ze gewend waren aan de standaardprocessen, zagen ze al gauw de voordelen ervan.” Het oude systeem kende verschillende beperkingen. Ten eerste was er vrijwel geen communicatie tussen de productiebedrijven en de bijbehorende verkoopafdelingen, om nog maar te zwijgen over het logistieke deel tussen die twee. Daarnaast werd er veel data handmatig verwerkt. “Standaardprocessen hebben de samenwerking tussen onze bedrijven verbeterd. Als een verkoopafdeling nu een order plaatst, wordt die niet langer als externe partij gezien. De systemen zijn geïntegreerd en de data zijn uniform.” 

Transparante kostenstructuur

Bertsche kan niet zeggen dat de migratie vanaf het begin besparingen heeft opgeleverd. Er draaiden voorheen veel legacy-systemen die goedkoop waren en sommige hardware was zo oud dat het niet zoveel meer kostte. Toch merkt de CIO  forse voordelen van de migratie. “Hoewel we niet direct profiteren van lagere kosten, behalve op hard- en software, draaien onze systemen nu sneller en beter. De interactie binnen het bedrijf is flink verbeterd en gebruikers weten zich verzekerd van een hoge beschikbaarheid.” Daarnaast is de kostenstructuur transparanter gemaakt. “Iedere afdeling weet nu wat ze gebruiken en wat dat kost. We geven volledige openheid van zaken aan onze directie, zodat zij kunnen zien waaraan geld wordt uitgegeven en waar nodig ze hun eisen pakket kunnen aanpassen.”